档案数字化信息长期保存策略的关键问题

李思源

摘 要：21世纪是信息化的世界，信息化发展已经成为了世界各国谋求发展的共识。在信息时代，人们利用计算机技术和互联网知识为现实世界极大地提供了很多便利，知识与信息是各个行业中的最重要的组成要素。新中国成立以来，我国档案管理科学的发展速度非常快，理论发展相对成熟，随着计算机技术以及数字化技术的发展，档案管理已经逐步从传统的纸质版档案保存转换为数字化档案保存上，这种技术也并日臻完善。通过计算机技术以及数字化技术，为档案保存解决了很多疑难问题，本文主要介绍档案数字化信息长期保存策略中的关键问题的解决方法。

关键词：档案管理；数字化；保存期；保存效率

1 档案数字化信息长期保存的不足之处

随着计算机科学技术的迅速发展，数字化技术已经广泛应用到各行各业，现阶段，我国档案管理工作也开始利用数字换技术开展工作，档案管理工作模式和工作方法产生了很大的改变，并且在档案管理工作中，数字化也凸显出了很多的优点。

档案管理工作已经开始向数字化方向转变工作思维，数字化档案管理工作更加具有可行性，适应时代和科技的发展，很多档案管理员也是越来越喜欢数字化档案管理工作[1]。

档案数字化信息保存可以统一字体、字迹等，都可以用数字化的方法进行统一，这就极大地减少了纸质档案保存的弊端，同时档案数字化信息保存方便快捷，效率高，但也存在着一定的缺陷与不足。

在“互联网信息时代”下，一部分档案管理局或档案管理部门的数字化技术接受程度严重不足，没有掌握核心的数字化技术，这些数字化技术往往是制约数字化档案管理工作模式改革的关键，造成数字化规整度不强、资源缺失的现象。一方面，数字化档案管理工作模式仍然停留在数字化档案管理工作的初步发展阶段，档案管理员能够进行数字化，却不能及时进行系统和数字化方法的升级，忽略了先进的数字化方法对数字化档案管理工作的重要性[2]。因此，很多档案管理员对数字化时代下的数字化档案管理工作认知存在很大的差别，部分管理员对数字化档案管理工作的适应能力不强，学习效率比较低，甚至是不愿意接触数字化，档案管理方面的领导也没有正确地引导工作人员选择良好的数字化工作模式。

另一方面，很多纸质档案的原件字体的大小不一、字迹颜色和笔迹都存在很大的差别、纸张材料及薄厚程度往往也有所不同，这些不同会随着时间的推移发生更大的变化，这对档案的保存产生了很多问题。

2 档案数字化信息保存方法

在档案数字化信息保存中，备份的方法有很多种，并且需要用不同的方法进行备份，以便防止数字档案丢失。例如，如果进行图像档案的备份，可以通过扫描图像存储的方式进行，在扫描图像中通常采用TIFF、JPEG以及无损压缩JPEG2000这三种格式。这三种格式各有利弊，现就TIFF、JPEG以及无损压缩JPEG2000这三种格式的优缺点进行比较分析。

TIFF是Tagged Image File Format格式的缩写，这种格式比较灵活，适用于保存照片和艺术图这种档案信息，图像质量较高，因此所需内存比较大。JPEG是Joint Photographic Experts Group格式的缩写，这是一种应用广泛的文件格式，但是JPEG是一种有损压缩图像文件格式，能够在存储的过程中去除数据冗余，能够利用最少的磁盘空间存储质量较高的图像。JPEG2000图像文件格式是JPEG经过改进后的图像格式，在进行压缩的时候，管理员可以自主选择进行有损压缩和无损压缩。在传输数据的情况下，JPEG2000先传输图像的轮廓，然后在数据传输的过程中，JPEG2000可以逐渐传输数据，图像从低分辨率逐渐过渡显示为高分辨率图像[3]。

3 档案数字化信息长期保存措施

信息技术是当今社会发展最迅速的科学技术之一，档案管理工作也已经开始利用数字化技术进行管理工作，未来我国的数字化档案管理工作将会成为档案管理工作的主流方法。数字化档案管理工作除了上文中所介绍的不足之处之外，还要一个问题，就是数字档案的长期保存问题。

在数字化档案管理工作中，需要经过图像扫描、格式转化、缩微品输出、拷贝冲洗等多个环节，每个环节自然都有可能出现数字信息丢失问题。现就如何增加档案数字化信息保存期限进行阐述。

对数字化档案实现长期保存，必须对档案数字化信息保存工作实现规范化，这样助于加快推进档案数字化进程。数字化图像的主要技术参数有：图像文件格式为TIFF，全彩色（RGB）、24bit真彩色输出，分辨率大于或等于300dpi，单页档案尺寸不可以超过A3尺寸标准画幅，且为100%原大尺寸扫描[4]。

很多纸质档案的原件字体的大小不一、字跡颜色和笔迹都存在很大的差别、纸张材料及薄厚程度往往也有所不同，这些不同会随着时间的推移发生更大的变化，这对档案的保存产生了很多问题。档案数字化信息要想长久保存，可以统一字体、字迹等，都可以用数字化的方法进行统一，利用上文所述保存格式进行保存，这就极大地减少了纸质档案保存的弊端，同时档案数字化信息保存方便快捷，效率高[5]。

很多档案管理工作的对象是文献史料，这些文献史料通常具有珍贵的保存与利用价值。档案数字化工作可以利用先进的科学技术，保存这些文献史料，延长文献史料的生命期，帮助其保持文献资料的原貌。

4 总结

近年来，我国档案管理科学逐渐规范化，理论发展进步非常快，将档案管理进行数字化是时代发展的必然需求，同时，解决数字化档案的长久保存问题，对于档案管理人员来说也是一个挑战。本文主要介绍档案数字化信息长期保存策略中的关键问题的解决方法为从事档案管理的工作人员提供建议。

参考文献

[1]齐宗元.档案数字化信息长期保存策略的关键问题浅析[J].中国管理信息化，2013（13）：69-69.

[2]张美芳，马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像，2007（1）：26-29.

[3]肖秋会，张瑜.非结构化数字档案资源长期保存的挑战及应对策略[J].中国档案，2016（7）：74-77.

[4]王巍.数字档案长期安全保存存在的问题与对策[J].中国建设信息，2008（4）：12-14.

[5]郭秀凤.数字化档案长期保存的问题及解决对策研究[J].兰台内外，2015（6）：25-25.