大数据时代基层档案数字化工作的探索与实践

谢军伟

摘 要：随着经济社会的发展和科学技术的进步，各行各业数字化、网络化、信息化的程度也不断提高。信息技术的高速发展与广泛应用给档案工作带来的新的课题——档案数字化建设。近年来很多单位或部门开始对传统档案进行数字化处理，逐步形成并完善数字化档案。本文就大数据时代基层档案数字化工作的探索与实践展开探讨。

关键词：档案；基層；数字化；建设

在大数据环境下，企业要想实现更好的发展，促进工作效率的提升就需要开展档案数字化建设。智能化、网络化以及信息化属于现代信息技术的主要特点，得到了许多企业的重视与青睐，而这些也将成为新时期档案管理的特点。尽管传统档案模式投入了大量的财力与人力，但取得的实现效率较低，而数字化的档案管理除了能够增强系统的存储能力之外，还能够让档案信息资源的共享和利用变得更快捷，有利于工作效率的提升，充分发挥档案的价值。

1 档案数字化对于档案利用的重要意义

档案数字化是满足互联网+时代利用需求的必经之路。当今的时代是一个信息化瞬息万变的时代，可谓是数字化的“微时代”。计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用强烈地冲击着社会各个领域，改变着人们的工作方式、学习方式和生活方式。满足信息时代档案利用的需求也有着与时俱进的各种变化，这种变化主要体现在以下几个方面：一是利用档案的意识有了显著的提高，利用档案的领域越来越广泛；二是对档案利用的时间值有了更高的要求，要最大程度的做到迅速、及时、准确；三是对档案利用的便捷性开始有了更高的期待，希望能通过网络快捷的方式进行自动检索、编目、统计、立卷等一系列繁琐的程序。面对利用者在信息时代和数字时代的使用需求，传统的纸质档案管理模式已经不能够全盘适用于多元化的当今社会，档案工作必须尽快做到吐故纳新，改变原始的检索方式和提供利用的手段。数字化的引入不但能够提高档案工作效率和工作质量，而且对于实现档案工作科学性和规范性也发挥着其巨大的功效。

2 推动基层档案数字化工作的有效策略

2.1 转变观念，积极推进档案数字化工作的全域发展

在一些地区和部门，传统的档案管理模式在档案管理人员心中依然根生蒂固，尤其是在一些存量小、人员老龄化的基层，仍然是靠传统的手工查阅模式，抵触数字化工作，这无疑会使档案的实体安全和利用效率大打折扣。为改变这一现状，各基层档案管理部门可采取制定制度规范、加强宣传力度、设立试点推广等行之有效的措施，通过档案数字化后实实在在的利用效果来改变基层档案人员的传统观念。在实际操作上，可将传统的纸质档案先进行数字化，把数字化成果存储在光盘上返还给各立档单位，实体档案及时归档移交，这样既方便了查阅利用，又保护了纸质档案的安全。

2.2 培养人才，为档案数字化建设提供技术保障

目前，基层档案从业人员数量少、薪酬低、专业程度不高等原因造成档案专业人才不足，不能满足档案数字化建设的需要和档案事业的后继发展，迫切需要档案专业人才的引进和培养。各基层单位可从高校聘请档案管理专业人才，引进专业的档案外包服务公司，加强基层档案管理人员的培训和继续教育，尤其是计算机技术和信息技术培训，使之不仅懂档案业务管理，又能熟练操作计算机，掌握档案管理软件的使用和档案数字化加工方法。另外，还应提高档案从业人才的待遇，以市场经济来刺激后继人才的产生和专业技能的提升。

2.3 整体规划，点面结合地开展纸质档案数字化

基层档案门类众多，保存利用价值参差不齐，因此在推进档案数字化过程中必须做到“重点”与“全面”相结合。优先着手处理新形成的档案，在处理过程中吸取好的经验，及时优化后续形成的档案，再处理库存的历史档案；先处理利用率最高、人民群众最需要的公证档案、婚姻档案、社保档案等民生档案，为人民群众的利用提供便利，再处理其它历史档案，即采用“先增量、后存量；先民生、后其他”的原则，稳步推进档案数字化工作。在开展各项工作前，还应该综合考虑经费、人员、设备设施及技术要求等各个方面，做到全面考虑、统筹规划。

2.4 组织协调，高效开展数字档案资源建设

目前，高度的社会信息化导致档案数据量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，各地区或部门档案信息资源互通程度不高，因此，建立一个包罗万象的“大数字档案馆”必将成为档案数字化建设的最终目标。组织协调基层各单位、部门之间的互通交流，使之成为普及业务知识、交流先进经验、推动工作进展的有效手段，这不仅能促进档案数据的对接与融合，实现档案信息资源的共享，还避免了数字化工作的重复进行，推进了“大数字档案馆”建设的进程。

另外，各基层单位、部门还应明确内部档案管理的工作岗位、工作责任。按照数字化工作的流程，设立每个环节的责任岗位，使工作人员能够快速完成各自的工作并及时向下一环节的工作人员交接，实现流水线式的作业，提高档案数字化的工作效率。

2.5 注重质量，确保数字化档案的实际效用

各基层单位、部门在档案数字化的过程中，不仅要通过全面的质量控制、检查手段来保证扫描后的数字化档案内容完整，画面清晰，与原件一一对应，格式、载体等符合规范要求，还要确保其具有法律效力。要充分考虑的数字化成果的现实效用和长远规划，通过一些权威、可靠的法律认证手段、先进的防伪技术来保证其法律效力和安全，还要从高要求，确保现在及以后都能与“大数据库”对接融合。

2.6 加强电子文件的归档工作

电子文件是现代档案的主要成分，也是未来馆藏数字档案的主要来源。因此，我们要从源头上抓起，对有条件进行档案数字化的归档单位或已实行网上办公的单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，所有电子档案要求与档案文件级目录相链接，建立全文数据库。这样档案部门不必对归档的传统载体档案进行二次处理，既节省了人力和时间，又有效地保护了档案。

2.7 加强基层档案数字化的安全管理

档案的安全管理始终是档案管理工作的重中之重。在档案数字化的过程中，要采取一系列行之有效的措施来确保档案的安全：首先要确保档案实体的安全，严格清点、全程监控、细心操作，并全面检查数字化后恢复原状的实体档案；第二，档案数字化的办公场所和设备设施的安全，要落实办公场所的防火、防盗、防潮等措施，并确保所用计算机、储存载体等设备的质量和安全，安排专人负责全程监管；数字化档案管理软件要充分考虑后续的扩容和功能升级，与时俱进；第三，档案信息的安全，档案数字化工作人员应具有保密意识，与外包服务单位签订保密协议，不得私自复制、下载、传播档案信息及数字化成果，秘密档案须专人负责，不宜外包。

3 结语

大数据时代是信息化的时代，各基层档案部门要顺应社会发展趋势，积极应对，利用云计算、互联网、物联网等信息技术，提升档案工作的现代化水平。积极探索前沿技术在档案领域的运用，寻求多方面的合作，逐渐引入大数据技术，加强对档案数据的分析和利用，加快推进信息技术与档案工作的融合进程，为最终实现全国档案大数据格局打下坚实的基础。

参考文献

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