浅谈如何有效提升基层事业单位档案管理效率

焦晓玲

摘 要：现如今，在基层事业单位中，随着技术发展档案管理工作迎来新挑战，为了迎合基层事业单位工作进程，做好档案管理工作十分必要。那么如何提升基层事业单位档案管理效率，仍然是相关工作人员要不断研究的部分，本文基于有效工作实践，对其进行了深入分析，希望分析能够确保基层事业单位档案管理工作水平不断提高。

关键词：基层事业单位；档案管理；研究

档案在基层事业单位管理过程具有重要位置，其不仅记录了历史内容，同时也为基层事业单位相关工作提供了有效参考。现如今档案管理工作得到了进一步发展，为实现管理效率，相关工作人员应该提高认识，要不断探索档案管理科学化模式，以促使档案管理工作可持续健康发展。具体分析如下：

1 坚持科学管理，严格管理档案

首先应该做好档案归档工作和分类管理工作档案管理过程复杂繁琐，其中主要的工作就是档案归档和分类。档案分类就是按照内容和要求，对档案进行顺序编排和其他情况的分类，以便于后期对档案的查询和提取。所以在工作中，相关人员要按照科学的方法进行类型确定，并严格按照规定进行档案分类。除此之外，对档案的管理也是一个重要环节。工作人员要严格把控档案的质量，规范档案在借取和归还过程的流程，避免档案丢失，减少归档过程中出现的问题。档案管理工作中，要对档案存放的地点、存放方式等严格规定，及时修复受损档案，科学集中对已经过期无用的档案进行处理。所以为了规范档案管理，要将档案管理工作进行细分，严格把控每个环节，保证档案管理的科学性和规范性。

其次要做好保密工作。档案设计每个工作人员的隐私信息，所以管理人员要有足够的意识，避免管理不当引起的信息外露的现象。事业单位要加强法律宣传，让工作人员对档案管理有清楚的认识。提高规范化管理程度，加强档案保密工作，制定保密条例，对于借阅要严格把控。在档案销毁时保障销毁的彻底性，严格监督，杜绝一切信息外露的可能性。

2 转变档案管理观念，建立健全档案管理制度

基层事业单位档案管理改革，首要任务就是改变现有档案管理观念，端正档案管理人员对档案管理的工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念，重视档案管理工作，加大对档案管理工作的监督和检查力度，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身的责任意识，将档案管理工作当作一项社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育，让其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性，增进档案管理意识，全身心的投入到档案管理这项社会事业当中。

建立完善的社会档案管理系统，并辅之以制度保证其顺利实施。基层社业单位档案管理制度应该符合新时期管理要求，加快改革创新管理步伐。第一：明确档案管理工作任务的划分。做好档案管理工作职责划分，合理分配档案管理任务，在具体的档案工作管理中确保做到“各司其职”，确保档案管理系统“不养闲人、不设闲差”，完善社会档案管理系统。第二：严格绩效考核机制的执行。对档案管理人员实施绩效考核制度，将绩效考核作为一项重要考核标准纳入到管理薪酬标准当中。一方面鼓励工作人员对档案管理工作的突出成绩，肯定优秀员工的工作业绩，给予一定的物质奖励；另一方面，对玩忽职守、无法完成本职工作的工作人员进行思想教育，对给档案管理单位带来不影响的工作人员进行惩罚或者辞退。

3 实现无纸化的档案管理，向市场化发展

1）世纪是网络技术迅速发展，信息大爆炸的时代。随着计算机信息技术的不断发展和普及，多样化的文字的保存形式与日俱增，无纸化的信息储存形式越来与深入人心，传统储存媒介大都是以纸质形式出现，无纸化档案储存技术的发展让档案管理更加地方便快捷，同时又能节约资源做到环境友好型的发展。

2）现实数字化及微缩化的档案管理。随着压缩打包技术的不断发展，缩微技术为档案管理方式的创新提供了技术层面的支持，通过现在科技能够把传统档案管理中的图像和文字转换为电子文档，再通过缩微技术将其转化为占用内存极小的电子文件。这样既能压缩档案管理的成本，又能保证档案的正确性，提高效率。传统档案管理中所占储存空间大，检索困难，而通过互联网技术，不但能在计算机上对档案进行智能化的检索、使用，还能解决因为保管环境对档案的损坏问题，延长保存年限。

基层事业单位档案管理是记录社会发展，历史进程的关键手段。是一个服务当代、惠及后世的长远大计，是十分珍贵的不可再生的信息资源获取手段。我们应当促进档案管理的市场化运作，这样做不仅能够提高普通大众对于档案管理的保护意识，进一步完善基层事业单位档案管理的机制，还能进一步发掘档案材料的价值，最大限度利用档案的优势。

4 重视现代化档案管理的运用

1）建立专业化及系统化的档案检查体系。在检索档案时目录起到了很大的作用，随着当今科技的发展，目录管理也发生了巨大的变化，我们可以开发专门的软件对档案目录以及有关的分类标准，借助计算机，实现电脑自动对其进行汇总与统计。这样既能方便文档检索，又能缩短检索时间，提高工作效率。

2）扩大计算机网络的使用范围。随着计算机网络技术的发展，基层事业单位在档案管理方面建立了相应的管理系统，利用网络技术对档案进行实时监控，维护档案管理的环境，严格控制库房温度、适度、防火防盗等，采用智能化手段对档案库房进行现代化管理，建立一套现代化标准的档案库房对应的管理体系，有效地保护档案。

3）大力推广电子存储技术。基层事业单位档案的无纸化发展首先，应应利用现代科技建立系统完善的数据库，使档案管理更加的标准化、规范化。其次，对音像信息进行统一管理，加快存储读取的速度。再者就是加强授权管理，给基层事业单位档案管理提供最大的便利。

5 不断增强档案管理人員的素质

基层事业单位档案管理人员素质的高低直接影响了单位档案管理水平的高低及管理现代化的实现。因此要想将现代化的管理理念和技术融入基层事业单位档案管理工作之中，离不开档案管理人员素质的增强。档案管理人员除了应当具备扎实的专业技能和专业知识以外，还要求广泛涉猎经济、政治、科学、文化等多学科知识，同时还应当熟练掌握电脑、网络及管理系统的操作。基层事业单位在选拔档案管理人员时，应当严把质量关，坚持优中选优的招聘原则，结合档案管理工作岗位的性质和要求，选拔出综合实力较强，真正符合岗位需求的人员。

6 结束语

总之，对于基层事业单位来说，其发展与建设过程要通过档案管理进行科学记录，作为档案管理人员，更应该提高时代认识，要科学采用先进的档案管理技术，不断学习与创新，以为事业单位各项事业建设提供有效支持，从而实现基层事业单位的进一步改革，进一步促使新时期档案管理工作不断与时俱进，以全新的面貌迎接新发展。

参考文献

[1]张晓波.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].才智，2018（19）：211.

[2]王岩.论基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].现代商贸工业，2018，39（17）：70-71.