信息化背景下档案管理改革研究

刘小丽

摘 要：我们当今的时代是信息的时代，随着互联网的普及和信息技术的发展，为档案管理工作的创新发展提供了良好的条件。通过网络信息及技术在档案管理工作中的应用，不但有效的提升了档案管理工作的质量和效率，还有效的提升了档案资料的安全性。因此，相关的档案管理部门一定要充分的利用网路信息技术来推动档案管理工作的创新改革。本文就信息化背景下的档案管理改革研究做了相关的阐述。

关键词：信息化；档案管理；改革

档案管理工作对于任何单位来说都是尤为重要的，通过档案管理工作的顺利实施，不但能够有效的记录单位的发展历史，还能够为单位的发展规划提供有效的依据。所谓的档案管理工作就是将相关的档案资料进行收集、整理和保存，同时提供各项档案后期服务。在当今的信息背景下，网络信息技术已经渗入到了社会的各行各业，促进着各行各业的创新性发展。对于档案管理工作而言，也应该与时俱进的将网络信息技术引入到日常的工作之中，以此来有效的推动档案管理部门的信息化发展进程。

1 信息背景下对档案管理实施改革的意义

在当今的信息背景下，对档案管理实施改革是具有重要的意义的。首先，通过网络信息技术在档案管理工作中的应用，能够更加高效的对档案资源进行整合。在以往开展档案管理工作的过程中，档案资料都是由具体的档案管理部门进行管理，各个部门和地区分散的档案信息资源无法得到高效的整合，进而对档案资源的整合工作产生了严重的影响。随着网络信息技术在档案管理工作中的广泛应用，不但实现了各个部门之间的资源共享，也有效的提升了档案资源的整合效率，进而为各项档案后期服务的开展创造了良好的条件。

其次，通过网络信息技术在档案管理工作中的应用，能够有效的提升档案管理工作的质量和效率。档案管理工作是一项程序繁杂的工作，不但需要对档案资料进行收集、整理以及保存，还需要对档案资料进行统计和价值鉴定等操作。在以往开展档案管理工作的过程中，不但需要投入大量的人力成本、物力成本以及时间成本，还不能够确保档案管理工作的质量和效率，进而对档案管理部门的发展造成了一定的限制。通过网络信息技术在档案管理工作中的广泛应用，一方面，有效的简化了相关的工作程序，降低了档案管理部门的投入成本；另一方面，有效的提升了档案调取与检索的效率，进而提升了档案管理工作的质量和效率。

最后，通过网络信息技术在档案管理工作中的应用，还能够有效的提升档案信息资源的安全性。对于档案管理工作而言，档案信息资源的安全性是尤为重要的，只有确保了档案信息资源的安全性，才能够更好的对档案信息资源进行保管和利用。在以往开展档案管理工作的过程中，档案信息资源主要是纸质的文件。纸质文件在保存的过程中，很容易受到外界因素的影响，比如温度、湿度以及人为因素等，因此，在现实生活中，纸质文件在保存的过程中很容易出现损毁的情况。通过网络信息技术的应用，实现了档案资源的数字化发展。在这种情况下，不但有效的提升档案信息资源的安全性，还为档案信息资源的储存创造了良好的条件，节省了大量的现实储存空间。

2 信息化背景下档案管理的改革措施

2.1 加强档案管理部门的信息化管理意识

首先，相关的档案管理部门要不断的加强对网络信息技术的重视程度，将强对网路信息技术的宣传，使部门的领导和工作人员都能够深入的认识到网路信息技术在档案管理改革过程發挥的重要作用。其次，档案管理部门还要对现有的档案管理人员开展相关的信息化管理培训，向其普及相关的信息化管理知识。使其能够迅速的适应信息化的档案管理模式。在此过程中，一方面要确保档案管理人员能够熟练掌握相关的信息化管理技术；另一方面，还要使其能够逐步的树立起良好的信息化管理意识，使其能够更好的去开展相关的工作，进而提升档案管理工作的质量和效率。另外，也可以适时的引入信息管理方面的专业人才，以此来有效的提升档案管理工作队伍的整体实力。

2.2 科学合理的制定信息化档案管理制度

在当今的信息背景下，如果想要切实的推动档案管理部门的信息化发展进程，就要构建出完善的信息化档案管理制度。首先，要结合档案管理部门的信息化发展需求来制定出相应的信息化档案管理规范与流程，明确档案管理人员的工作职责，以此来确保相关的档案管理人员能够按照制规范来开展相关的工作，进而减少工作中的失误，确保工作的质量。其次，档案理部门还要制定出相关的监督制度，以此来确保信息化档案管理制度的贯彻落实。另外，档案管理部门还应该制定出相关的工作考核制度，定期的对档案管理人员开展工作考核，促使其严格的遵守信息化档案管理制度的相关规定。

2.3 构建出完善的信息化档案管理系统

首先，要对网络基础设施的建设予以高度的重视，这是实现档案管理信息化发展的基础保障。在此过程中，一方面要结合档案管理部门的信息化发展需求来购置相关的网络设备和应用软件；另一方面要充分的利用当今现象的网络信息技术，比如数据库技术、多媒体技术以及计算机技术等，以此来为档案信息资源的数字化发展提供强大的助力。其次，构建出完善的信息化档案管理系统，使其能够具备较高的实用性。在此过程中，一方面要大力的推动纸质档案资料的数字化发展，以此来实现档案信息资源的信息化和数据化；另一方面，要不断的提升档案信息资源的使用效率，建立起相应的档案信息查询平台，以此来实现档案信息资源的共享。最后，要不断的加强相关的信息安全保障措施，在此过程中，一方面，要对信息化档案管理系统进行定期的维护，以此来消除系统可能存在的安全隐患；另一方面，科学合理的制定信息化档案管理系统的操作权限，以此来有效的防止人为泄露信息的情况出现。

3 结束语

综上所述，在当今的信息背景下，通过网络信息技术来对档案管理实施改革是具有重要的意义的。因此，相关的档案管理部门一定要予以高度的重视，不断的加强自身的信息化管理意识，制定出相应的管理制度，构建出完善的信息化档案管理系统，促进档案管理水平的不断提升。

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