电子文件时代文档一体化管理措施探讨

田晓辉

摘 要：随着信息技术的发展，我国的文件管理已经进入电子文件时代。电子文件成为办公系统中主要文件形式，且人工管理逐渐被电子管理所取代。电子文档管理具有高效率、易存储的优势，且文档一体化管理的实施，保证了文件信息资源得到最大限度的开发和利用。因此，在电子文件时代，文档一体化管理是文档管理工作的必然趋势。本文阐述了电子文件时代文档一体化管理的含义及必要性，并提出了建设电子文档一体化的相关措施，希望为相关单位加快文件一体化建设提供有益的参考。

关键词：电子文件；文档一体化管理；档案

1 文档一体化管理

文档一体化管理指的是运用文件生命周期的理论，从公文和档案管理工作的全局出发，将其融入统一的管理系统中，使之成为一个有机的整体，实现对文件的全过程管理和档案信息的前端控制，达到文件与档案资源的最佳管理和利用效果。推行文档一体化管理就是要消除文档工作和档案工作的障碍，实现两者之间信息的共享，促进文档管理一体化发展。

2 实行文档一体化管理的必要性

1）办公处理自动化的需要。文件管理工作的改革是办公自动化实现的前提。办公室工作要实现自动化管理，必然要建立无障碍的信息交流渠道，保证办公信息的及时传达，而统一的档案文件管理体系是实现这一目标的有效途径，文档管理一体化使文件管理部门与档案管理部门合并交融，其信息实现流通共享，使得各部门与人员可以及时地沟通和获取信息，为办公自动化系统的建立创造了重要的基础。

2）档案馆自身发展的需求。传统的档案管理模式以纸质为主要载体，将各单位和部门的文件资料收集立卷，并定期交于档案室归档、保管并为社会提供利用。然而随着我国进入电子文件时代，传统的档案管理模式已无法有效管理逐渐增多的电子文件。为了档案工作能够与时俱进，紧跟时代的步伐，档案馆必须实行文档一体化管理模式，对电子文件实行全程管理。

3）文档一体化的优势。电子文件时代实现文档一体化具有十分明显的优势，具体从以下两个方面进行分析：一方面， 文档一体化将文件与档案部门生成的资料信息归入统一的管理系统中，有利于两者之间的资源共享；另一方面，文档一体化有利于提高工作效率。文档一体化管理借助现代网络技术，对文档实行整体管控，即从文件的录入、归档、分类等环节都是利用计算机进行操作的。强大的文档管理系统实现了文件和档案的多途径检索和一次性输入、输出，避免了文件部门和档案部门的重复记录，也加强了两者之间的信息沟通。另外，文档一体化管理大大减少了文件检索的程序，提高了文件的查找效率，对于档案整理工作的效率有很大的促进作用。

3 推进文档一体化管理的措施

1）加强文档一体化意识。文档一体化不仅是信息时代的发展要求，而且是提高文档工作效率的重要途径。单位领导和管理部门必须认识到档案一体化管理的重要性，加强各文档管理部门之间的沟通交流，统一探讨实现文档一体化管理的有效途径。文件管理部门与档案管理部门改变传统的“各自为政”管理观念，树立宏观、整体的思想，发扬合作精神，共同致力于档案的一体化发展。此外，相关高层领导需要将文档一体化建设融入单位的长期规划中，以增强档案管理相关人员的文档一体化管理意识，从而保证文档一体化管理的推行有良好的环境和氛围。

2）完善文档一体化管理体制。传统的文档管理存在人员职责不清、界限模糊、管理分化等缺点，管理体制的混乱严重影响了机构的正常运行，因此，档案部门必须尽快实现文档一体化管理，完善文档一体化管理体制，明晰各部门关于文档管理的具体岗位职责和权限。我们具体从两方面着手来完善文档一体化管理体制，具体如下：一方面，机构要设立专业的行政管理部门，承担沟通文件管理部门和档案管理部门的中间角色，并对文档管理工作进行统一的协调规划，监督指导档案管理部门和文件管理部门实施文档一体化管理的办法、政策，并对其实施效果进行分析评估。另一方面，机构要实行整体的管理模式，保证实现文档的收集、登记、分类、归档立卷、标目录等一系列流程的全面控制和综合管理，保证现行工作事物处理与立卷同步进行，使文档在处理结束的同时完成归档，使文档管理改变以往领导组织独立、操作程序重复的不利局面，促进文档管理的进一步发展。

3）建立健全文档一体化标准。我们需要从以下三个方面来建立健全文档一体化标准：一方面要完善原有的文档管理标准，对于相矛盾的规范进行修订，为文件管理与档案管理的协调统一奠定良好的政策基础；另一方面，要增添有关文档一体化管理的相关标准，具体包括：一是有关人员的管理标准，包括明晰电子文件管理人员的岗位职责，明确用户的权利和义务，判断电子文件信息资源合法性；二是有关文件内容的管理标准，包括电子文件数据标准、电子文件管理标准规范，如电子文件存储格式、电子文件保管期限表等；三是有关技术的管理标准，包括电子文件交换技术规范，电子文件移交技术要求、数据存储压缩格式规范等。

4）建立完善的文档一体化管理系统。建立完善的文档一体化管理系统，需要从多方面入手。一是建立一体化的领导结构，并按照“文件生命周期”统筹安排文档管理工作，实现文件管理与档案管理的对接与整合，从而实现文档一体化管理的目标。二是构建档案管理的评价机制，以此监督并指导有关部门文档管理的实施，推动档案管理建设的可持续发展。三是加大资金投入，配备全套的档案管理硬件设施，同时引进先进的管理软件，统一规划文件与档案的网络系统，以保证文档管理的高效率与长期性。

5）提升软件研究与开发力度。文档一体化管理实现的重要基础就是管理软件的应用。一款先进的文档管理软件，能够有效整合文档的收集、归档、检索、利用等一系列服务，大大减少了管理的人力成本，同时也提高了文档管理工作的效率。以文档检索为例，先进的文档管理系统可以精确地筛选文件类别，快速查找相关文件，符合快节奏生活下人们的实际需要。因此，档案相关部门应加大投资，引进并开发先进的文档管理软件或系统，以提升文件的流通贡献，同时扩大档案服务范围，以促进文档管理的一体化发展。

4 总结

综上所述，文档一体化管理是电子文件时代发展的必然要求，也是高效完成文件和档案管理工作的有效手段。文档管理的一体化建设从根本上改变了文件管理和档案管理相脱节的状况，有利于统筹管理文件的收集、整理、检索等整个流程，极大地促进了文档管理的规范化，提高了工作效率，同时加强了各个部门的信息交流，实现文档资源的共享，为用户提供了更加便捷的服务。电子时代文档一体化管理是档案工作的必然趋势，要想实现文档一体化管理，这就要求领导和全体员工充分意识到文件一体化管理的重要性，单位要建立健全文档一体化管理体制和系统，同时加强资金投入，完善基础设施，并利用信息技术提高文档的电子化水平，从多方面入手，全面加快一体化管理步伐。

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