浅议高职院校教学秘书的岗位作用与岗位能力培养

徐霞

摘 要：高职院校教学秘书是教学管理的基层实践者、组织者、管理者、服务者，同时也是学院领导的助手与参谋，在教学管理中起着重要的作用。根据教学秘书的岗位作用，提出加强教学秘书的相应岗位能力的培养，是搞高高职院校教学管理质量、推进教学改革的重要任务。

关健词：高职院校;教学秘书;岗位作用;岗位能力

高职院校教育教学质量水平的提高，需要我们对教学工作以及教学手段的创新，同时还需要合理的教学管理工作，教学秘书是高职院校教学管理中最基层的一线管理服务人员，在教学管理中发挥着重要的作用，他们岗位能力水平的高低直接影响着高职院校教学工作质量和人才培养质量。因此，认识教学秘书岗位作用、岗位能力结构，加强教学秘书岗位能力培养具有十分重要意义。

一、高职院校教学秘书在教学管理中的作用

（一）教学运理管理作用

高职院校教学秘书的主要工作内容是教学运行管理，包括日常教学管理、教学档案管理、教学质量监控等方面工作，其主要职责在于协助分管教学院长做好本学院的教学工作管理及有关教学制度、教学文件及各项教学工作的贯彻执行与布置落实。保证学院各项教学工作正常有序進行。

（二）沟通的桥梁作用

教学秘书在负责向全院教师传达学院及上级主管部门所制定的各项规章制度、文件精神及各项教学工作时需准确、及时地将信息传递给学院老师，并虚心听取学院老师们对教学管理过程中的意见和建议，及时反馈学院领导，为学院领导决策提供参考信息，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助。教学管理工作涉及方方面面，良好的沟通与协调能力是保证教学工作正常运行的关键所在。

（三）教学质量监控作用

教学秘书对领导做出的教学决策，负有检查、督促、催办、落实的职责。这就需要教学秘书比较全面的了解教学计划的执行情况，协助领导检查教学质量，分析评估教学效果，并根据所反馈的情况进行分析、研究与总结。在教学管理中形成自己意见和建议，也要为教学管理工作中存在的问题提出对策与解决方案，从而促进教学质量不断提高。

二、高职院校教学秘书在教学管理中应具备的岗位能力

教学管理事务复杂、繁琐，是一项平凡而艰巨的工作。这对教学秘书的能力提出了更高的要求，认识教学秘书应具备的岗位能力，并在工作实践中有意识地培养之，是教学秘书从新手到专家转变的必经环节，对提高教学管理水平和工作效率具有重要的意义。

（一）统筹管理能力

高职院校教学秘书工作头绪繁多，内容涉及到教师调、换课手续办理、教学计划管理、教务管理、学籍管理、考务管理、选课管理、毕业论文管理、毕业资格审核、教学质量监控等方面的工作。作为教学秘书，必须具有统筹规划能力，应做到事前有计划，计划做到有余地，遇事考虑轻重缓急。对于常规的教学工作做到心中有数，合理安排工作程序，提高工作效率。

（二）信息综合处理能力

在这个信息发达的时代，教学秘书应用计算机网络进行教学管理工作已经普及。包括各类通知、教学文件的发送、教务管理、成绩管理、选课管理、教学任务安排、实践教学管理、档案管理、毕业资格审核等，诸多教学管理工作都离不开计算机。所以，加强相关教学软件、数据库等知识的学习，掌握系统管理、信息管理等先进的管理方法和技能，熟练使用教务管理系统、办公系统、实践教学管理系统等，充分利用现代化信息技术才能更加优质、快捷为师生服务，提高教学管理质量。

（三）沟通与协调能力

教学秘书在教学管理工作中发挥着沟通的桥梁作用，教学秘书不仅要完成学院领导所布置的各项工作，而且在日常教学管理中要与职能部门、教师、学生保持紧密联系，在这些联系中沟通是最直接方式，只有具有良好的沟通协调能力，才能消除工作中的阻力，使是沟通更顺畅、高效。另外，教学秘书在工作中也要注重工作方法，摆正自己在协调工作中的地位和角色，促进教学工作良性运转，提高教学管理工作的效率。

（四）调研分析能力

教学秘书应积极地对教学过程进行跟踪调查，了解教师的课堂教学情况及学生的学情，检查督促教学环节的落实情况，及时发现问题，处理问题，以保证教学质量和教学效果的提高。要重视教学信息的收集、整理及时向学院领导提供完整、准确、有价值的信息，把对策建议和处理预案直接提供给学院领导，为学院领导决策提供依据。

（五）良好的个人修养和心理调适能力

教学秘书工作内容繁多，压力大、责任重。一旦发生疏忽，就可能造成较大的教学事故，给教学秘书工作带来一定的心理压力。在执行决策过程中，遇到同事不配合、遭到误会、受到委曲、甚至是批评，都会直接影响教学秘书的工作心情，产生负面情绪，这就需要教学秘书应具备良好的个人修养与自我调适能力，以平和的心态对待工作，在工作中始终保持“爱岗、敬业、忠实、服务”的精神。

总之，高职院校教学秘书在教学管理工作中发挥着不可替代的作用，学校领导要高度重视教学秘书队伍的建设与管理。一方面要完善教学秘书的岗位培训制度，通过举办职业化培训、教学研讨、业务技能培训等来加强教学秘书岗位能力培养。另一方要加强思想教育，让他们充分认识教学秘书工作的重要性，热爱高等教育事业，培养爱岗敬业职业的精神、强化全心全意为师生服务的意识，确保教学秘书队伍的稳定、高效，有效促进高职院校教学质量和管理水平的提高。

参考文献：

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