人事档案管理在学校人力资源管理中的作用

□宋方圆

人事档案记录着学校人员的学习情况、工作情况、政治表现等相关信息，它是相关人员在学校学习、工作过程中表现的浓缩，通过查看学校人员的人事档案可以清楚地了解他们的具体情况。人事档案是学校人力资源管理的重要组成部分，学校在人事档案管理方面做的科学、有效，有助于开发和利用学校的人力资源，充分发挥学校人力资源的作用，为学校的建设和发展作出贡献。假若学校人事档案管理没有做好，不能满足学校人力资源管理方面的相关要求，那么就会对学校人力资源的开发和利用产生负面的影响，不利于学校的进步和发展。由此可知，人事档案管理在学校人力资源管理过程中发挥着重要的作用，学校必须高度重视人事档案管理，充分发挥人事档案的作用，促进学校的可持续发展。

一、人事档案管理在学校人力资源管理中的作用

人事档案管理作为学校相关人员信息资料的载体，其在人力资源管理中发挥着重要的作用，具体表现在以下几个方面。

(一)人事档案管理是学校考察和了解干部的重要依据。人事档案是一个人信息资源的载体，它真实地记录着人员的各种表现情况，通过查看人事档案可以清楚地知道相关人员在某个阶段做了什么重要的事情，他的政治思想如何、业务能力如何等，它的核心就是“人”，它是人力资源的信息存储库。学校在经营发展的过程中需要配置不同的管理人员，提拔相关人员到适合的职位上发挥自己的才能，为学校的进一步发展出谋划策。因此，在选择干部时要全面了解人员的具体情况、政治思想和工作能力。这时就需要借助人事档案来查看人员的履历，加深对干部的了解和认识，进而充分地挖掘人员的潜力，发挥人员的才能，提高学校的建设。人事档案记录着干部过往的点点滴滴，它是干部人员工作能力的真实反映，通过人事档案中相关人员学历、学位、奖惩、政审材料以及团党信息等来确定他们的工作岗位，分配工作任务，进而让适合的人在合适的岗位上施展自己的才华，为学校未来发展作出自己的贡献。

(二)人事档案是学校制定制度的依据。学校的相关制度要根据学校的实际情况来制定，要根据学校相关人员的实际情况来制定。如果学校在发展过程中盲目的制定相关制度，而没有将真实的信息作为依据，那么制定的制度将不适应学校的发展，也不利于学生的管理。制定制度是为学校发展服务的，只有在收集足够的档案信息后才能很好地为学校服务。学校在进行人力资源管理的过程中需要各种规章制度，通过规章制度来约束学校人员的行为。而制定制度需要充分考察学校人员人事档案，了解学校人员的具体情况。只有这样才能使得规章制度在实际的人力资源管理过程中发挥作用，挖掘学校人员的潜能，确保学校的各项工作能够顺利开展。

二、学校人事档案管理的发展策略

通过上述可知，人事档案在学校人力资源管理过程中发挥着重要的作用，通过参考学校人员的人事档案不仅可以了解学校人员的具体情况，还可以为学校制定人事规章制度提供依据，因此学校应当做好人事档案管理，具体做法如下所述。

(一)提高学校人事档案管理的信息化水平。随着信息技术的不断进步和发展，社会各行各业都发生了天翻地覆的变化。作为学校人力资源管理的重要组成部分，更需要充分利用互联网多媒体技术进行科学管理。传统的学校人事档案管理全部依靠人力，所有人员的档案信息都是纸质形式，这样的纸质化管理不仅浪费了大量的人力，占用了大量的空间，其管理效果还不明显。因此，学校在今后的人事档案管理过程中要充分的利用互联网多媒体，提高人事档案管理的信息化水平。例如，可以将学校人员的档案信息录入硬盘内进行存储，这样档案信息不仅容易操作、管理，还节约了纸质资源、节约了空间范围等。此外，在进行档案管理时可以利用多媒体技术进行分类、整理和归纳，以便在使用的过程中可以迅速检索、方便转移等。人事档案管理信息化不仅可以提高工作效率，还可以对学校未来人力资源需求提供预测和分析的资料，从而全面地了解学校工作人员和学生，将适合的人安排到合适的工作岗位上，发挥工作人员的才能，提高学校的工作水平和质量。人力档案管理信息化，对学校学生未来的发展也至关重要，学生在毕业找工作时可以向企业提供相关的人事信息数据，企业通过查看人事信息数据了解学生在学校的具体表现，从而决定其是否适合相应的工作岗位。总而言之，为了更好地发挥人事档案的重要作用和价值，学校在今后的人事档案管理中应当加强信息化建设，提高人事档案管理工作水平和效率。

(二)构建多元化的人事档案。学校在对相关人员进行评价时主要以人事档案作为参考依据，企业在选择学校学生时也主要参考人事档案，由此可见，人事档案是人才能力的集中体现，所以在进行人事档案管理时就不能单一化。学校的人事档案主要收录的是学生的履历表、学历、学位、自传材料、团党信息、科研以及获奖情况等多方面的信息，如果学校在进行人事调动时仅参考这些信息，那么将不能满足当前信息化时代岗位人才的需求。为此，学校要积极构建多元化的人事档案管理，在编制人事档案时不能一律采用统一的标准，需要根据不同的岗位、不同的专业编制人事档案内容，使人事档案能够充分地展现不同岗位人员的实际能力。例如，学校在编制教务人员的人事档案时除了要记录学历、学位、团党信息、履历等相关情况外，也要将教务人员的科研著作、论文成果、教学评级、实践教学履历等情况记录到人事材料中，全面反映教务人员的教学能力和水平。这样多元化的人事档案编制不仅可以看出教务人员的专业理论能力，工作表现，还可以评价出教务人员的思想道德素质、实践能力等，让学校全面地了解教务人员，以便指导其今后的教学活动，提高教务人员的教学水平。

三、结语

人事档案作为学校相关人员的信息载体，它反映着工作人员的业务能力，影响着学校人力资源管理，是人力资源的重要组成部分。通过查看人事档案可以全面地了解学校干部的具体情况，可以据此制定相关的人事规章制度等，所以说人事档案管理在学校人力资源管理中发挥着重要的作用和价值。人事档案管理关乎着学校开发和利用人力资源，学校应当高度重视人事档案管理，积极转变人事档案管理的观念，摆脱传统的管理方法，提高人事档案管理的信息化，积极借助互联网多媒体技术来提高人事档案管理的工作效率。此外，还需要构建多元化的人事档案，丰富人事档案编制内容，尽可能地将工作人员的各方面能力展现在人事档案中，进而发挥人力资源优势，提高工作效率，满足新时代工作岗位的需求，为学校的进一步发展助力。