提升档案管理水平做好重大建设项目档案工作

摘 要：本文以武汉80万吨/年乙烯项目档案管理为例，阐述了重大建设项目建设过程中具体措施对重大建设项目档案工作的影响。

关键词：提升；档案管理水平；重大建设项目工作

重大建设项目档案是项目建设过程及结果的记录，是投产后运行、维护、管理、改扩建的重要依据，反映着项目建设水平。武汉80万吨/年乙烯项目（以下简称：重大建设项目） 2007年获国家发改委核准，2007年12月開工，2008年6月项目部成立，2012年12月建成中交， 2013年8月13日产出合格乙烯，该项目形成单套纸质档案16043卷，光盘587张，2016年7月项目档案通过国家档案局验收。项目部成立后，笔者被派驻到该项目从事档案管理工作，对档案管理有以下几点体会：

1 先进的档案管理理念，集中统一管理项目文件

项目档案作为项目管理的一个环节，领导的重视及先进的管理理念不可缺少，提出要求，配置工作资源，解决实际问题。重大建设项目先进的管理理念主要体现在三个方面：

1.1 项目建设期同步建设实施了文档一体化管理系统

重大建设项目涉及单位众多，交付文档的内容、数量、格式、版本多样，本着文档一体化管理的原则，通过电子文档系统和档案管理系统的有机集成，建立一个协同共享的工作平台，实现电子文件从生成、流转到归档管理的全生命周期管理，满足项目建设期及生产运行期各类文档交付、查阅和归档要求。重大建设项目建设期间，除采购文件、招投标等涉密文件，电子文档系统共接收管理类文件2.1万份、技术文档1.9万份、综合类文件1.2万份，有效促进了资源共享，降低了纸质文件借阅率，更提高了档案人员工作效率。

1.2 项目建设同步建设了符合档案保管规范要求的档案楼

重大建设项目同步设计并建设了符合规范、满足使用功能的综合性档案楼。新建档案楼共三层，占地面积1200平方米，建筑面积2200平米，每层主要由档案库区和办公区组成，库区设置了档案库房、电子介质库、档案装具库、扫描复印室、阅档室。楼内安装了恒温空调、火灾报警和七氟丙烷灭火系统；库房全部采用密集架形式，能安全、集中地保存建设项目档案并满足今后20年使用需求。新建档案楼投用，项目文件得以妥善保管。

1.3 专业化档案管理模式，满足项目档案管理需求

重大建设项目遵循文档一体化管理思路，根据项目档案管理人员少的实际情况，结合专业化管理的优势，在充分发挥项目档案机构监管职能的基础上，引进了专业档案外包服务团队。专业档案外包服务团队按照建设单位要求，在立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段、各相关方之间，建立满足文档全生命周期管理的文档管理服务，协助重大建设项目做好项目前期文件、过程文件、电子数据、外事资料、设备文件、归档文件审核及整编、竣工验收文件服务及其他服务，使项目建设单位在建设期的全部文件得到高效率管理和整编。

2 实施前端控制，有序开展项目档案工作

重大建设项目部成立之初即设立了项目档案管理机构，明确档案机构职责，全面统管重大建设项目档案工作，为档案工作正常开展提供先决条件；明确项目档案分管领导及其职责，设立兼职档案员，建立项目档案管理网络图，为档案工作提供强有力的组织保障；发布《项目管理手册》、《项目档案管理制度》，为项目文件管理提供制度保障。

3 加强过程管理，确保项目档案真实、规范

重大建设项目档案专业性、成套性、现实性强，通过抓过程管理，有效维护项目文件真实、规范。重大建设项目档案专题会多次强调，标准化、规范化是项目档案管理的根本；在项目建设的不同节点，档案部门采取不同应对措施。项目准备阶段，档案部门参与合同的签订，设立专门条款，对项目档案的套数、版本质量、移交时间提出要求，明确承包单位归档文件编制和提交责任，罚则中明确项目文件提交占质量保证金的比例；项目设计阶段，配合设计部门对设计文件编码、竣工图编制等作出统一规定；施工阶段，检查项目档案整理情况，及时发现和解决承包单位档案整编问题。重大建设项目建设期间，档案部门深入施工现场，对承包单位答疑30余次；组织大规模标准规范培训2次；参加各专业资料审查会几十次。重大建设项目建设期间，档案部门编制发布了《关于规范项目及主项名称的通知》、《项目交工技术文件编制细则》、《项目竣工图编制要求》、《项目文件审查、移交流程》等制度文件，指导承包单位项目文件编制，为项目交工文件真实规范打下基础。

4 实施考核，促进项目文件优质高效提交

重大建设项目后期，项目管理部根据各承包单位合同执行情况，重申各承包单位的合同履行职责，出台考核细则，明确考核内容和考核程序，加大合同执行情况考核力度，促进重大建设项目文件优质高效提交。

5 结束语

通过重大建设项目档案管理，笔者深深体会到，做好项目档案工作，是项目自身的需求，是国家法律法规的要求，是各级领导和广大参建人员“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的具体实践。做好项目档案工作，领导的重视，先进的管理理念是做好项目档案工作的前提，操作性强的管理制度是做好项目档案工作的基础，过程控制是做好项目档案工作的关键，实施考核是做好项目档案工作的保障。

作者简介

孔海英，女，中韩（武汉）石油化工有限公司，信息中心。