试析新时期如何做好人事档案管理工作

陈菲菲

摘 要：档案具有其特殊的价值和意义，它是对历史的真实记载，因此，其最突出的特点就是真实性。人事档案管理是档案工作的重要组成部分，能否做好人事档案管理工作将直接影响到整个档案工作的综合成效，本文笔者就针对新时期如何做好人事档案管理工作进行了分析和研究。

关键词：新时期；人事档案；管理工作

一直以来，我国都十分重视档案管理工作，尤其是在十八大召开之后，各级组织和部门对档案管理工作的重视度进一步提升。在新时期的时代背景下，必须将人事档案管理摆在档案工作的首位，切实履行好相关任务，特别是要确保干部人事档案的管理质量，这样才能为各级干部与人才的选拔提供有效的参考依据。

1 人事档案管理工作的重要性分析

1.1 加强对人事档案的管理是历史的必然选择

人事档案管理工作就是搜集相关人员的工作与生活信息，并对其准确性与真实性进行鉴别，最后将其归档存储的过程，此项工作并不是一次性完成的，而需要根据实际情况的变化对档案内容进行更新和丰富。人事档案不但能充分反映出档案管理改革工作的成效，而且还能在实际工作中发挥出方向指导的作用，避免不良行为的出现。由于近段时间制度改革的大面积推行，致使许多数据信息需要重新进行汇总整理，这就要求对人事档案内容的真实性进行严格检查，把具有利用价值的信息添加到人事档案内容之中，以便在选拔人才的时候作为参考。

1.2 人事档案管理工作的切实履行是重要的政治使命

人事档案管理是档案管理工作中不可或缺的关键组成部分，将人事档案管理工作落到实处，能保证人类社会发展资料与国家历史资料的完整性。档案中所记载的内容能充分彰显出一个国家悠久的发展史与文化底蕴，是了解某个党派或国家的基本参考资料，及时有效地完成人事档案管理工作，是把握历史发展脉络、培养爱国精神的必然选择。因此，在实际开展人事档案管理工作的时候必须秉承对国家负责、为人民服务的基本原则，具备强烈的政治使命感，这样才能使人事档案管理工作的价值得到充分发挥。

1.3 人事档案是进行人才选拔的必备依据之一

档案管理工作不仅仅是档案工作的重要内容，同时也是我国人才选拔体系的关键部分，借助各类档案资料，可将干部及相关人员的生平经历和贡献等真实完整地记录下来，不仅如此，档案管理工作的高效完成还能为人事管理工作的顺利开展提供保障，各级部门和组织可参照人事档案内容对相关人员制定针对性的培养与考评方式。此外，借助档案管理，还能在第一时间找出干部队伍出现的新变化以及面临的问题，从而促进人才队伍的发展，使人才队伍从根本上得以壮大。

2 新时期人事档案管理工作中存在的问题

2.1 相关制度有待完善

各类工作的开展都必须有基本的标准规范和参考依据，人事档案管理工作也不例外，这就要求建立完善的人事档案管理制度体系，但是从当前的现状来看，我国人事档案管理方面的规章制度、标准文件等非常少，特别是在管理细节工作的指导上十分欠缺，而且许多单位都还没有意识到这一点，认为人事档案管理制度可有可无，正是这些问题的存在致使人事档案管理工作的执行力度不够，工作效率偏低，管理质量也不够高。

2.2 管理工作队伍的素质偏低

人事档案管理工作本身具有一定的专业性和复杂性，需要具备专业知识背景的人员来进行，这样才能确保工作质量，不仅如此，管理人员还必须具备较强的职业道德素质，对工作保持高度的热情和耐心，做到尽职尽责。特别是在新的时代背景下，对人事档案管理人员综合素质的要求更高。但是目前绝大多数单位都不是很看重人事档案管理工作，为了节约资金，往往雇用一些兼职人员来完成此项工作，这些人员不仅在专业素质上不达标，而且工作责任感也不强，人员流动十分频繁，这对人事档案管理工作的高质量完成来说是非常不利的，需要在今后的实践中加以改进。

3 新时期做好人事档案管理工作的对策

3.1 建立健全管理工作机制

首先，应当加大对干部人事档案管理工作机制的建设力度，使人事档案管理工作的开展有据可依，从而为此项工作的顺利高效完成提供保障。其次，应做好相关制度的建设工作，参考《条例》中的相关内容，并结合具体的实际情况，调整和增加各项规范标准及要求。管理工作机制的完善不可能一朝一夕完成，而需要经过长时间的实践，要求管理人员必须按照标准的工作程序，在落实好档案管理保密工作的基础之上，使工作细节更加科学化和可视化，并做好各环节的监督工作。除此以外，单位还应当设置合理的奖惩制度，定期对工作人员进行考核，对于表现优秀者，应给予适当的奖励，并在其他员工面前树立榜样，对于表现不达标且屡教不改者，应当取消其岗位资格。

3.2 加强对管理团队综合素质的提升，打造一支优秀的人事档案管理队伍

人才是确保各项工作得以顺利开展的基本前提，所以，必须把人事档案管理人才的培训工作放在重要位置，适当加大对管理人员的培训力度，完善培训体制，可将培训工作分为两阶段完成，即岗前培训和在职培训，对于基本素质和能力达标的新入职人员，应对其进行一段时间的岗前培训，待岗前培训考核通过之后才可正式进入岗位。在管理人员正式入职工作的过程中，应当定期安排专业知识与技能的培训活动，让广大人事档案管理工作者的业务能力得以提升。此外，还应当经常在单位内部开展相关法律法规的宣传讲座，使工作人员的档案法制意识得到强化，从而不断规范自身的工作行为。与此同时，工资待遇和工作条件的改善也是非常重要的，只有具备一个良好的工作环境和可观的劳动报酬，才能为单位引进和留住优秀人才。

3.3 提高对档案管理工作的重视度

要确保档案管理工作的顺利高效开展，就必须使此项工作得到高度重视，让单位的所有领导者与管理者都认识到人事档案管理工作的重要性，并按照标准程序及时开展各项管理工作，在实际进行人事档案管理的时候，还必须采取随机和定期抽查相结合的监督模式，以便在第一时间发现和解决问题。此外，还应当认识到档案管理对人力资源开发来说的重大意义，使二者相互配合、共同促进，从而不断提升单位的运作效率。为了保证管理工作的切实高效开展，还必须及时更新管理技术设备，设置合理的管理网点，使人事档案管理工作的进行有良好的环境条件，最大限度降低档案资料丢失、缺损等现象的发生几率。

3.4 紧跟时代步伐，实现信息化管理的目标

现阶段，计算机技术、网络信息技术等正逐渐趋于完善，因此，在开展人事档案管理工作的时候也必须积极运用这些先进技术，加快构建档案数据库，使人事档案资料得到及时更新和充实。此外，信息化管理的实现还能提高人事信息的时效性，便于上级领导在第一时间掌握下属人员的思想动向与工作状况，同时也能在一定程度上提升人事档案管理工作的效率与质量。

4 结语

综上所述，人事档案管理工作对单位的长远发展来说具有十分重要的意义，在新时期的时代背景下，我国人事档案管理工作的開展面临诸多问题，包括管理人员素质偏低、相关制度体系不健全及管理模式落后等，要解决这些问题，就必须在今后的实践中进一步加强制度建设，注重对管理团队的培训，并大力推广和引进信息化管理模式，实现人事档案管理的与时俱进，这样才能从根本上提升人事档案管理工作质量，使其作用得到充分发挥。

参考文献

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