加强学校文书档案管理工作的对策

陈秋苗

摘 要：学校文书档案是学校发展的全面记录，是学校的宝贵财产，然而，目前我国学校对于文书档案管理的重视程度普遍不足，这就造成了学校文书档案管理水平低下，管理效率不高等问题。为此，笔者结合实际工作，首先阐述了目前我国学校文书档案管理中存在的普遍问题，然后提出了加强学校文书档案管理工作的相关对策，希望能够为学校文书档案管理人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：学校；文书档案；档案管理；问题；对策

文书档案管理，是各项信息的有效记录，也是档案管理工作中的重要组成。对于学校而言，文书档案管理是对学校科研、教学等方面的详细的、全面的记录，也是学校管理、建设、改革的重要依据，因此对于学校的长远发展意义重大。文书档案管理工作繁琐、复杂，耗时耗力，工作中稍有疏忽，就会造成文书档案遗失、档案损毁、档案装订错误等较为严重的问题，也会直接影响档案管理效率的提升以及文书档案应有价值的发挥。因此，本文从学校文书档案管理的问题入手，有针对性地探究了提升学校文书档案管理工作质量的对策和方案，希望能够抛砖引玉，引发更多的关于此问题的专业探讨。

1 目前我国学校文书档案管理中存在的普遍问题

1.1 档案管理人員的综合素质水平不高，学校对其的培训力度不强

作为人才培养的重要阵地，在我国学校的日常运营当中，普遍存在着“重专业教学而轻综合管理”的现象，而文书档案管理作为学校管理中影响力较低、存在感较弱的一环，很多学校及校领导会自动忽略了其地位和价值，这也直接导致了学校档案管理机构当中人才的严重缺失。首先，档案管理人员的老龄化较为严重，很多从事文书档案管理工作的人员，都是从其他岗位上替换下来准备退休的工作人员，他们大多准备在档案管理部门“养老”，因此工作积极性不高、责任心缺乏，档案管理的技术能力较差，对于电子化档案管理等新兴技术手段的适应性较低[1]。此外，学校普遍不重视对于档案管理人员的培训，对于档案管理工作的要求不够严格，这也是造成我国学校文书档案管理水平迟迟难以得到提高的重要原因。

1.2 档案管理工作的制度建立不够完善，造成档案管理工作混乱

由于思想上的不重视，使得我国学校文书档案管理的相关制度不够健全、不够严谨，这就导致档案管理中的各项责任难以得到有效的落实，日常档案管理工作松散，工作积极性不高，各个部门之间的工作协调性较差。此外，学校日常管理中的各类先进的经验和制度，都不能被有效地推广应用到档案管理部门，而档案管理部门自身的制度建设又更加落后，这就导致学校文书档案工作手段长时间“按部就班”地进行，档案管理工作质量迟迟难以提高，档案管理的现实意义不强，实际价值不高。

1.3 文书档案管理工作的信息化程度较低，档案工作效率低

随着信息技术的发展，我国校园内的网络建设和互联网应用已经达到了较高的水平，但是就文书档案管理工作而言，由于资金投入和管理方式等方面的限制，导致目前我国学校文书档案工作中信息化、电子化程度较低，工作效果也不甚理想。一方面，档案部门的设备的落后，设备与工作需求之间的匹配度不高，由此影响了文书档案管理技术的革新；另外一方面，即便有学校为档案室配备了先进的信息化设备，但是一旦进入档案部门，由于碰不到能够熟练使用设备的档案人员，因此也会被“束之高阁”，在资源浪费的同时，也不能实现档案工作效率的提高[2]。

2 加强学校文书档案管理工作的对策分析

2.1 重视人才培养，做好档案管理的专业人才配备

人才是做好学校文书档案管理工作的核心和基础，在信息技术和网络技术飞速发展的背景下，要想切实提高学校文书档案管理的工作水平，就必须不断适应时代发展趋势，并加快专业档案管理人才的引进和培养步伐。学校应提起对档案管理工作的高度重视，不断创新档案人才的培养方式，加大力度引进专业的档案管理人员，并做好对现有档案管理人员的专业技能培训，从而促进档案管理水平的稳步提升。此外，要解决现有档案管理队伍的老龄化问题，为档案管理配备年轻的有生力量，从而促进档案管理队伍的专业化和年轻化，不断提升工作人员的在工作中的“战斗力”。除此之外，要加强对于档案管理人员的日常管理，并结合实际情况将激励机制和责任机制引入其中，明确档案管理工作中的权利义务关系，综合利用奖惩机制，不断提升档案管理人员的工作责任感和积极性，确保档案工作的健康发展。

2.2 推进学校档案管理体系改革，不断推动档案管理的信息化和现代化

学校文书档案是记录学校发展的重要信息，是学校重要的基础资料，校领导应该正确认识档案管理的重要意义，加大力度促进学校文书档案的管理体系改革。首先，要加大对于档案管理工作的各项投入，提升对于档案管理体制改革的资金支持，为档案工作的顺利开展配备扫描仪、复印机、存储器等硬件设施和用于信息处理的各类软件和程序，从而为档案管理体系改革的推进打好基础。其次，要不断完善档案管理制度，除了要明确人员责任以外，还要进一部规范工作中的流程和标准，确保档案管理部门与学校其他职能部门之间能够进行直接的联系和顺畅的沟通，并在条件允许时，尽快推进办公自动化与档案管理的一体化，从而使学校各个部门工作中产生的各类文件能够第一时间传输到档案管理部门的后台系统当中，避免文件遗漏、泄露的问题出现[3]。另外，要明确内部管理制度，要求工作人员树立正确的档案工作意识，保证档案工作严格按照相关法律法规进行。

2.3 加强对档案管理工作的日常考核，推动档案管理手段创新

要想保证档案工作的高质量和高效率，就进一步完善档案管理工作制度，并加强对于档案管理工作效果的监督和考核。学校应该组织专门的管理工作考核小组，在明确考核标准的基础上，综合利用抽查、普查等方式，并敦促档案管理部门和其他部门的自查、互查的结合，以此来确保档案工作的健康发展。此外，学校应该加大力度推进档案管理工作方式的创新，特别是在信息时代，我们更是要将最新科技手段引入到学校文书档案管理工作当中，加快推进电子化档案的建立和完善；同时，为了保证学校文书档案的完整性和真实性，还要加快档案加密技术、防改写技术以及防泄漏技术的推进和应用，从而确保学校文书档案的安全。

针对现有问题，笔者认为，学校档案管理工作的延续性还应进一步提升，由于学校档案室人员的流动和变动较大，因此很多重要文书档案在收集、整理和外借、收回过程中会出现断档现象，这是档案管理工作中的疏漏，更是学校的遗憾。为此，我们应重视做好工作细节，在进一步严格借阅手续的同时，不断创新方法，建立相应的管理系统，从而及时跟踪档案流向，保证档案的及时归还；在此基础上，要做好档案潜在价值的深挖，以现代化的档案意识，做好档案保密层级的划定、档案的及时脱密以及不涉密档案的开放、共享工作，从而不断提升档案的服务职能，使档案能够更好地为学校的长远发展服务。

3 结语

学校的文书档案管理是学校整体管理水平的重要体现，也是确保学校各项工作顺利开展的基础条件，针对现有档案管理中的问题，学校领导应该提起高度重视，并不断做好档案管理制度的建立、完善以及相关管理措施的创新、落实，只有这样，才能进一步提升学校文书档案的管理水平、管理质量和工作效率，促进学校档案管理工作的健康、长远发展。

参考文献

[1]劳寒梅.中职学校文书档案管理工作的现状及应对策略研究[J].办公室业务，2018，（13）：124.

[2]张捷.学校文书档案管理信息的电子化应用[J].卷宗，2018，（19）：75.

[3]吴秋燕.中职学校文书档案管理保密与利用探析[J].中国科技投资，2017，（19）：196.