高校基层教务工作清单管理研究

姜 珊

(中国海洋大学 法学院，山东 青岛 266100)

随着信息化程度的提高、招生规模的扩大以及各方对管理服务精细化要求的提升，教务工作面临着重大挑战，教务工作者也常常深感力不从心，面临着目标定位不明、出错风险加大、制度机制不完善、自身职业素质不够等现实困境。“清单革命”的理念，为教务工作者摆脱当前困境提供了值得借鉴的行动方案。

一、高校教务工作者的现实困境

(一)目标定位不明

“教学管理作为服务性的管理工作，既要指导教学、服务于教学，又要组织、检查和评估教学工作”[1]。教务工作者作为高校教学管理的协调者、实施者、监督者，在学校职能部门、一线教师以及学生三大主体间具有重要的传输和纽带作用。然而，现阶段在不少高校，教务工作者面临着角色定位模糊、职责不明的现实窘境。一方面，由于教务岗位工作的繁杂性、事务性和一定的规律性，教务工作者的角色容易“被简单化”、“被单一化”，其工作性质被理解为只要根据流程和相关通知办理，上传下达到位即可完成，不具有高风险性和挑战性，人人皆可胜任。长期在此环境中，教务工作者自尊心受损，“容易产生自卑心理，消极怠工”[2]。另一方面，基层教务工作者自身由于受教务系统及行政办公系统的双重领导，日复一日地埋头于琐碎的工作中，主动性和积极性渐渐降低，职业归属感及幸福感降低。

(二)出错风险加大

基层教务工作岗位一般以二级院系为依托设置，本科生、研究生教务工作者分别对口学校教务处、研究生院，并受院系主管本科、研究生教务工作副院长的直接领导。随着国家对教育事业的投入力度和重视程度不断提升，高校的规模不断扩大，但高校并没有根据不断变动的师生比增设教务岗位，再加上行政部门及师生对于精细化管理的要求，教务工作者的工作压力及强度逐年提升。作为二级学院本科或研究生招生、学生培养、学位授予、学籍管理、项目申报等环节的唯一教务系统“把关人”，在这种压力重重、容错率几近为零的环境中，即使再有经验、再有责任心的教务工作者也难免漏掉某个步骤或者在面对特殊情况时少问某个关键性问题，最终导致工作出现失误。

(三)制度机制不完善

“制度的缺失是造成教学管理工作诸多矛盾的根源和核心”[3]。教务工作的繁杂性和高覆盖性在一定程度上赋予了工作人员较大的自主权，不少教务工作者往往通过不断积累的经验，尽最大可能简化相关手续和正常的工作流程。他们对制定规章制度不仅处于较为消极的态度中，而且在实际办公中因秉持“经验主义至上”、“效率至上”的理念，常打规章制度的“擦边球”，造成较多教务工作隐患和历史遗留问题。实际上，“健全有效的规章制度能够较好地规范人与人、人与组织以及组织与组织之间的关系，维护学校良好秩序，激发师生的积极性和创造性，提高管理效率，促进学校发展”[4]。因此，确保教务工作有序运行，行之有效的制度必不可少，而制度的真正落地还需监督与核查来提供有效保证。除此之外，高校教务工作者还面临着培训制度不健全、晋升机制不明、外出进修学习机制不成熟等现实问题。

(四)自身职业素质有待提高

在高校进行扩招前，教务岗位工作量相对较小，教务工作者身份多样，包括党政管理人员、军转干部、企转干部、兼职教师、借调员工、劳务派遣或企业派遣人员等。他们中的多数人受学历和专业等限制，缺少秘书学、行政管理学等知识背景，再加上缺少系统的岗前培训，职业素质不高。而在高校大规模扩招、行政人员招聘制度日益完善的今天，教务工作者虽然有较高学历做支撑，但受制于工作琐碎、人少事杂、晋升渠道狭窄、激励机制不明的现实条件，工作热情消减，继续学习的时间和精力大打折扣，专业技能素质、创新意识、职业适应与自我水平提升缓慢甚至止步不前。缺少科学、现代化的管理意识和方式，教务工作者效率低下，重复劳动频发，反过来又加大了本就沉重的工作压力，出错概率也自然升高。

二、制定清单的必要性

系统性提出利用清单这一工具辅助工作理念的是美国白宫健康政策顾问阿图·葛文德医生，在其专著《清单革命》一书中，他通过对众多医疗事故的剖析和自己在外科手术领域积累的丰富经验，详尽阐释了使用清单是人们在各个领域面对复杂情况的必要之举。“我们所掌握的知识的数量和复杂程度已经超过了个人正确、安全和稳定地发挥其功效的能力范围。知识的确拯救了我们，但也让我们不堪重负”[5]15。在复杂的环境中，即使是业务水平高超的专家也可能因记忆和注意力的分散，不经意间忽视掉部分单调的标准动作或程序，而重复劳动也会让有经验的工作者有时过度自信，从而跳过一些关键步骤，引发严重后果。

为了减少“无能之错”，即因未能正确使用已掌握的知识而发生的错误，清单应当成为人们面对繁杂工作时的一种理性选择。列列表、划划勾是大众对于清单的固有印象，但这只是基于解决简单问题的诉求，面对复杂问题和极端复杂情况，清单的意义则在于提醒工作人员“不要忘记一些必要的步骤”和操作中的“关键点”，它“不仅是一种检查方法，而且还是一种保障高水平绩效的纪律”[5]45。

高校教务工作者每天要面对纷繁复杂的通知、政策、指示，也要处理教师、学生的特殊事项。而与医务工作者不同的是，教务人员在工作中往往是“单兵作战”、在某一层级独自承担一切后果。从学生招录、培养到学位办理，从学籍信息、教务档案管理到师生教学活动和项目的申报、报销，日常教务工作已让人应接不暇，而突发工作，例如合格评估、审核评估、调研、参会、投诉应对、组织集体活动等又让压力陡增。在这种环境中，为了实现“高效”、“便捷”的管理和服务要求，承受较大压力的教务工作者容易麻痹大意、忽视部分例行事项、导致错误产生。因此，服务教务工作的有效清单可以在短时间内帮助行政人员理顺各项繁杂工作的脉络和流程，抓住关键点，提高沟通与核查效率，在避免低级错误出现的同时加强了与其它教学管理岗位的互动，继而提升教务工作者自身的职业能力和综合素质，也可间接转变其本人对于职业的认知以及在同事间的固有印象；清单核查的落地还会加速相关职能部门、院系领导乃至教务工作者自身对于教务工作制度化的追求，自下而上不断完善相关规章制度，为教学管理提供可靠保证。

三、清单的制定原则

(一)管理重心下移

管理重心下移的理念同样适用于高校教务工作。教务工作者往往独自在一线，处理成百甚至上千学生的招录、培养、学位申请以及数十位甚至上百位教工的指导资格认定、教学项目申报等事项，而往往忘却了发挥层级管理效益，应通过管理重心下移让更了解情况和问题所在的教务工作者、各院系负责人和学生干部来灵活应对。个人掌握的知识和积累的经验毕竟有限，扩大清单涉及范围，列出关键步骤让清单具有更多可协调的空间，激发出更多的清单参与者，才能充分发挥团队协作优势、获得集体智慧，继而在短时间内汇总甚至解决教务工作相关难题。

(二)力求简明

教务工作者的工作内容常需要他们反复考虑繁杂事情的各项细节，因此出于职业惯性，他们在制定清单时可能出现完美主义倾向，以“无所不包”、“大而全”为目标，但是实际上，过分追求细节会让清单变得冗长且含糊不清。对于繁杂的教务工作，真正起到决定性作用的是某些“关键点”，只要对“要害”严加把控、严格监督，通常情况下就不会出现大的过失。从这种意义上说，简洁并不是不负责任的“考虑不全”，而是追求高效工作的重要手段。让清单去繁为简的另一现实背景是“没有一张清单能够涵盖所有意外情况”[5]119，当出现教务工作极端复杂局面，除了汇报相关领导和上级部门，教务工作者应该在自己可对接的师生范围内激发起团队效应，通过充分的交流和沟通厘清问题形成的原因、过程、影响，为上级决策者尽可能提供多样的解决方案。

(三)以人为本

即使注意到设计上只提醒关键内容、尽力做到简洁，初次编制的教务工作清单仍有可能得到刻板、不实用的评价。究其原因，是过分考虑以完成工作任务、解决其中问题为目的，而忽略了实施的主体“人”的感受。教务工作者以发挥团队效益为出发点，为参与教务工作的师生制定清单，应考虑到这部分主体大都已具有一定的处理相关事务的经验，他们从未忽略过的必要步骤是否应放入清单值得商榷。另外，教务清单无论从字面看多么趋近完美，都需在实践中经受检验。以过往的教务工作为例，不断对清单进行测试和改进，是实现教务工作中清单革命的应有之义。同时，每份教务清单的类型还应根据使用者的习惯及试用反馈来确定，操作-确认类型的清单的基础是使用者先根据记忆和过往经验完成教务工作，再通过检查节点核查是否完成正确及完成度；边读边做类型的清单则需要使用者一边重复具体项目，一边进行核查和确认。除此之外，清单制定时的版式、字体、颜色、间距等也应尽力满足教务工作参与者的需求，实现与时俱进。

四、清单的使用及效益

接到通知，教务工作者请示上级后，可根据清单将任务与责任下放，强调反馈节点和效果，提醒过往特殊情况或易出错事项，按时汇总情况并提报，再进行关键点完成度的检查以及团队协同力等方面的总结，继而根据实际情况不断优化清单。清单的编制可以让教务工作者不再毫无章法、一人应对，而是可以发挥集体效益，为师生主体的办理事项提供规范化标准，再通过设置关键检查点进行总体把关，实现简洁、流畅、高效，降低错误风险。在每次工作中发现的新问题和新型特殊情况可在清单上进行记录，只有这样，清单才会不断地符合实际情况，更具实用性。

简洁、高效、可测的清单可以帮助教务工作者处理繁杂问题、避免“无能之错”，但因其实用性和可操作性，有时会让人低估它在帮助解决教务工作者其他方面问题的效益，比如上文提到的定位不明、制度不健全、职业素质低等。

实际上，清单传递的是一种重视合作与纪律的文化，而不是固执于僵化的教条，这种理念既可以适用于教务工作，也可以在行政办公系统中发挥重要作用。教务工作者可以将还需分担或协助完成的行政事宜也编制成清单，参谋性地根据关键点设置核查标准，为上级的系统性思考和做出决策提供条件和方案。在收获工作成就感的同时，教务工作者自己也会逐渐重新找到职业幸福感和归属感。除此之外，编制沟通清单也可以有效促进权力与责任的下放、实现团队协作。无论是教务工作还是行政工作，教务工作者需要与不同职能部门、上级、同事、一线教师与学生进行交流，沟通清单不仅有助于推动高效的信息交互与传递，增强工作的主动性，也会在探讨繁杂问题、特殊情况的过程中让他人越发了解教务工作的庞杂性和挑战性，改变其对于该岗位的固有印象。另外，教务工作者由于级别所限，决策权较低，对于规章制度的建立与修订通常只能建言献策。即便如此，清单理念的传递以及在实际践行中需要适时检查的特点可以帮助其正视纪律和规范的重要意义，主动摘掉经验主义的帽子，增强其对于建章立制的呼吁和积极性。而编制各类清单、建议使用清单、反复测试清单的过程本身可以提升教务工作者的创新意识、锻炼创新思维、实现自我完善，使其在培养继续学习能力的同时又因出错率降低和效率提升而热情大增，长此以往，综合素质和工作能力皆会大有长进。

虽然清单的益处不局限于教务工作减少错误中，但效益的发挥还需要相关部门的重视与落实，单凭某一位或者某几位教务工作者的推动很难实现和长期坚持。高校在推行清单文化的同时还应尽快落实制定明晰的岗位职责、拓展员工晋升渠道、制作更人性化和现代化的教务管理系统，建立和完善定期培训制度及外出进修学习机制等。

五、结语

对于清单的认知不应只局限为一种工作手段或方法，而应将其理解为一种文化，它在帮助教务工作者解决繁杂问题的同时，还为其重塑岗位形象、推动制度机制改革、提升综合能力奠定了良好的基础。从这种意义上说，为实现高校科学化、规范化、现代化管理的发展目标，在各类行政工作中实现清单理念“本地化”乃是必然之举。