档案管理原理在档案管理现代化中应用分析

徐春 菏泽市产品检验检测研究院 党元军 菏泽市立医院

世界经济以及科技的快速发展，对档案管理的要求也越来越高，传统的档案管理模式已经不能满足飞速发展的科技要求。传统档案管理存在着占地面积大、调取不方便的问题，管理以及人员素质也相对落后。现代化档案管理模式就是在赶上科技浪潮的基础上，改掉传统管路模式的弊端，让档案管理朝着智能化、现代化以及系统化发展。档案管理现代化就是指管理者应用先进的管理理念与科学技术，充分发挥自身能力，对传统的档案管理模式进行变革。变革的核心在于遵守档案管理的原理，本文通过分析档案管理的原理在现代化档案管理中的应用来展示档案管理原理的重要性。

一、档案管理原理的特征

(一)档案管理的标准化

档案管理的标准化包括三个方面：技术标准、管理标准、基础标准。其一管理标准是指要求档案管理按照相关法律法规规定的制度进行管理，要求档案管理要具备合法性与合理性；其二基础标准是指档案管理工作的开展需要在广泛的指导意义下进行，需要一定的经验；其三技术标准是指档案管理也要与时俱进，充分利用当代先进的科学技术进行管理，不断完善创新管理办法，进一步提高工作效率与工作质量。

(二)档案管理的统一化

统一化原理主要分为内部及外部两方面。内部原理又分为两条：一是不论是完整的或者是分割开来的档案，都必须进行统一化管理，防止档案管理工作出现漏洞，确保档案管理无疏忽无纰漏；二是维持管理方法的统一，档案作为主要的管理对象，要做到维持好档案管理的秩序以及提高档案管理的效率。外部主要表现为档案管理的方式与理念以及技术要跟随社会发展脚步，保持同步。

(三)档案管理的通用化

档案管理的通用化是指开展档案管理时将档案文档立卷、档案的整理编排以及档案的保护都有通用的方法以及秩序，这样可以提高档案管理的开发和利用力度，同时可以降低档案管理工作人员工作量，提高工作效率。并不断更新档案管理技术，增强管理效果。

二、档案管理原理在档案管理中的应用

(一)动力原理在档案管理中的应用

动力原理的应用主要是用来帮助档案管理现代化来提高管理动力，是实现档案管理现代化的基本前提。动力原理在档案管理中的应用主要体现在三个方面：首先是档案管理机构方面的动力，档案管理机构需要有十分的动力才能更好的优化管理机构，因此我国建立了专门的档案管理调整机构；其次是档案管理人员的动力培养，增加档案管理培训的频次以及专业性，不断提供精神动力，促进档案管理人员意识到档案管理的重要性，明确责任，从而激励档案管理人员的积极性。最后是物质方面的动力提供，如果基本的物质供应不全，肯定会影响档案管理的正常开展，所以必须满足档案管理的物质需求，才能推动现代化发展。

( 二) 反馈管理原理在档案管理中的运用

反馈管理原理主要是在档案管理现代化发展中，由系统管理部门向档案管理机构利用固定的信传输道路传递管理命令，从而档案管理部门能够及时做出相应处理。反馈原理的实施可以提高管理效率，部分档案信息需要定期进行更新，所以应用反馈管理原理可以很好的保证数据的真实性，并且可以及时发现管理数据存在的不足。并且可以第一时间掌握最新消息，实现档案数据管理的及时性。

( 三) 整分管理原理在档案管理中的运用

整分管理主要是针对档案管理的每一个步骤进行的，档案管理包括信息的收集、整理、统计以及档案编号几个方面。"整"主要体现在对档案管理的整体进行分析，确定档案管理的基本方法与管理规律，总结出整体档案管理的功能。然后是"分"，分是指针对档案管理中各个细节处采取特别的管理方式，根据档案管理的不同进行分解调整，然后收纳归类，方便管理。利用整分的管理方式既可以保证档案管理的稳定性与整体性，又能针对问题提出解决方法，极大的提高了档案管理的效率，也更有助于实现现代化。

三、结语

档案管理现代化是档案管理的必行之路，依据档案管理原理为基础可以将档案管理现代化开展的更优更快。科技在进步，档案管理方式也要进步，只有紧跟社会发展潮流的档案管理才能适应社会以及大众的需求。