对大数据时代背景下档案管理模式变化的研究

蒋晓玮

摘 要：随着计算机、网络技术的快速发展，大数据时代背景下的档案数据管理以指数式速度增长，在这一背景下，档案管理部门在管理、服务、决策、信息提供等方面的职责内容越来越创新化、数据化、信息化，为档案管理部门的管理模式带来了冲击，为此我们针对大数据时代背景下的档案管理模式变化进行研究，旨在为今后的相关研究提供理论依据。

关键词：大数据；档案管理；模式变化

1 档案管理引入大数据技术的必然性

在企业的快速发展建设进程中，以往各企业档案信息都在对应档案室中存储，但是由于相关人才缺乏、技术不成熟、相关设施配备不足的原因，使得相关档案信息无法得到及时、有效、合理的应用，而被遗忘在档案室中。而大数据的引入可以显著提升档案管理的效率，还能够在短时间内实现对大量数据信息的高速处理。而且，传统档案保存所采用的纸质材料成本较高，大数据档案的保存使用的则是数据库信息，不仅降低了整个档案管理工作的成本，还降低了档案的保存成本。

再者，传统形式的档案管理直接导致了档案信息利用率的低下，使企业的往年档案基本处于被动使用状态，长期的档案信息沉淀，就无法充分利用和分析信息数据，也就无法配套技术工具去挖掘新的档案信息，以及寻找档案信息中的问题和特殊内容。在大数据时代，通过云手段从大量信息中自动搜索藏于其中的信息，可以将一大批看似杂乱无章的数据信息进行有序提炼和筛选，进而将分析得出的数据好好被使用，将以往沉积在档案室中的档案变成鲜活的内容，主动为我们所服务。可见，大数据时代背景下档案管理模式的变化具有积极的现实性和时代发展的必然性。

2 大数据在当前档案管理工作中的优势

2.1 提高档案管理效率

大数据的出现提高了档案管理的实际效率，显著降低档案管理的成本支出，大数据技术对数据的处理能力有了很大的提高，在档案管理工作中，能够很快处理大量数据信息，不仅提高了速度、节省了人力、物力，也在很大程度上为企业带来了益处。

傳统的档案管理工作大都采用纸质，存储这些档案信息不仅需要较大的存储空间，还要保证环境的适宜，否则档案资料可能损毁。再者随着档案管理量的增加，档案管理难度也持续加大。大数据技术将信息存储在数据库中，可以对信息进行整体分类，这样可以更好对档案进行查询、修改和传输，节约了空间成本，也提高了数据信息的安全性。

2.2 提高档案保存质量

大数据在很大程度上提高了档案的保存质量，这些档案成为数据信息后，具有了移动性和永久性的特点，可以更加方便的携带和传输，而且档案信息在大数据背景下采取加密处理，可以有效避免信息泄露，还可以有效避免档案文字信息变得模糊，若档案袋损毁还会造成纸质老化，也会导致档案信息的丢失，而运用大数据保存的档案数据，其安全性更高。

3 大数据时代档案管理模式的变化

3.1 管理体系的变化

大数据时代档案数量呈指数量增加，对档案的服务水平和信息要求也更高，档案管理是要实现所有档案信息的归档处理，但是迫于当前人力、物力、财力的束缚，传统管理体系对于信息的甄别、归档、保留，会导致一定信息的丢失和损毁。因此传统技术下的档案管理已经无法处理如此庞大的信息量，档案管理者应顺应时代发展，转变管理模式。同时，档案管理者要转变思想，积极梳理大数据观念，充分利用计算机，对数据去糙取精，总结体现行业从技术型向服务型的积极转变，更好的为群众服务。

3.2 行政管理的变化

档案管理最初出现在政府行政部门，在国家的改革过程中将实现政企的逐渐分离，档案部门从最初的辅助性部门转变为了当前的指导性部门，强化了自身的行政管理职能，对应的行政管理体系发生了变化。以往具有档案信息的一般为机关事业单位和社会团体对档案进行的专业指导和服务。而大数据的来临，使得这一工作不仅局限于传统的纸质档案，信息多转换为了电子数据，这样行政职能的转变就需要档案管理人员积极提升自身的业务水平和技能，进而更好的提供服务。此外，以往的档案部门信息多是保密的，大数据的出现，提倡档案信息资源的共享，很多信息可以对大众进行开放式共享，实现共享共用。

3.3 数据资源的变化

丰富的档案藏储资源是档案管理部门开展工作的优势和基础，也是档案部门提供服务的资本。在大数据时代档案信息井喷式增长，相应数据材料也激增。档案数据方面内容更加丰富，数据的类型也变得更多，用户可以根据关键词进行信息的查找、预览等，档案数据的处理逐渐脱离了人工的操作管理，而朝着自动化、需求化、快速化的方向发展，进而发挥和实现了档案信息的权威与高效作用。

3.4 档案安全的变化

档案信息是指导宏观政策和微观服务的重要资源，其安全性要求非常高，关系到国家和人民的各项利益。大数据时代以其数量之多、种类之多、速度之快等特点使档案信息安全面临诸多挑战和机遇。在大数据背景下档案的保管方面要注意防止存储介质的磨损和震荡。在应急应变方面，大数据时代背景下应急应变管理要制定更为精细的方案，避免因突发事件引发的各类档案损失可能。在技术方面综合运用数据备份、数据恢复和防入侵检测等信息安全手段，排除对档案信息安全构成的威胁，确保档案数据的完整性、安全性。

4 结语

大数据时代的到来，是对档案管理工作的重要挑战，但更是一个机遇。随着大数据技术的持续发力，大数据一定会在档案管理工作中表现出更为广阔的作用。档案管理在大数据时代的重生与发展，档案中的巨大信息财富会真正为人们所利用。

参考文献

[1]赵新芳.大数据时代下档案馆的数字化发展[J].城建档案，2018.

[2]迟军利.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017.

[3]叶晓红.大数据时代档案管理模式的转变[J].办公室业务，2017.