浅论工程建设中档案管理工作的作用

沈艳

摘 要：建设工程项目管理工作中，档案管理是很重要的环节，对工程质量有直接影响。通过提升工程档案管理水平，可以保障工程项目建设的规范性和稳定性，助力工程建设产业提档升级。这就要求档案管理工作人员能够集中分析当前工程档案管理工作中的问题，把握档案管理工作要点，保证工程档案管理的高效性和完整性，为工程建设质量提供可靠保障。

关键词：工程建设；档案管理；措施

随着时代的发展，建设工程档案管理工作也要顺应趋势，充分认识到建设工程档案的重要作用和地位，使之成为工程建设、维修养护、改扩建、审计稽查、处理纠纷的可靠信息和有效凭证，要把握建设工程档案资料的内容及特点，思考和探索建设工程档案科学化管理的措施，更好地推进我国建设行业的可持续发展。

1 工程建设中档案管理工作的作用

1.1 工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后回复重建的重要依据

建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、建设损失的重要手段之一。最近频繁发生在建工程质量事故，包括房屋、桥梁的突然垮塌，都给我们提出一个相同的课题：建设工程事故发生后凭什么来分析事故原因，认定事故责任，还原建设过程？建设过程中用什么来促进建设工程质量？如何规范建设工程管理？怎样保留建设的真实过程？唯一的有效途径就是工程档案。因此，作为建设过程直接记录的档案是建设工程的重要组织部分，是建设工程的技术成果。

1.2 工程档案是工程建设过程中的真实记录，是建

设工程质量的直接反映建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义。即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当人们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评。

1）建设工程档案直接反映工程的建设过程。建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后人们是看不到摸不着的，也难以检测得到，人们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

2）建设工程档案直接反映工程建设部门的整理实力。从现代管理科学的角度来看，建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范、反映工程管理人员素质高、反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的，重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。

1.3 成为将来的工程施工起到借鉴的作用

工程档案资料主要就是对施工过往中所采用技术以及措施和对相应的反馈信息实现记录，这对于之后的相应工程能够提供一些参考。例如，工程资料中的“竣工报告”和“施工小结”等总结的部分，会对工程相关数据信息和存在的优缺点进行提供等，对这些提供的档案资料进行学习和借鉴，可以为后续的工程提供可靠的依据以及信息，以此来将施工效率和质量不断提升。

2 工程建设中档案管理工作优化措施

2.1 坚持与时俱进，加强领导的工程档案管理意识

为了推动工程档案管理工作的顺利开展，领导需要加强认识。因此，领导要提升对工程档案管理工作的认识，将其视为工程档案管理效率提升的前提与基础。对于领导自身，要以时代发展为前提，坚持与时俱进，积极接受新思想与新观念，摒弃落后的管理理念，借助先进管理模式，发挥工程档案管理工作的支持性作用，为整个管理工作的有序推进奠定基础与保障。可以以领导为核心，组建档案管理小组，组织档案管理专项学习，树立正确的档案管理思想，将发展作为指导方针，构建更加科学与高效的档案管理模式，建立针对性较强、切实可行的档案管理机制，全面加工档案管理，为整个工作的顺利开展提供制度性保障。

2.2 加强建设工程档案的数字化建设

在现代网络技术普及的背景下，建设工程档案管理也要加强自身的信息化、数字化建设，要建构统一的工程档案信息管理机制，整合建设工程各环节的信息，强化建设工程档案管理人员的数字化意识，充分利用信息化技术和手段，更好地推动建设工程档案的规范化、有序化。同时，要加大建设工程档案数字化建设的软硬件基础设施投入，成立相应的档案信息数据库，采用有效的安全措施，促进建设工程档案数字化管理的实现。

2.3 增强资料编制的专业性和质量

1）在工程档案资料管理中，需要由经过培训的专业人员进行工程档案资料的相关工作，这样不但可以确保资料的真实性，还能够对一些专业性比较强度资料可以很好的理解；2）在对资料收集当中可以制定相应的规范，确保资料来源可靠，以及保证资料的真实以及完整性；3）在对资料进行编制中，需要确保编制的格式一致，对编制质量加强重视。

2.4 注重工程档案信息的开发与利用

要对重点工程档案信息进行及时、完整的收集，还要注重对工程档案信息的开发和利用，要通过科学合理的工程档案信息收集、整理、分类等工作，确保档案资料的准确性和完整性，并将其反馈给建设工程项目技术管理人员，使之成为工程建设施工技术应用、进度调整的有效参考。同时，在建设工程档案数字化建设的同时，先进的大数据挖掘技术的应用也可以成为工程档案信息开发利用的有力支撑，充分突显建设工程档案的现实应用价值。另外，还要及时做好建设工程档案的传递和变更记录，使建设工程档案的增减变动及传递脉络清晰，避免出现建设工程档案在传递和变更中的丢失、损毁或失效。

2.5 打造现代档案管理人才队伍

人员要素对工程档案管理工作质量的影响直接而显著，这就要求我们在进行现代化工程档案管理体系建立的过程中注重对高素质管理人才队伍的培养，既要提升的人才的专业知识能力，也要提升其职业素养，促进复合型人才培养目标的达成。将人才培训作为一项常态化工作，促进人员素质提升，使其适应现代项目建设工作需求，提升综合管理水平。

3 结语

随着建设行业的飞速发展，要对建设工程档案管理工作引起高度重视，应结合时代发展，正视新时期工程档案管理工作的现实意义，明确管理实践中的不足与问题，全面探讨行之有效的应对策略，构建科学的档案管理体系与制度，加强人员教育与培训，加快信息化建设，切实提升工程档案管理水平，从根本上推动建设行业的健康发展。

参考文献

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[2]徐維芳.工程档案管理面临的问题及应对策略[J].科技创新与应用，2017（2）：264.