档案信息网络服务的特点与方式

苏龙 程茶 武警后勤学院档案业务教研室

随着社会发展，档案信息在国民生活中的作用逐渐受到了人们的重视，《中华人民共和国政府信息公开条例》使得档案信息不再局限于政府部门使用。在新时代的背景下，网络和信息技术不断发展，档案信息数字化的大趋势已经不可逆转。研究档案信息网络服务，有助于使传统的档案管理部门认清时代特点，调整服务方式，构建合理有效的档案信息服务标准，使我国的档案信息网络服务体系更加合理。

一、档案信息网络服务特点

互联网(Internet)是当今世界上规模最大、应用范围最广的信息资源网络，网络的发展对档案信息服务方式产生了重要的影响。针对档案信息开展网络服务，可以使档案信息服务手段多样化；但是网络自由开放的特点，也给档案信息服务提出了新课题：档案用户不再满足于被动接受信息、网络病毒和黑客攻击对工作人员提出更高技术要求、以及对档案信息的保密和知识产权保护等。

( 一) 提供档案信息网络服务手段多样化

随着档案信息的数字化，档案信息网络服务的手段有了更多选择。在以往的工作环境中，查找档案信息往往需要用户亲自前往档案收藏地点，根据查阅权限调阅档案原件，从而获取所需的信息。珍贵的档案原件往往也是孤本，在提供服务过程中很容易受到数量限制。通过将档案信息服务搬到网络上，可以有效节约用户的时间和交通成本。档案数字化解决了档案数量限制问题，理论上可以提供无限量的用户利用。同时，网络的便捷使档案信息处理速度加快，更加适用于大数据时代的信息处理方式。

(二)用户获取档案信息主动性

网络时代，用户对档案信息的需求特征是主动化，该特点具体表现为不断要求保持获得的信息快速和准确，能否及时获得需要的档案信息成为用户评价服务好坏的重要指标。过去一个人有可能一辈子也不会到档案馆去，最多也就是将自己的个人档案转移到相应的保管单位，查询档案的动因大多是被动性的。随着档案信息的网络化，档案服务机构将以前需要实地开展的服务搬到了网上，用户可以在网络上查询已经公开的档案，通过留言等方式在线提出查档需求，甚至实现了“在家看档案”，这些都促使用户获取使用档案信息的主动性空前提高了。

(三)档案信息保护要求高

档案部门通过网络开展档案信息服务，会使大量信息暴露在公开的环境中。网络在提供便利性的同时，也使计算机病毒的传播获得新渠道，档案部门必须要采取一定的防病毒措施，避免病毒感染带来损失。档案信息网络服务往往需要借助网站来进行，网络黑客攻击可以导致网站瘫痪，影像网络服务的开展，因此专业的网站维护人员必不可少。档案信息数字化以后，可以提供大量副本，但是这种特性也给档案保密和知识产权保护带来挑战，依靠用户自觉遵守档案法规只能是主观上的希望，还需要有相应的技术手段限制数字副本的传播和使用。

二、档案信息网络服务方式

档案信息网络服务与传统档案信息服务存在巨大差别，应该用全新的服务方式与之相适应。主要体现为：构建档案信息网络服务机构、利用网络技术进行档案信息资源整合、主动发掘用户档案信息需求和形成便捷的网络服务平台等四个方面。

(一)构建档案信息网络服务机构

档案信息网络服务同传统的档案信息服务存在着如此巨大的差别，构建档案信息网络服务机构是非常有必要的。传统档案信息服务包括档案信息查询、档案原件借阅、开具档案证明和举办档案展览等，这些服务或多或少都要与档案的物理介质打交道。而档案信息网络服务以网络为载体，以服务网站为平台，在虚拟空间中传递档案信息，档案原件反而很少被提及。构建档案信息网络服务机构势在必行，要敢于开拓创新，以网络时代的思考方式来提供档案信息服务。

(二)利用网络技术进行档案信息资源整合

档案信息网络的发展，使数字化的档案资源服务于更多人群。运用多媒体技术手段，不仅可以保存档案信息中的文字内容，图像、声音和视频等多种形式的档案信息也纳入了档案信息资源的范畴。进行档案信息资源整合，就是要完整地保存数字化档案内容，同时对已经形成的档案进行数字化，而后从整体上进行科学的规划、选择、采集和组织使之形成可资利用的档案信息资源体系。在信息技术如此发达的今天，构建有效的档案信息传播机制已经是不可逆转的趋势。

(三)主动发掘用户档案信息需求

随着用户获取档案信息的主动性不断提高，档案信息服务的提供者也应该主动发掘用户档案信息需求。网络环境下的档案信息用户往往具有较深的专业知识，对档案信息服务的要求难以用传统方法来满足，主动发掘用户需求有助于预见性的布置档案信息资源，为他们提供个性化的档案信息。档案服务部门应该发挥网络互动性强的优势，主动开展用户需求调查，收集用户的档案信息资源需求和信息服务建议，从而找准档案信息网络服务建设方向，提高服务的满意度。

(四)形成便捷的网络服务平台

面对海量的档案信息资源，用户通常无从下手，构建一个清晰友好的网络服务平台非常关键。服务平台的建设应该考虑到不同类型用户的操作需求，应为普通用户和高级用户设计不同风格的操作界面。普通用户界面更多地采用简洁的设计方式，减少网站层次结构；高级用户界面则提供更加丰富的功能，同时用更多个性化的选项来提高服务的准确性。