浅谈事业单位人事档案管理问题

张华

摘 要：档案，是对一个年代的记载，也是相关部门未来发展的重要凭证，在数据量与日增多的今天，档案管理工作也产生了各种各样的问题，这也直接影响着我国民政工作的效率与质量，在信息化的时代，事业单位对于档案工作的认识不能再局限于过去时了，要与时俱进，积极完善管理制度，才可进一步的提升工作质量与效益，我们都知道，事业单位的档案管理对于政府建设有着非凡的意义与重要性，也是国家人事档案的核心部分，管理好人事档案对于国家人事的制度有着非常重要的作用，本文作者从理论出发，并联系本人实际的工作经历与体会，对于档案管理工作做了探究与分析，仅供参考。

关键词：事业单位；人事档案管理；问题；措施

人事档案的管理在事业单位的人力资源管理工作中占据着非常重要的位置，它也是工作人员的业务能力与工作表现的重要凭证，同时也是人员调动与提升的有力依据，它记录着事业单位工作人员从参加工作起，在不同的时期的不同表现，是单位人力资源管理的重要手段，对于做好单位人力资源管理工作有着非常大的帮助。从理论上分析，人事档案管理工作其实是一项非常系统的工作，工作内容琐碎而复杂，如果投入的人力不足，可能会影响到工作的质量，随着我国科技水平的进步与发展，事业单位的人员编制也发生了一定的变化，相关的档案管理人员在不断的减少，在此同时，不同的岗位也经常有所调动，这也就导致了一些工作人员业务能力不够强，在意识上，对档案管理工作也没有真正的认知与了解，这对提升人事档案管理工作也会造成一定的困扰，

1 事业单位人事档案管理中存在的问题

1.1 管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术的迅速发展和信息水平的不断提高，人事档案信息管理系统已经在事业单位中得到普遍应用。但从总体来看，事业单位并没能充分发挥信息技术的作用，比如有些单位虽然把档案信息输入计算机，但真正要检索资料、调阅档案时还是习惯于采用手工操作，无纸化阅档基本得不到实现，这些都不利于人事档案的保管，同时还会大大降低工作效率。

1.2 人事档案材料质量不高

人事档案材料本该是客观、历史地记载员工个人情况的，具有很强的真实性和唯一性。然而，在当前事业单位的人事档案管理中，档案材料造假十分严重，虚报工龄、学历的现象比比皆是，很难反映员工的真实情况。另外，很多材料内容空泛，比如自我鉴定、评价都是套话，使得人事档案材料看上去如出一辙，很雷同，给人以“千篇一律”的感觉，严重影响档案材料的质量，降低档案的利用率。

1.3 管理力量薄弱、管理水平不高

由于事业单位对档案管理工作的不重视、淡漠，导致相当一部分事业单位的档案管理人员没有经过专业培训，缺乏相关的专业知识，档案意识淡薄，对人事档案的收集、整理、归档等业务不熟，管理水平低下。而且许多档案管理人员都是兼职人员，根本没有足够的精力投入到人事档案管理工作中，经常出现归档不及时、档案缺失的情况，严重影响档案管理的质量。此外，档案管理人员的思想观念比较陈旧，管理手段也相对落后，这些都在一定程度上限制了人事档案管理水平的提高。

1.4 对人事档案管理不够重视

长期以来，很多事业单位对人事档案工作的认识不足，重视度不够，认为挡案管理的主要和首要任务是保证档案资料本身的安全性，忽视了人事档案管理可为用人制度、选任制度提供重要支撑的作用，致使人事档案管理工作仅仅流于表面形式，完全处于被动、应付的状态，难以为事业单位的发展建设提供高质量的服务。

1.5 档案管理缺乏科学性和时代性

随着时代的发展，信息化管理体系已经相当普及，人事档案信息管理系统也得到了广泛的使用，但是由于一些先进的信息技术没有充分的在人事档案管理中使用，因此有些单位仍采用原始的办法，将员工的个人信息，调动资料等人工录入，没有使用电脑进行资料检索或阅读档案，而无纸化阅档更是无法实施。这大大的降低了工作效率，也影响了人事档案的管理。

2 改善事业单位人事档案管理的措施

2.1 加强人事档案管理的信息化建设

在信息技术快速发展的今天，事业单位应注重加强人事档案管理的信息化建设。档案管理人员可以利用计算机来进行辅助管理，运用现代先进的设备和技术，将纸质的档案资料转变成数据资料，实现纸质档案和数据档案的共存。同时，还可以利用网络实现人事档案信息的资源共享，这样既方便了利用者，又提高了人事档案工作的效率。

2.2 注重人事档案材料收集，提高档案质量

随着人事体制改革的深化，需要入档的材料不断增多，档案管理人员必须及时收集有关的各种材料，认真整理、仔细鉴别，对不符合规定的材料及时予以处理，确保材料手续完备、齐全完整，保证人事档案材料的真实性、准确性。档案管理人员要充分意识到人事档案在人力资源管理与开发中的重要性，妥善保管档案材料，提高档案管理质量，最大限度的发挥人事档案的信息价值。

2.3 建立健全人事档案管理制度

人事档案管理是一项琐碎、繁杂的工作，需要一定的规章制度来制约，否则容易杂乱无章、无所适从。事业单位应结合人事档案管理工作的实际情况，制定各项管理制度，对档案的收集、整理、借阅、归档等环节都要有明确的规定，并落实责任制，使人事档案管理有据可依，朝着制度化、规范化、标准化的方向发展。

2.4 加强人事档案管理队伍建设，提高管理人员素质

人事档案管理是一项业务性、政策性较强的工作，集服务性和保密性于一体，需要高素质的复合型人才。因此，事业单位必须加强人事档案管理队伍的建设，以提高档案管理人员的综合素质，从而提升档案管理水平。首先，选择一些行为严谨、责任心强的员工从事档案管理工作；其次，加强对档案管理人员的培训、教育，提高其专业知识和专业技能；最后，注意与时俱进，定期组织一些学习活动，让档案管理人员能够及时掌握最前沿的理论知识和最先进的管理技术，跟上时代发展的步伐。

2.5 提高对人事档案管理的重视度

事业单位领导必须充分认识到人事档案管理的重要性，提高思想认知，高度重视人事档案管理工作，將其纳入单位的议事日程。成立专门的档案管理领导小组，定期对单位的人事档案管理工作进行检查、指导、督促，及时发现并解决问题；建立人事档案管理考核机制，实行定性定量考核，推进人事档案管理工作的规范化建设。

3 结束语

我国事业单位的档案工作需要及时的创新与改进，我们要在实践中不断的创新，及时的采取有效的手段进行探索与磨炼，一些事业单位己经认识到档案管理工作的重要性，并将此项工作当作一项重要课题去抓，作者认为，为保证人事档案管理的工作质量，在创新中应结合实际情况，制定合理的管理制度，抓好每一个细节，不断的优化每一个工作流程，全面的提升工作水平，使事业单位的人事档案管理工作迈上一个新的台阶，为我国事业单位的整体改革添加动力。

参考文献

[1]韩秀革.事业单位人事档案管理思考[J].合作经济与科技，2011，（18）.

[2]代春辉.事业单位人事档案管理浅谈[J].才智，2011，（19）.

[3]过言之.建立人事档案管理中心可行性研究及法律探索[J].兰台世界，2012（02）.