坚持问题导向 提升档案管理水平

崔艳玲

摘 要 新时代科学发展、经济发展与档案工作息息相关，习近平总书记曾指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。而要做好新时期档案工作，必须要“坚持问题导向和改革精神，突出抓重点、补短板、强弱项，立足当前、着眼长远，不断提升档案事业发展质量和效益。”国家档案局局长李明华指出。这是广大档案工作者努力的目标和方向。

关键词 档案 发展 导向

做好档案工作，是新时期企事业发展的重要支撑和保障，而如何使档案管理工作破除短板，由幕后到前台，让档案发挥应用的作用，体现档案的真正价值和档案管理人员的作为，这其实一直是困扰着广大档案工作者乃至企业科学发展的现状之一。从目前来看，在企业内部，要实现档案管理由边缘化向中心化转移，仍然需要一段艰难的路要走。缩短目标与现实的距离，首先应该从思维方向上进行转变，从档案工作的认识角度上进行改变，以问题为导向，积极查找短板，进行缺陷思维，从存在问题分析入手，找到症结所在，才能真正扭转档案管理的弱势局面。

一、收集难，机构设置存在缺陷

当前，企业内部机构设置和分工十分明确，档案部门作为独立的管理机构，基于库存安全的考虑，不被一些机关重要部门所管辖，处于边缘化状态，这就脱离了重要信息资源的直接获取渠道，档案部门只能是被动状态的索要，而使之坐冷板凳。一是执行力不足，处于二三线位置，行使职权较弱。二是一些部门不是没有档案意识，而是本位主义思想过强，不愿意交出和全部交出档案材料，而档案部门人员被动，并非档案材料和重要事件的参与者，又存在“坐享其成”之嫌。因此，这就直接造成库存危机的“收集难”。

归档部门档案意识不强，而档案管理部门又有“吃现成”之嫌，其他部门缺乏对档案管理部门的深入了解，仍然基于档案是“看库守摊”而已。首先，部门工作人员不能完全作到依法归档，其次，归档责任不能在每个部门工作人员的职责中体现，从而使归档工作不能达到全覆盖。第三，档案的宣传力度和执行力度欠缺，没有从根本上解决归档齐全的问题。

二、利用难，各种权限设置缺陷

档案资料多数是在档案库房深闺紧锁，严格的查借阅制度，给部门归档积极性又打了折扣，或者部门在归档前先自行备份一套，不再到档案部门查借阅，这就使得归档的档案成为永久性地束之高阁，而不出自档案管理部门的档案，利用起来也会缺乏唯一真实可考性。国家推行档案利用公开化平台，显然是个大的进步，但就企业内部暂不能作到全部公开化、信息化而言，应该从考虑给部门归档人员优先查档的权力入手，或者查档审批权限下放给归档部门，以增加归档人员的积极性，归档材料的真实性、齐全性、准确性和完整性。

三、两张皮，信息和档案脱节缺陷

现如今，档案信息化建设从某种程序上弱化了纸质实体档案的管理，由于进度过快而缺乏监督，造成一些上网的档案信息失真，或者个人行为的修改，与实体档案记录不符，很难说数字信息化的档案是实体档案的真实反映。尤其突出表现在人事档案，在人事信息部门和档案管理部门不属于同一机构的前提下，人事信息的无可查考和人事档案脱节，管理部门的被动提供利用，更别说想查询人员为图省事方便，真接从人事信息认定，不再以实体人事档案为证据和蓝本，造成两张皮现象，从而使实体档案处于尴尬境地。

要保证档案信息化的真实性和完整性，只有通过大量的原件扫描，非手动信息化的抄录，是杜绝假档案信息的直接手段和有效做法。

四、开发难，管理人员素质缺陷

档案最直接的受用者，应该是档案管理人员，档案管理人员如果仅限于帮助别人查档，寻找依据，仅为一时所用，那就大大失去了档案保管的价值。有为才有位，档案管理人员不仅要找得快，查得准，还要跟踪查档效果，跟踪档案在实际生产经营中解决的问题。档案是软资产，守着庞大资源，不能有效挖掘这个宝藏，只能是档案管理人员的不作为或者是失职。

如何更有效的利用档案资源，一方面，档案管理人员要结合企业当前的重点、难点，整合以往经验材料，寻求重要事实数据，为企业生产经营提供可参考的信息。一方面，结合某项成果，综合整理企业发展史，宣传企业业绩，树立企业形象。真正改变“寂寞沙洲冷”的现状，以正向思维，激励档案管理工作，由此给档案的利用和档案事业的发展提供加速器。

集团公司档案工作“十三五”规划纲要，着重指出档案工作应轻整理、重利用，重在挖掘档案的价值，而推出的E6档案管理系统，是加速档案成果转化的快车道，将逐步融合OA、合同和生产管理系统，更加便于研究利用，为广大档案工作者和档案利用者提供了快捷便利的档案资讯平台，使档案管理工作出现了质的飞跃。

中国石油集团渤海钻探工程有限公司成立以来，对档案管理工作极为重视，建馆立舍，同时在各二级单位明确经理办公室是档案管理部门，并纳入QHSE体系和内控管理范畴，推行归档确认制及备案制，从一定程度上推动了档案管理工作的深入有序开展。集团公司档案管理系统正式运行以来，渤海钻探加快推进，第五钻井公司及时成立项目组，以普及推广迅速、档案数据上线快、内容完整齐全、标准规范，在渤海钻探公司名列前茅，首批获得A级管档单位，连续获得渤海钻探档案管理先进单位。

参考文献：

[1] 奋力开创全国档案事业发展新局面[J].中国档案報，2018：3229.