重视并加强出版业书稿档案的管理探究

余晓云

摘 要：近年来，图书市场的需求量不断增长，出版业书稿档案作为图书出版这个庞大工程中的一部分，正在默默的作出自己的贡献。然而笔者却发现，在新技术形势带来的冲击下，以及相关工作人员业务水平较低的现状中，出版业书稿档案的管理工作似乎已经让人们渐渐地忽视了。本文以出版业书稿档案面临的问题为出发点，探讨重视并加强出版业书稿档案的管理意义，并提出几方面的管理建议，希望能加强出版业书稿档案管理人员的重视，从而推进出版业书稿档案管理方面的改革。

关键词：出版业；书稿档案；管理探究

1 出版业书稿档案

1.1 出版业书稿档案概念

出版业书稿档案就是指图书编辑出版过程中形成的，为国家出版业保存各种形式的价值的一种记录。出版业书稿档案是图书编辑出版过程的历史档案，归属于国家档案。图书出版是一个系统的项目，需要一系列的制作程序，如选定的主题、撰写书稿、审阅书稿、编辑和处理等等。书稿档案的作用是显而易见的，它是国家档案中不可分割的一部分。因此，每个出版业都有责任重视并做好书稿档案的工作。

1.2 出版业书稿档案特点

1）具有真实性与完整性。每种类型书的出版过程都包括一系列文件，如书稿、审稿建议、与作者的通信、校样等内容，以便于分组、编号和后期的搜索。

2）保密程度相对较低。除少数书籍和期刊（限量版）外，大多数书籍和期刊都已出版，稿件的保密程度相对较低。

3）形式不统一。书稿档案记录包含书稿原稿、文书材料，手稿校样和照片等等。这些材料具有不同的规格，所以书稿文件的形式也各不相同。

1.3 书稿档案的管理情况

1）书稿档案的隶属关系：不同出版社档案管理的工作是在同级档案行政管理部门的规划、组织和协调框架内进行的，在相同的制度下，由主管理事机构确保档案的管理、监督和检查。

2）书稿档案的管理职责：所有出版社都必须建立档案馆，集中统一管理书稿档案。编辑室负责稿件文件的编辑收集后的组织和分类，总编室负责档案的分类、管理和定期交付档案机构。

3）书稿档案归档范围：包括选定题目、约稿发稿出版记录、出版合同、协议及有关电话记录、文字记载；包括责任编辑初审、编辑室主任复审在内的审核评论及责任编辑加工整理记录；与作者的通信（交易问题除外）和反向意见等。

2 出版业书稿档案面临的问题

2.1 图书品种与数量变化带来的影响

随着人类文化的不断进步，图书的出版方面已经越来越贴近人们的生活，甚至每一个人都可能是一个潜在的出版者。在这种大环境下，近年来，无论在综合性出版社还是在专业性出版社中，其图书出版的品种也都随市场需求呈直线式增长。据统计，各出版社的出书量每年都在翻番，出版业书稿档案的涵盖面也越来越广，书稿档案管理中，与书稿有关的文字材料也成为管理的一部分，这就导致书稿档案的管理工作量变大，而且日渐繁琐，管理起来的困难程度也逐渐增加。

2.2 新技术形式带来的冲击

科学技术的发展越来越迅猛，带来的各种新理念与新技术对各个行业都有着不小的冲击，特别是电子科技无纸化的模式，使得书稿档案的传统载体模式受到了很大的影响，书稿档案管理方式也在悄然发生着一系列的变化。在传统出版业书稿档案管理的进程中，现有的管理技术已经不能满足出版业书稿管理的需求，如果不能与新科技形式相匹配，则可能产生书稿档案管理运作困难、管理系统混乱，甚至出现阻碍出版业发展的状况。

2.3 相关工作人员业务水平较低

在传统观念中，书稿档案的管理被人们认为是一项轻松的工作，笔者经过调研发现，甚至在有些地区，档案室的工作被人们称作“养老区”，一般都是安排即将退休的老同志，甚至残疾人员负责管理档案工作，对于出版业的书稿档案管理工作来说，这种现象更为常见，他们在档案管理工作方面普遍没有经验，工作缺乏热情，自然难以胜任管理工作。在科技迅猛發展的新形势下，档案工作对科技知识的掌握要求越来越高，计算机技术也已经普遍运用于各类档案的管理工作中，这就导致有些出版业书稿档案的管理人员在技术方面比较匮乏，很难形成自己的管理体系，更不用说对档案后期的查找和利用了。

3 重视并加强出版业书稿档案的管理意义

3.1 出版业书稿档案具有历史价值

书稿档案作为图书历史的重要组成部分，其本身就在一定程度上代表着人类文化历史的精神，与所有的物质产品类似，书稿档案也有着很高的历史价值，甚至可以体现人类发展进程中思维发展的变化，特别是那些经过时间沉淀下来的书稿，它们更具有跨时代的历史价值。书稿档案作为重要的文化载体对后人有着巨大的研究意义，诸如一些学者对书稿的修改记录中，可以成为研究作者所处年代文化思想的历史依据。

3.2 出版业书稿档案具有使用价值

书稿档案这一载体的特殊性和不可替代性，决定了书稿档案存在的历史意义，以及在出版社各项编辑工作中的重要地位，它不仅是出版业历史的凭证，还是档案的价值所在，无论是对编辑个人还是出版业来说都有着相当重要的作用。所以出版业书稿档案不仅为了收藏而存在，它的使用价值也是不可忽视的。每本书作为一个特有的存在，在出版业中有着属于自己的地位，而它对于作者来说，不仅是一种成果，更是作家出版作品的一种依据，甚至是一项有效的法律凭证。诸如在版权纠纷或其他出版问题的纠纷中，书稿档案所起的作用就显得尤为重要，如果书稿档案资料比较完整，意味着原始证据也有迹可循，作家的合法权益也会受到保障。

3.3 出版业书稿档案具有收藏价值

书稿档案在中华悠久的民族历史长河中拥有着一定的独特性，它传承着中华历史文化的演变过程，特别是保存下来的几百年甚至上千年的珍贵手迹，是其它历史文物所不能代替的，甚至可以作为具有观赏及收藏价值的文物来管理，这对于历史文化进程的研究也有着重要的意义。其中具有历史价值甚至科学价值的书稿，对于研究文化的传承也有着重要的意义，书稿的完整性跟真实性也影响着文化收藏进程，所以出版业书籍档案中对于具有研究价值、收藏价值的书稿档案，其管理方面的重要性不言而喻。

4 重視并加强出版业书稿档案的管理建议

4.1 融入科学技术，完善管理制度

1）提高书稿档案高检索效率。随着科学技术的飞速发展，书稿档案管理工作应立足于现代科学技术，并以能够迅速提高工作质量为目标，进一步发挥书稿档案的作用。各出版业都应加快完善书稿档案的内容，提高检索效率，扩大其作用。书稿档案可按出版或出版时间的顺序排序，并建立一份备案表。为了便于搜索使用，备案表可以单独使用，具体取决于书的类别和书名的拼音前缀，可以大大提高日后使用时的检索速度。

2）建立完备的档案管理系统。科技的进步与发展，不仅对传统的出版业书稿档案管理带来了不小的冲击，同时也在一定程度上带来了技术上的便利。在出版的方式中也能看出网络传输以及激光排版等技术的不断进步，大大缩短了出版图书的周期。而出版业书稿档案的管理也应依赖于计算机及科技的迅猛发展，在建立档案、排序检索等方面，都可以利用相关现代技术，更加快速简便的建立起完备的档案管理系统，完善建立相关书稿档案管理的现代化机制模式，达到出版业档案管理工作的科学化。

3）定期对书稿档案进行检查。出版业书稿档案管理工作是一件任重而道远的工作，书稿档案也随着时间的推移产生着细微的变化，特别是一些年代比较久远的书稿档案，有用圆珠笔抄写或复写纸打印成的内容，在收藏过程中难免会出现字迹褪变的现象，这就要求管理工作需要对这类书稿档案进行定期的检验工作，甚至需要进行抢救工作，加大对书稿档案的保护，避免造成不必要的损失。

4.2 规范出版业书稿档案工作人员管理制度

如今科技的进步使得档案管理工作更加依赖于电子计算机技术，而相关工作人员自身的工作情况却不容乐观，不仅工作能力有待提高，他们的工作态度也较为消极。笔者认为，为了做好书稿档案管理的工作，首先，领导必须意识到管理工作的重要性，为这个职位配备优秀的员工，而且必须具有一定的职业热情。其次，确保为书稿档案的管理者提供必要的学习的机会，管理人员应该定期进行相关培训，相关技术能力也必须随之进一步加强，以保证出版业书稿档案资料的完善性与规范性。并建立健全相应的规章制度，对书稿档案的保管立卷、搜索使用等做出具体的规定。最后，应该让书稿档案管理人员意识到档案管理工作的重要性，提高他们的自身专业素质，明确管理责任，按照规定的制度严格要求自己，不断调动管理工作的积极性。

4.3 增加出版业书稿档案的利用率

出版社的书稿档案首先应该致力于日常翻阅、调取的需要，书稿档案管理人员应对每一类图书的书稿档案，做出完善的资料编辑与后期的整理排序。而出版业书稿档案不仅仅是为了妥善收藏而进行管理，其法律方面的作用也是巨大的，这就要求书稿档案管理人员在日常工作中，应注意搜集积累书稿档案的相关资料，为提供法律依据做好充足的准备。管理者必须能胜任档案领域的工作，了解书稿内容，认真研究有参考价值的书稿内容，不断总结工作的经验教训，经过整理及时反馈给有关人员，并从中找到规律性和重要的参考价值，使出版业的书稿档案工作适应新形式下的发展，加大出版业书稿档案的利用率。

5 结语

出版业书稿档案管理工作对我国图书档案工作的影响重大，在一定程度上也对社会的发展尽着自己的一份力量，但是正因为它的作用是潜移默化的，并不是立竿见影的即时效应，所以很容易被人们忽略，也鲜有人立志于从事书稿档案管理方面的工作，而对书稿档案管理的改革方面也更是少有人去进行探索，在某些地区，出版业书稿档案管理工作甚至被认为是一项不重要、不起眼的工作。笔者希望本文能够给出版业书稿档案的管理工作者带来一些启发，在如今科技迅猛发展的新环境下，能够将传统的书稿档案管理工作进行改革，推动出版社工作的不断发展，为我国的文化建设方面做一份贡献。

参考文献

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