浅谈行政仓库库存物资内部控制与管理

马露丹

【摘要】医院经营管理过程中不可或缺的物质条件就是行政仓库库存物资，浙江民政康复中心在行政仓库库存物资管理方面有待于进一步改善，例如领用物品、入库制度等方面，因此有必要对库存物资进行有效的内部控制及管理，从而确保医院行政仓库库存物资的完整，还能避免或降低相应的风险，进而为业务部门顺利开展工作提供保障。

【关键词】浙江民政康复中心;行政仓库库存物资;内部控制

浙江民政康复中心（浙江康复医院）是省民政厅直属的一所集康复、医疗、特殊教育、培训、科研于一体的一类公益事业单位和公立非营利性医疗机构。本文针对浙江民政康复中心行政仓库库存物资的内部控制及管理需要，根据实际情况制订合理的物资采购计划，定期进行库存盘点，从而保持合理的库存量，以减少库存占用及不必要的浪费，进而降低运行成本并提高医院效益。

一、行政仓库库存物资管控现状

（一）行政仓库出入品各科室领用成本分析。2017年12月31日，办公室对行政仓库进行了全年出入库物品统计及各科室成本计算，2017年行政仓库领用物品总金额为244592.60元，采购入库物品总金额为205348.70元，2016年12月库存物品总金额为71647.90元，2017年12月31日库存物品总金额为32431元。

（二）行政仓库库存物资管控存在的问题。根据浙江民政康复中心行政仓库2017年全年出入库情况，发现存在如下问题：1.库存物资采购计划的编制缺乏相应的合理性。浙江民政康复中心目前的采购部门在进行相关采购计划制定的时候，通常是各个科室根据自己的估算实现的，这样可能会造成所采购的库存物资缺乏一定的合理性，进而使得库存物资的积压和不必要的浪费。2.领用物品缺乏一定的规范性。浙江民政康复中心科室在物品的领用上是有相关规定的，而且对于物品领用的数量也是提前通过预算统计的，不过由于存在个别领用数量比实际月需求大的囤货现象，可能会使库存数量不足以及周转率降低，进而增加采购成本。3.库存管理监督有待加强。浙江民政康复中心目前的行政仓库库存物资管理存在偶尔缺货、积压库存以及存货过剩等现象。其中存货过剩以及积压占用了有限的库存空间，从而使管理效率降低，进而增加了库存盘点的时间成本及人力成本。而缺货对医院的运营效率有一定的影响，如果急需的耗材供应不上的话，将对业务展开有很大的影响。

二、行政仓库库存物资内部控制及管理的改进对策

（一）制订与审核采购计划。对于采购计划需要按照“先预算、后计划、再采购”的原则展开相关物资的采购项目，因此浙江民政康复中心的各科室要先集中采购预算并上报，然后再将其录入到采购计划当中，采购监管机构和相关领导审核通过之后才能进行后续的工作。在该过程中需要加强采购预算、计划和资产管理之间的交流和沟通，从而促进三方工作的友好衔接。不仅如此，还应建立采购需求小组内部的分权及岗位分离机制，对于评审采购需求计划要进行不同的岗位管理。没有经过审批的采购项目禁止进行，可以对临时急需或者是突发性的物品先行进行采购，不过要在购物单上明确标明“急购”字样，同时将相应的原因填写清楚，并交由院领导补批。

（二）验收采购物品。购入的所有物品都要经由采购者本人进行验收，同时在送货单以及发票上签名。物品金额达到了一定的数额需要科室和采购者共同进行验收。在验收的过程中要对接收物品进行核实，从而确保接收物品和订货单是一致的，然后将完全合格的或者是经过批准的特殊放行物品放入库中。不仅如此，要填制相应的材料入库单，将送货单也一并交到财务部作结算货款的凭据，这样做是为了让采购责任能够落实到每个采购人员身上，达到规范、约束工作人员行为的效果。

（三）健全库房盘点制度。固定资产管理当中非常重要的一项就是盘点制度，因此，浙江民政康复中心为了健全行政仓库库存物资的管理，明确相关人员保管职责，以防资产受损，确保行政仓库库存物资的安全完整，浙江民政康复中心应进行半年或者是一年的定期库房盘点，从而让各个核算单位能够清楚地了解资产的使用情况，当遇到毁损和报废等情况也应及时予以处理，防止出现账实不符的情况。

（四）加强内部审计的监督作用。内部审计在内部控制监督过程中的作用举足轻重，通过内部审计能够帮助医院发现经营管理以及经济业务中存在的问题，然后据此采取对应的解决措施予以完善。在行政仓库库存物资的监督检查过程中，需要进行事前物资采购监督、事中物资管理检查监督，同时也要对领用物资当中的数量多和金额多的予以事后监督，以防财产的流失及物资的浪费。不仅如此，还可以设立专项监督小组，针对金额数量较多事项予以经常性的核查，以确保物资的完整，防止物资流失。

三、结论

作为医院经营管理过程中不可或缺的物质条件，行政仓库库存物资种类繁多、占用资金大，且涉及的部门和环节也很多，成为内部控制活动当中复杂又必须进行的一种控制。基于浙江民政康复中心行政仓库库存物资的管控现状，需要结合实际进一步完善其内部控制制度并加强管理，从而强化对行政仓库库存物资的监管力度，在避免物资流失及浪费的基础上保证医院财产不受损失，为医院业务部门的相关业务工作的开展奠定扎实的基础。

【参考文献】

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[3]张金兰.浅析医院物资采购内部控制与管理[J].经济视野，2016（13）：68.