浅谈集中采购关键环节的几个问题

(建设银行四川省分行 四川 成都 610000)

2018年2月份，财政部发布了关于印发《国有金融企业集中采购管理暂行规定》的通知，对原有相关规定进行了修订。本次修订的主要思路是简政放权，取消向主管财政部门的报备、报告和审核等环节，赋予企业自主决策的灵活性；同时要求国有金融企业遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益原则，建立完善相互制约的内部管理和监督体制。财政部将进一步加强事后监督检查。该通知的发布对国有金融企业的集中采购管理的自治、自理、自我约束提出了更高的要求。那么在金融企业集中采购的实际操作和管理中，如何落实相关精神和要求呢？作为一名金融企业集中采购的管理者，笔者拟结合工作实际，浅谈一下采购需求管理、供应商管理、评委管理、评审规则等关键环节应关注的问题。

关于采购需求的管理。采购需求是集中采购活动的起因和目标，是集中采购活动自始至终为之服务的对象。紧扣需求是集中采购活动不可忽视的一项重要原则。然而在实际采购活动中，却往往在初始环节对需求的管理不够重视，导致后续采购环节非常被动。采购需求管理最为重要的是完整性和清晰性。采购管理部门对采购需求部门在这一环节应严格把关和审核。采购需求部门应把所有的情况考虑周全，应尽可能将所有的需求完整清晰地加以书面表达，确保未遗漏任何关键问题。其重大意义在于确保所有关键问题能够在事前谈，而不是事后谈，以避免对公正的质疑。笔者曾经历过一项科技设备的采购。事前需求部门并未对供应商的算法提出要求，然而当采购评审排名结果出来后，需求部门对供应商的算法提出了质疑，随后进行了很长时间的再次磋商，引起拟入选供应商和参选供应商的投诉和质疑。

关于供应商管理。应当说，供应商管理的水平在很大程度上决定了一个企业集中采购的水平。供应商管理着重要在“进、评、出”几字上下功夫。“进”是指供应商的入库，一要严把入口质量关，有问题和信用差的供应商坚决不入；二要注重初始标签的完善，要尽可能多地搜集各种维度信息，给供应商画像，以便能够为采购项目精准提取到适合的潜在供应商；三要尽量丰富供应商库，共享是丰富供应商库的有效途径。笔者所在的企业原有供应商库各个分支机构间、各层级间是完全隔离的，新系统上线后，供应商完全共享，极大的丰富了供应商选择面，增强了集中采购的竞争性和效率性。“评”是指供应商的考核评价，是对供应商的动态管理。在“评”上我们要由“全年一次评”转变为“即时动态评”；要由对入选供应商评转变为对潜在供应商也要评。全年一次评的弊端在于滞后性和模糊性。年末集中性地对众多供应商一次性打分，打的只是印象分和模糊分，对各个项目供应商的实际履约情况已不太能够记起。如果转变为在分次付款或一次性付款提交评价结果，效果会好很多。此外，我们一般意义上的“评”是仅针对入选供应商的履约情况，而往往忽视了对参选供应商的评价。事实上，每一次采购谈判都是对所有供应商的一次考试，供应商对需求的理解、规则的遵守、报价的情况、谈判的表现都会为我们动态评价和管理供应商提供鲜活的第一手信息。因此，有必要对采购过程中的有价值的信息做台帐记录，通过对供应商的持续画像增进认知。有价值的信息包括但不限于无故放弃谈判、报价入选后不能提供服务、报价畸高或畸低等。而“出”则是指要定期调整供应商库，对表现不佳、合作意愿不强的供应商及时作出库处理，对存在不良行为的供应商要给予禁用或退出的处理，以保证供应商库的质量。

关于评审规则。笔者所在的企业采购项目中采用竞争性谈判方式的较多。以下，就以竞争性谈判中的评审规则设计。评审规则的核心是计分方案，其核心要素包括价格分和非价格分的比重、评价指标、指标权重分配和指标计分规则。一个设计细致，契合需求的评审规则能够筛选出优秀的供应商，得到一个满意的采购结果。而好的评审规则源于对采购需求的深刻理解和供应市场的准确把握。价格是采购中最重要的一个因素，实施集中采购的目的之一就是节约采购资金。政府招投标管理办法明确了货物类的价格分值在30%-60%之间，服务类的价格分值在10%-30%之间。企业的竞争性谈判也参照这一范围，再针对具体的项目赋予不同的价格权重。一般把握以下几个原则：标准化程度越高的，价格分值越重；市场化程度越高的，价格分值越重；服务附加越少的，价格分值越重。就评价指标设计而言，一般要考虑的评价指标包括：公司实力、项目经验、专业技术、产品(服务)质量、响应时间、人员保障、附加服务等。而后的核心工作则是考虑和评价每个指标对采购结果的影响力大小，按其重要程度进行排序。对于关键性作用的因素赋予较高的权重，对于一般性因素给予较小的权重。这一过程中，采购部门和需求部门的沟通，准确把握采购需求就显得格外重要。此外采购经理的采购经验也是一个重要的影响因素。最后是指标计分规则，在计分规则中影响最大的是报价的计分规则。计分规则的不同设计带来不同的价格敏感度。设计中有两个需要考虑的因素，一是最高分的确定基础，是以最低价为最高分还是以平均价为最高分；二是分值与价格的相关函数。就最高分的确定基础而言，对价格透明，产品标准，后续服务简单的采购，价格因素是评价主要参考因子，因此可选择最低价为最高分；而对于工程类项目，则适合以平均价作为最高分，以避免低价中标情况。就分值与价格的相关函数而言，线性相关价格敏感性较大，曲线相关敏感性较小；不设价格分值上下限敏感性较大，设置上下限敏感性较小。这些规则根据采购项目本身的特点予以确定。