我国电子文件中心研究综述

(郑州航空工业管理学院 河南 郑州 450000)

一、电子文件中心的产生和发展

近年来，信息技术不断进步，电子政务发展迅猛，信息化建设在其它科研生产专业领域也不断推进，使电子文件随之出现并得到迅速激增。为了对电子文件妥善管理，而且在我国的信息资源大部分都掌握在政府部门手中的背景下，为了促进政务信息公开，必然要加强电子文件的利用，电子文件中心应运而生。

早在1988年，美国国家档案与文件署(National Archives and Records Administration)就专门设立了电子文件中心，负责接收并管理现行电子文件，并且对其进行价值鉴别、保存期限界定并对公众提供服务，实现信息资源的共享。2004年6月韩国政府制订了《电子文件利用促进法》，要求不同部门根据具体情况来设立“电子文件保管所”(2010年更名为电子文件中心)，将民间和政府的电子文件传递相互衔接，加大电子文件的监督力度，以提高电子文件的可信度。

2004年12月28日，我国常州市电子文件中心正式投入使用，它建立了电子文件管理机制，收集来自全市各类的电子文件来丰富电子文件中心的资源。2005年1月19日，我国首家县级电子文件中心在张家港市正式开通运行，它除了将市委、市政府及其职能部门在电子政务平台上产生、流转的各类电子文件进行收集、整理和发布，各单位也上传电子档案，同时公众还可以进行网上政务信息查阅，在政府和公众之间架起了一条信息沟通的桥梁。之后，电子文件中心便在我国多个可省、市、县档案局、馆以燎原之势建立起来。

二、我国电子文件中心研究现状

本文采用文献分析的方法，以“中国学术期刊网络出版总库——万方数据库”为检索源，以篇名为字段、“电子文件中心”为关键词，检索时间为2018年12月31日，对2018年12月31日之前发表的期刊论文进行了统计，搜索结果为242篇，最后根据文章内容对搜索结果进行了仔细筛选，仔细筛选后，删除掉了其中重复收录、一稿多投等的论文文献。最后把学术研究性较强的期刊论文、学位论文和会议论文作为统计对象，得出有效论文文献102篇。

(一)文献年代分析

以“电子文件中心”为关键词的有效论文文献的年代分布如图1所示。在1997年武汉大学信息管理学院刘家真教授发表了题为《美国国家档案馆的电子文件中心》的文章，最早将电子文件中心概念引入我国，但是并没有在国内引起研究电子文件中心的热潮。一直到2005年，国内才有6篇以电子文件中心为关键词的论文文献发表，这也与2004年末至2005年初江苏省安徽省等地先后建成的多家电子文件中心有关，由此，电子文件中心的研究序幕揭开了。可见，我国电子文件中心研究的理论是落后于电子文件中心建设的实践探索的。2007年4月，国家档案局为了研究全国电子文件中心的建设情况召开了全国电子文件中心建设经验交流会，这次会议的召开掀起了电子文件中心的研究热潮，2007年一年共有17篇相关文献发表，成为历年之最，随后的2008-2013年发文比较稳定，保持每年10篇左右，直至2014年，研究电子文件中心的热潮才有所消退，2018年未有相关论文发表。

(二)文献作者分析

目前，如图2所示，研究电子文件中心的大致有五类人员：第一类是高等院校，包括各高校档案馆、室以及行政部门人员，他们发表的文献共计62篇，仅苏州大学信息管理学院张照余教授便有5篇论文发表；第二类是各省、市档案局、馆，他们发表了共计27 篇文献，其在发展电子文件中心的同时进行理论研究总结，为实践提供了理论指导且实践又检验了理论；第三类是高校与企业合著，在合作度方面，各高校之间合著较少，高校与企业合作的论文也只有5篇；第四类是各省市其他事业单位，如开封市城区国土资源分局等，共发表关于电子文件中心3篇；第五类是企业发文仅3篇，这可能与企业参与电子文件中心事业的发展机会不多有关。

(三)文献内容分析

综合分析了有效论文102篇，关于电子文件中心的研究内容如表1和表2所示分为档案人员外部和内部两大类：关于电子文件中心的研究内容，各高校档案馆、室以及行政部门有关人员主要研究了我国电子文件中心产生的社会背景，分析了电子文件中心的概念、内涵等，侧重点是理论研究。而各省、市档案局、馆档案系统内部工作人员主要研究了电子文件中心建设的必要性、中心系统的构成、建设的思路与做法、建设现状、存在的疑问难点、应注意的问题、管理方式和经验介绍等，主要是实践研究。通过对这些研究内容进行对比分析，我们可以发现：在关于电子文件中心的研究里，档案内部人员与外部各类科研人员的研究合作较少，实践多于理论的且理论研究成果还不足以指导实践，档案人员内部对电子文件中心建设的实践探索也没有产生大量理论成果。

表1 高等院校、科研机构、公司企业人员研究的内容

表2 各省、市档案局、馆档案系统内部人员研究的内容

三、我国电子文件中心的研究方向

通过对有效论文文献的分析研究，我国在电子文件中心上的主要研究方向有以下几个主要方面：

(一)电子文件中心的概念及其内涵方向研究

1997年发表的 《美国国家档案馆的电子文件中心》一文中第一次出现了“电子文件中心”一词，提出美国电子文件中心的功能是“对已经移交到NARA(美国国家档案与文件管理署)的美国联邦政府的电子文件进行鉴定、登录、保存、保护并提供利用。[1]”而现如今，对“电子文件中心”的内涵大家却有着不同的理解，例如：于英香，张其林认为，从逻辑上可以把“电子文件中心”拆分为三个实体概念，即电子文件、文件中心和中心。这三个概念可以组合成两种结构：第一种结构是“电子文件+文件中心”重点在文件中心上的形式，第二种结构是“电子文件+中心”重点在中心上的形式[2]；持第一种结构观点的人认为，电子文件中心是档案室与档案馆之间的电子文件中转站，是数字档案馆的扩展与延伸，可实现电子文件的收集、管理、利用最后向档案馆中心数据库移交[3]。持第二种种结构这种观点的张照余认为电子文件中心是一个网络现行电子文件的利用中心，相当于是一个计算机管理系统平台[4]；等等，还有很多同名不同义或者同义不同名的“电子文件中心”出现。为此，冯惠玲教授在《综合档案馆电子文件管理项目的功能定位》 一文中提出将这些机构、系统或者项目统一称作“电子文件管理项目”，以应对我国对电子文件中心命名多样化的情况[5]。

(二)归属问题方向研究

在电子文件中心的归属问题研究上，曹书芝认为，电子文件中心应该设在档案馆之下，这样可以体现出档案馆的文件管理中心、档案信息管理中心、档案信息传输中心这三大功能[6]。胡杰认为，基于电子文件在系统设计阶段的前端控制思想和文件往复运动的连续体理论，可以将档案馆作为构建电子文件中心的主体，是符合档案馆的工作职能的，不存在可能出现的职责不清的情况[7]。杨冬权认为，在档案部门开展电子文件中心的建设，保证电子文件、电子档案的真实性、完整性，实现文档一体化，有利于档案馆更好地科学整合各类档案资源[8]。翟簧远指出，在档案馆下设电子文件中心，可以解决后续进馆档案的数字化问题，减少资源浪费提高工作效率等[9]。饶露认为，无论是从实践出发还是从理论或者从法律法规上出发，电子文件中心的管理主体都应该是档案行政管理部门[10]。从这些研究成果可以得出档案界学者的其观点其实都是一致的，大家都主张将电子文件中心的组织管理机制设在档案行政管理部门或档案馆之下。

(三)电子文件中心档案人才队伍建设方向研究

与传统文件不同的是，电子文件在数字环境下生成，因为电子文件的信息易变性、载体不稳定性等特点，对电子文件的收集、保管、利用、归档等全程管理的各环节都有其特殊要求。虽然各单位文书人员的专业知识背景各有不同，但是都必须掌握有关电子文件管理的知识。可以建立长期有效的文书人员培训机制，来更新文书人员的观念理念、强化文书人员的技能，从而实现在电子文件形成之初便是高质量的电子文件。与文书人员相比，档案人员在文档管理方面具有的较专业的知识，但面对电子文件这个“新兴”事物，同样需要不断地学习。所以，电子文件中心需要培养或吸收具有信息化意识和技能的档案人才，并能有与时俱进及时更新电子文件管理知识的意识。

四、结语

近年来我国各省、市、县已建成多个电子文件中心，但是很多电子文件中心名不符实，根据有效论文的分析明显可以看到，根据电子文件中心建设过程中得到实践研究经验并从实践活动中提取理论观点，其后根据切实可行的理论观点来指导电子文件中心的建设实践，是从事电子文件中心建设与研究中的重要任务，我们任重而道远。