全面质量管理在科研单位档案管理工作中的应用

孔玲玲

摘 要 本文以作者所在的科研单位为研究背景，结合本单位档案工作特点及档案管理现状，从加强前端控制、重视全过程管理、实现全员参与几个方面，探讨了运用全面质量管理理论及方法提高档案工作质量。

关键词 档案 科研单位 前端控制 全面质量管理

核工业理化工程研究院（以下简称我院）档案室自成立至今已有二十多年历史，收藏各类珍贵的史料和资料六万多卷。这些记录了核事业发展历程的史料和资料，凝结着老一辈核工业人奋斗的心血，是今日科研事业腾飞的基石。而我们档案工作者肩负着保管、提供利用这些珍贵资料的重任。

档案及其利用服务的质量，对于档案服务我院科研事业、存史凭留、培育人才，以及社会效益的充分发挥都具有决定性的作用。档案工作环节多，周期长、来源广泛，为保证档案原始性、唯一性、凭证性及完整性，最大限度的发挥作用，档案工作需要借鉴“全面质量管理”的方法，以提高档案质量及其服务水平。

一、重视前端控制，实现全过程管理

“全面质量管理”自20世纪60年代初提出以来，经过几十年的时间与发展，已经成为以顾客的要求和期望为驱动的全新质量管理方式和理念。而我院档案工作所面对的“顾客”就是需要利用档案资源的科研工作者，顾客的“要求和期望”就是能够便捷的查阅到真实、完整的档案资料。档案及其服务的质量有一个产生、形成和实现的过程，这个过程需要经过若干环节和工序，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的半成品，成为提高档案及其服务质量的关键。在档案工作中，文件是档案的前身，可以被看作是档案收集与整理的“上道工序”，要获得高质量的档案，必须实现从“事后检验把关”到“事前预防-事中控制-事后把关”的全过程主动控制的转移，即从文件形成的阶段开始加入档案工作相关的质量要求，在归档过程中通过指导、监督、检查等方式控制案卷质量，在接收档案时进行最终检验。

被动的收集文件生命周期最后阶段的信息产品已经成为我院档案工作的过去式，我们正在经历一个转变，更加关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立卷单位之间的联系等。我们已经意识到“全过程控制”的重要性，并开始积极的联系立卷部门，在项目立项阶段或管理开始之前明确档案立卷的相关要求，同时，档案管理人员主动深入了解待归档项目或管理内容，帮助和指导立卷单位建立分类方案，梳理归档范围与保管期限，真正实现前端控制；对于时间跨度较大的重点项目，在相关材料形成、积累阶段，档案部门对立卷单位定期进行监督、检查，及时发现问题，纠正偏差，确保档案整理的科学性，保证案卷质量；最后，在接收档案时，做好质量把关工作，检查文件材料是否齐全完整、有无破损、残缺，保证入库档案真实、齐全、完整、安全。

二、增强档案意识，实现全员参与

文件形成者档案意识的高低对档案的质量影响很大。目前很多部门在实际工作中都是以科研、生产工作为主，对档案的重要性缺乏深入的认识，对档案的价值缺乏意识和了解，这样一来，随着项目或管理的持续推进，文件材料大量的产生，而期间又没有进行整理、分类，也没有检查产生文件是否符合归档要求，那么，案卷的质量就很难保证。

档案工作重在平时的收集、分类、整理。三者是相辅相成、不可分割的整体。如果平时只是注重文件资料的收集，而忽视对档案的归类、整理，那么收集的资料就会毫无章法，难以查找，更是无法提供高质量的利用服务。

产品是生产过程的结果， 好的产品质量是设计和生产等一系列过程完成的， 而不是靠最后检验出来的。如果把产品质量形成的每一个阶段视为一個过程，那么档案业务工作也经历着从文件形成到立卷、移交归档再到服务利用的过程。每一个过程都是按一定的标准和程序进行的， 各个过程之间环环相扣。因此，做好档案工作需要全员的主动参与和积极配合。

文件形成者从形成文件时便应当考虑到档案的使用寿命，选用耐久性强的载体，文件办理时需要全面的审批手续及完整的签署；部门资料员在文件收集过程中，不仅需要确保收集的完整性，而且还要遵循其中的规律，接照文件之间的历史联系进行立卷，并对案卷标题进行准确的概括，清楚的填写卷内目录和备考表，确保案卷的质量。

作为档案管理人员，我们更应与时俱进，努力加强自身专业知识的学习，及时获取、学习相关领域的新技术和新方法，熟练掌握档案文件的形成规律，加强责任心和服务意识，从日常单调的工作中摆脱出来，意识到能够提供各种档案凭证是我们特有的权利和优势，把眼光从文件实体的日常管理投向档案形成的全过程全方位管理。加强与相关部门的协调合作，调动科研、生产人员在档案工作中的参与程度与档案意识，开始主动提供帮助和指导，最大程度的满足档案利用者的需求和满意度，进一步提高档案及档案服务的质量。

参考文献：

[1] 梁孟华.基于全面质量管理的档案信息集成服务研究[J].档案学通讯，2011（1）.

[2] 燕慧.全面质量管理在高校档案管理工作中的应用[J].档案与建设，2001（10）.