现代医院人事档案信息化的思路探讨

吕芳

摘 要：医院人事档案实施信息化管理，不仅能够充分调动医院人事资源信息，还能够有效提升档案管理人员的工作效率，加强人事档案信息的保密度和规范性，从根本上处理人事档案管理问题，实现真正意义上的合理化管理，促进医院长久稳定发展。

关键词：医院人事档案；信息化；现在问题；建设思路

随着我国科学技术水平的提升，我国各医院在进行人事档案方面的管理工作时，逐渐将计算机技术运用到了档案管理工作之中。这种方式不仅有利于医院人事档案准确性的提升，也有利于人事档案管理工作效率的提高。因此，在进行医院人事档案信息化管理工作的过程中，医院需要对高素质档案管理队伍进行良好的培养，同时还要通过计算机做好档案信息的整理工作，从而通过这种方式，促使医院日常管理工作顺利开展。

1 医院人事档案管理信息化的重要意义

医院的人事档案管理，如果可以进行系统的信息化建设，将会成为医院建设的一个飞跃性发展。首先对于档案系统的研发和制度的制定都在一定程度上能够将人事档案管理工作提升一个档次，增大信息化系统的利用价值。提高人事档案的利用价值就意味着更多的人才能够得到更多的关注，更多优秀的专业性人才的职业信息以最快的时间得到关注，提供给他们最广阔的平台。一定程度上，改变了以往的管理方式，使得医院这类属于服务类的机构可以更好地为社会服务。为顺应时代的发展，信息化的建设在人事上的应用将会拥有一个较为迅猛的势头，这是我国医院体系建立的一个必经之路，也是医院得以在现今时代，更加快速发展的必然趋势。通过这样的信息化建设，医院管理人员对于从业人员的信息一目了然，对于医院选拔任用人才的道路，也奠定了基础。

2 医院人事档案管理现状分析

2.1 无法保障安全性

在管理期间为了防止档案查询人员随意涂改和销毁人事档案，需要选择专业人员与查询人员一同查阅档案。然而由于管理人员在监督期间无法全面避免查询人员随意修改人事档案内容，若医院人事档案出现销毁情况，并且没有做好备份，将会严重影响人事档案管理的安全性。

2.2 管理难度大

医院人事档案大多都是整卷归档处理，因此在查阅期间仅能够查阅一部分内容，但是由于人事调动或者其他原因需要调取所有档案内容，此时就会显著增加工作量。当前人事档案大多为纸质版文件，因此在登记时只能够利用手工方式完成，加大了医院人事档案管理难度，无法有效提升人事档案的管理效率。

2.3 归档难度大

医院人事档案常常会由于年度考核或者学历变更等出现变动情况，并且会出现同时查询档案资料的情况，会在一定程度上影响归档正确性。如果医院人事档案无法有效归档，将会直接影响医院人事档案的管理效果，导致在实际管理期间出现较多问题。

3 医院人事档案管理信息化建设的思路探讨

3.1 加强对人事档案信息化管理的重视

对人事档案实施信息化管理是医疗机构乃至这个社会人事档案管理的发展趋势和必然要求。因此，无论是医院里的领导，还是医院里的一般员工，都应该对人事档案的信息化管理给予高度重视。首先，在观念上，要能够认识到传统档案管理模式的不足和落后，了解人事档案信息化管理高效、便捷、实用等基本优势，肯定人事档案实施信息化管理的必要性和重要作用。其次，不论是档案管理设备的更新换代，专业技术人才的引进，还是对档案管理人员计算机水平的培训，都需要大量的资金。因此，在经济上，要能够对人事档案实施信息化管理给予大力支持，加大资金投入。最后，在工作上，各部门都要积极配合，帮助人事档案信息化管理能够顺利实施。

3.2 注重人事档案信息化管理的规范性和专业性

要推动医院人事档案实施信息化管理，不仅要加强重视，还要注重其规范性和专业性。首先，要建立或完善人事档案信息化管理的规章制度。根据人事档案信息化管理的基本特征和医院自身的实际条件，在现有人事档案管理制度的基础上，建立或完善人事档案信息化管理的规章制度，尤其要针对具体的操作环节提出明确的要求，确保医院人事档案信息化管理的规范性。其次，不断完善人事档案信息。人事档案管理人员不仅要把医院工作人员的基本信息录入系统，还要针对个人的专业、特长等进行全面的考察，及时将工作人员的最新信息进行归档，确保人事档案信息的准确、完整、及时更新，建立专业的人事档案数据库。最后，要提高人事档案管理人员的专业水平。除了要引进档案管理专业且熟练掌握计算机技术的人才之外，还要定期对人事档案管理人员进行专业培训，如采用专题讲座、现场教学等方式，提高人事档案管理人员的专业素养，使其能够熟练掌握人事档案信息化管理的基本知识和操作技能，确保人事档案信息化管理的专业性。

3.3 加强对人事档案信息的安全防护

信息安全是人事档案信息化管理能够正常运转的重要基础，如果电脑中的人事档案信息没有很好的安全保障，那么就失去了对人事档案实施信息化管理的价值和意义。要确保对医院人事档案信息的安全性，就要从以下几个方面入手：首先，要注重专业人才的引进。无论是对系统漏洞的修复、安全隐患的排除、非法入侵的防范，还是对信息化技术的进一步研发，都是加强医院档案信息安全的重要举措，这些都需要专业技术的支持，因此，专业人才的引进是加强人事档案信息安全防护的重要基础。其次，培养档案管理人员的安全防范意识。这就需要对档案管理人员进行专门培训，一方面，要让他们了解人事档案信息安全的重要性；另一方面，还要让他们掌握人事档案信息化管理的专业知识和安全防范的操作技能，当在工作中遇到安全隐患的时候，要能够及时、有效地处理。最后，制定严格的安全防范制度。一方面，要在硬件和软件方面做出明确规定，在严格管理的基础上，做好安全防范工作；另一方面，要对人事档案管理系统和移动设备的使用提出明确要求，严禁使用来路不明的软件，严禁连接未经安全监测的移动设备，严禁任何不规范操作。

4 结束语

在科学发展迅猛的新时期，对于建立医院的人事档案管理信息化系统的研究，也是医院管理方式改良的重要手段，只有充分的利用信息化资源，才能實现医院管理的进步。医院是一个服务型机构，致力于为社会贡献力量，所以只有紧跟时代发展，才能实现更高效的运转，使得信息化技术的建立为医院带来更高的效益，继而为社会更好地提供服务。

参考文献

[1]曾培.浅谈现代人事档案管理信息化[J].办公室业务，2017（15）：63.

[2]杨秀梅.医院人事档案信息化管理的思路[J].办公室业务，2017（11）：45-46.