如何加强高职院校文书档案的收集归档工作

王丹

摘 要：高职院校的文书档案收集和归档工作有着服务性强、基础性高等特点。它是高职院校进行各种工作的重要参考。随着我国高职院校改革越来越深入，文书档案的收集归档工作的内容范围越来越广。文书档案能够对学校历史进行真实的记录，其有着重要的意义。文书档案管理工作涉及到了学校科研、教学等方面的记录，其有助于人们更好的对学校历史进行深入了解。然而，目前，我国的高职院校文书档案收集和归档工作还存在许多问题，所以，本文对存在的一些问题进行总结，探讨了如何强化高职院校文书档案收集归档工作的应对策略。

关键词：高职院校；文书档案；收集归档；策略

在高职院校档案管理工作当中，文书档案收集和归档工作是基础。它是高职院校档案管理工作的重要构成[1]。文书档案的收集是不是齐全完整，归档是不是准确和及时，直接关乎着文书档案管理的质量水平。它直接关乎着广大使用人员利用文书档案。因此，我们需要针对性的采用一定的措施，强化高职院校文书档案收集和归档工作的管理，进而更好的提升院校文书档案管理工作的质量。

1 高职院校文书档案收集归档工作过程中存在的问题

1.1 文书档案管理人员意识比较差

目前，高职院校往往对文书档案收集归档管理工作存在比较弱的重视程度，进而造成了人们在日常工作过程当中，往往发生注意力不集中的问题，并且对文书档案收集以及归档工作不能进行全方面的開展，进而使高职院校文书档案收集以及归档工作存在比较差的管理意识[2]。工作人员在管理过程当中，对高职院校红头文件重视程度较高，然而却对普通文件没有引起高度的重视，进而造成了文书档案收集和归档工作整体的质量和工作效率都比较低，往往会发生档案残缺、不完善以及失真问题[3]。一些管理工作人员认为：文书档案的收集和归档工作不重要。因此，在日常的工作过程中，不能全心的投入到工作当中，进而造成了在对信息资料进行收集和归档的时候，提高了管理的困难度。这样，不但文书档案的作用不能更好的发挥，并且在一定情况下严重制约了高职院校持续健康的发展。

1.2 高职院校对文书档案收集和归档的力度不足

目前，尽管文书档案的管理工作越来越受到人们的密切关注，然而在高职院校实际的操作时候，重视程度还不足。一些文件和资料都出现了破坏和缺失问题。高职院校文书档案资源破坏和缺失问题的因素比较多，其中归档的模式不科学，不可以按照文件资料实际状况来管理。一些高职院校还利用了传统文字档案的形式来收集和归档，并没有提升对电子文书档案的重视度。除此之外，文书档案的归档和收集的流程不完善，一些文件的资料都会没规律的进行放置，不能根据规定的内容以及时间来管理，同时会出现许多档案不能有效的进行存档，容易出现今后找不到档案的状况。最后，文书档案自身存在较弱的可靠性，一些高职院校为了对上级检查进行应对，许多文书档案失去了有效性以及真实性。

2 强化高职院校文书档案收集和归档工作的策略

2.1 提升对文书档案收集和归档工作的重视度

高职院校在档案的管理过程中，档案管理工作的重点为档案收集和归档。如果没有档案收集，就没有档案整理。缺乏有效的整理就不能充分的利用档案资料。所以，在高职院校文书档案管理的时候，档案收集归档是重要的一个工作，需要高职院校对文书档案收集和归纳工作进行高度的重视，需要从人力、财力以及物力等进行强有力的支持，利用有效的措施，提升高职院校文书档案收集和归档工作质量。文书档案不是高职院校自身出现的，而是在长期的发展过程当中经过持久积累而出现的。所以，在高职院校大的档案收集和归档过程中，对高职院校档案收集是文书档案管理工作比较重要的环节。高职院校档案管理单位需要将价值比较高的档案进行充分的收集，并且构建合理的档案管理系统。只有这样才能够确保高职院校档案保存的更加完整。

2.2 强化建设高职院校文书档案收集归档工作制度

第一，构建完善的高职院校文书档案收集和归档管理制度，让高职院校文书档案管理有制度可依。文书档案收集和归档工作是高职院校档案方面管理的基础。怎么充分做好这项工作，要根据有关规定来进行，并且按照自身实际状况，针对性的制定文书档案的收集和归档方面的制度，进而在收集和归档文书档案的时候，管理工作人员会按照相关规章制度来认识贯彻。第二，强化高职院校文书档案的归纳以及收集方面的制度建设，创造更好的文书档案归档以及收集的工作环境。同时，定期的培训文书档案管理人员的有关法律法规知识，持续的提升高职院校的文书档案管理工作人员的法律法规知识方面的学习，才可以更好的做到有法可依的情况。在高职院校当中，文书档案管理的工作人员需要对《档案法》进行认真的学习，充分掌握好有关内容，并且将其很好的应用到实际当中。除此之外，高职院校文书档案管理工作人员还需要对有关档案法律法规进行自觉的遵守。第三，加强文书档案的归档和收集方面工作的监督和管理，并且对文书档案归档和手机执法程序进行严格的遵守。在高职院校文书档案的归档和收集监督的时候，需要对监督人员执法行为进行规范，严格要求监督人员根据法律法规来进行管理，进而更好的收到监督的理想效果。

2.3 提高高职院校文书档案更加准确的鉴定

第一，构建相关网站并且利用档案管理系统。随着我国信息化技术发展越来越快，其给高职院校文书档案管理工作带来了比较大的机遇。在新的形势下，高职院校档案管理有关部门需要积极的促进高职院校档案管理信息化方面的构建，进而更好的符合目前社会发展需求。在文书档案管理信息化方面构建过程中，高职院校要更好的构建自己特有的管理网站，并且充分的利用档案管理系统，进而让文书档案管理利用现代化手段，让信息化查询系统在使用的过程中，不断对文书档案信息内容进行丰富，加速学校文书档案管理信息化方面的建设速度。在建设文书档案的信息化管理过程中，高职院校能够将所建设的档案信息看成是信息化建设的重中之重，对国家档案管理的有关标准进行严格遵守，根据高校文书档案收集和归档的基本规则，利用各类模板来对管理技术进行定制，继而实现更合理的对文书档案的归档和收集。第二，强化高职院校档案信息化管理基础建设。对于这样工作，高职院校只有通过合理的手段，进行全程跟踪，才能够得到预期效果。在实际的文书档案收集以及归档的时候，对高校的重大事件以及活动等，需要全面的记录和收集。例如：在不同时期，高职院校得到过什么称号。在科研方面得到过什么的业绩等。这些都需要文书档案管理人员进行认真的收集。这些资料都非常有保存的价值，其能够给高职院校文书档案的信息化建设带来丰富的档案信息资源。

3 结论

综上所述我们可以看出，文书档案能够更好的反映出高职院校日常活动等内容。有效的开展文书档案的归档和收集，是高职院校管理工作的基础和根本内容。它不仅能够确保文书档案整体上的使用效率，还可以确保文书档案更好的发挥出自身价值。按照目前高职院校文书档案收集和归档管理过程中存在的一些不足，从四个方面分析了如何强化高职院校文书方案收集和归档工作，进一步提高了高职院校文书档案管理工作的质量和效率。

参考文献

[1]刘美萍.从人才培养水平评估工作看高职院校档案管理的重要性[J].中国教育技术装备，2016.09.

[2]李家文.浅谈如何做好新时期的学校档案工作[J].职业技术，2015.01.

[3]王建萍.浅谈高职院校文书档案工作的信息化发展[J].常州工程职业技术学院学报，2014.03.