探究事业单位档案管理工作的优化途径

刘彦 华北军区烈士陵园管理处

人事档案管理对于职工的工作有着非常重要的影响，尤其是在其工作发生调动或者晋升时，这些档案是主要的评定参考内容。近年来，随着人力资源管理理念的日益完善，我国不断的优化事业单位档案管理工作，在一定程度上保证了档案的安全性。然而，为了精简机构、提高工作效率，国家进行了一系列的部门合并和设立，这就造成了档案流动性的增大，档案调取过程之中也凸显了档案管理工作的缺点。如何能够有效的提高档案的管理效率、提高档案的安全性，已经成为当前研究的热点。

一、档案管理工作之中存在的缺陷研究

(一)档案管理理念落后

管理理念是保证档案管理处于不断优化的关键步骤，然而部分事业单位领导并没有认识到档案管理的重要性。这些领导普遍存在着档案管理是文案管理，只需要办公室人员进行保管和记录即可，不必投入过多的时间和资金进行建设。在这种管理思想的引导下，员工在工作的时候必然抱有消极的态度。在进行档案的更新、梳理过程中，部分员工采取了不配合的态度，为档案管理造成了一定的困扰。加之档案管理人员一般级别并不高，一些单位在面对档案管理时也是敷衍的态度，对于档案管理制度的落实程度较差。除此之外，一部分单位甚至存在私自修改档案的严重违规行为，给档案管理带来了更多的不确定性。档案一旦出现遗失、损坏、篡改将会对职工的日后工作带来严重的影响。

(二)档案管理制度有待完善

档案管理制度是确保档案管理流程的基本参照，是档案工作高效开展的必备条件之一。由于事业单位领导对于档案管理工作存在忽视的情况，因此部分事业单位的档案管理制度尚没有建设完善，存在重大的缺陷。这些缺陷造成了在档案管理时出现了效率低下、资料散乱、调取困难，甚至遗失、损毁的情况。档案管理制度的缺失不仅仅会造成档案的遗失，还有可能出现造假的行为，给一些职业操守低的员工可乘之机。一旦国家出现新的变革，职工档案需要进行调动时，由于前期管理不善，会给这一工作造成极大的阻碍，严重减缓了国家事业单位改革的发展速度。

(三)管理模式过于单一

档案管理模式是在管理制度下形成的一种流程，通过这些流程能够实现对于档案的接收、更新、外发。现阶段大部分事业单位依然延续着以往手工记录的模式，这种模式限制了档案管理的灵活性与安全性。此外，目前的档案管理需要记录的种类与内容繁多，手工操作不但容易出现失误，还会对记录内容的总量有一定的影响，降低档案管理的真实性。由于这种档案管理模式存在同步性差，保管部门单一、缺乏监管等问题，导致了一些重要内容能够被篡改，尤其是一些与员工的晋升、工龄、学历等有关的信息。一旦出现这种情况，会给人事管理工作带来严重的阻碍，有些甚至导致了非常恶劣的影响。

二、事业单位档案管理方法改进方式研究

(一)改变传统观念，高度重视档案管理重要性

管理的严格程度是自上而下的，因此事业单位领导对于档案管理的态度直接决定了档案管理工作的优劣。想要真正做好档案管理工作，有关领导需要转变自己的观念，充分认识到档案管理工作对于事业单位人员管理的重要性。不但要将其纳入正常的工作之中，还应该将其与绩效进行结合，对档案管理人员以及涉及的档案所有人进行震慑，使其能够认真的对待档案管理工作。与此同时，还应该加大对档案管理的投入力度，不断引进更好档案管理设施，确保档案管理的高效性。有关领导应该定期的进行检查，考察员工是否认真对待档案管理工作，避免出现档案管理工作疏忽、敷衍的情况，还需要做好员工的思想工作，使其能够认真的配合档案管理工作。

(二)建立完善的档案管理体系

构建完善的档案管理体系，避免出现碎片化的管理对于档案管理的优化有着非常关键的作用。档案管理的完善性应体现在管理过程的标准化、监督化、科学化、高效化等方面。首先，档案管理部门需要组织所有员工学习《档案法》，使员工能够从认识上提高对于档案管理的重视程度。其次，需要将档案管理进行逻辑功能上的区域划分，将不同的责任进行分配，分配过程力求责任到人，以此来提升职工的工作认真程度。再次，需要将档案管理与绩效考核相关联，对于工作之中失误进行处罚，促进档案管理人员的主动性；同时对于表现积极的员工应该将其当月绩效进行调整。最后，还应由相关领导牵头，成立专门负责档案内容监管的部门，确保档案的真实性。

(三)提升认识档案管理信息化水平

以往的手工记录的方式因其影响因素多，为其保管带来了诸多的不确定性，已经不能完全满足当前事业单位的发展。在信息化、数字化的时代背景下，将档案内容信息化成为了解决档案管理内容的有效途径。事业单位档案管理部门可以将档案进行录入，以电子文档的形式进行保存。这种方式能够减少档案管理的难度，大大降低了档案的损坏概率，对于一些重要的内容还可以进行多重备份。与此同时，电子化的档案管理不但能够实现信息的快速提取，还可以与上级单位进行档案同步，强化了监督作用，避免了个人对档案中重要信息私自篡改的行为。

三、总结

在我国事业单位优化的大背景下，应保证档案管理的高效性。这就需要有关责任领导能够高度重视档案管理工作，加强对这一工作的认识，不断完善人事管理制度。与此同时，还应积极的建设信息化的档案管理，进行多重备份，保证档案的完整性与安全性。需要注意的是，档案信息的保密性至关重要，应采用最先进的杀毒软件并定期更新，避免出现人事信息泄露的问题。