浅析制造业采购业务核算

吴清华

一、物资入库流程及优化

在以销定产的环境下，企业的物资采购申请的标的品种、数量依据是根据销售市场需求及自身生产、库存等情况来确定。需求部门提交采购申请单，采购申请单经公司相关领导审批后，自动传递到物资采购部门。采购员为确保采购价格成本，往往会寻找多个供应商进行询报价。在同等质量的情况下，会寻找价格低的供应商进行合作。对于常规量大的物资会分别寻找几家战略合作供应商，同时向几家供应商分配部份订单，从而避免一家供方违约而影响生产销售。而供应商们往往因为加工批次、合格率或运输成本等要求，所供物资或多或少与购买方的合同（订单）标的数量、质量上有些差异。如何来解决这些差异？这就需要我们在与供应商签订合同（订单）时协商一致，包括质量问题的处理，费用的承担，货款的支付及支付方式，是否留存质保金等等。

在购买方仓储的收货环节，仓储保管员会在收货时首先查询公司ERP 系统中有无此批货物订单，并根据订单上的品种、数量与实物核对收货。在卸货之前，保管员应通知质检部门的质量员到现场抽样检测。并针对检测物资出具检测报告。现场质检结果大概有四种情况：1、物资合格直接入库；2、物资不合格直接退料，不予入库；3、物资需要整理挑选，以挑选合格数入库；4、物资需按仲裁条款，作降价处理的，注明降价比例。保管员根据以上质检结果决定收货与否，并注明实际收货数量，有无超订单数量等。当然，保管员在出具验收入库单时，如果有超订单标的数量，只会给购买方出具合同（订单）标的数量进行结算，其它的超订单数量下推至设定的“待管仓”。

保管员将出具的验收入库单连同质检报告单一并传递给采购员，采购员收到后应及时通知供应商核实货物数量、质量，并开票结算。购买方财务收到采购发票，审核无误后入账支付货款。最后供应商凭供货开票、收款情况与购买方财务进行往来账务的核对。

二、不合格物资退货流程及账务核算优化

1.比如购买方在出具验收入库单时，附有质检部门合格的质量报告单，由于收货现场的质检只是抽样检验，不是全检；

2.有些物资的检测是要通过破损实验才能得知是不是全部都合格（比如在食品行业中使用的部分配套物资瓶子与盖子）；

3.还有部分原因是所购物资有可能上面印有购买方的标识、标注，即使不合格，也不能直接退回供货商的；

4.如密封打包物资数量上的短缺；

针对以上四方面情况，购买方如何来应对这些质量、数量上的采购风险？就需要我们挑选优良的战略供应商（个性化强势物资品种除外），与供应商保持稳定关系。一般情况下，购买方出现物资数量短缺、质量问题均由供应商买单，作退货处理。购买方财务在账务处理上分两种情况：一是如果此批物资供应商还没有与供方进行开票结算，购买方只需要将原验收入库单下推退料单即可；二是如果此批物资供应商已开具采购发票结算货款了，由于购买方已经抵扣了进项税，这时就需要购买方出具“开具红字发票申请通知单”，通知供应商开具红字发票交由购买方入账，作不合格品（包括短数物资）退货处理。这种方式也是正常情况下供需双方的业务处理流程，虽然此方法可行，但值得优化。因为这种账务处理方式对购买方在退料时间上有所限制，极其可能导致购买方账务处理起来十分被动，如果供货方开具红字发票不及时，当月没有开出红字发票交购买方入账容易造成购买方无法及时下账，导致购买方账实不符。分析供货方未及时开具红字发票的原因有可能是供应商已收该笔款项，开红票就有可能购买方要求及时退款等，故延迟确认不合格品。在实际业务处理中的优化方法是：购买方可以新建一个供方“待处理仓库”（所有的仓库名称企业可根据需要自行设置），把这部分不合格的物资调入待处理仓。而这个“待处理仓”就是为了方便供需双方账务确认核对。供方确认了不合格物资后。若供方当月又有送货的情况下，可以做“折合扣损”处理。所谓“折合扣损”就是把不合格的物资按订单单价计算出退货金额，以相等的金额抵扣新进物资数量，不管新进批次物资是否同品种，按总金额折合就行。

购买方的具体操作方式：一种情况，以该批次物资超订单数量抵扣产生的不合格品（包括短少数量）。保管员出具“其他出库单”，仓库为“待管仓”，此张单据财务不核算。另外做两张“其它出库单”正、负数量单据，数量分别入超计划“待管仓”数量（负数），出“待处理仓库”不合品物资数量（正数），这两张单据购买方财务做调账处理，借贷科目都是原材料，与供应商财务账面上无往来。二种情况，以供应商当月送货物资部分数量来做折合抵扣。保管员以供方核对确认的应折合新进物资数量，在已出“验收入库单”上下推“退料单”，并将验收单和退料单一并交供货方开具发票。供应商按抵减后的数量开票结算货款。保管再分别做两张“其它出库单”正、负数量单据，数量分别为入本月送货“退料单”数量（负数），出“待处理仓库”不合品数量（正数），交财务调账处理。这样就避免了时间跨月等问题。不合格品的主动退货扣款的权限交给购买方。当然，对于供应商，可以销售折扣的方式开具发票进行结算。

三、货款支付方式的优化

对于一个企业来说，现金流非常重要。在不影响到企业信誉的情况下，在采购货款支付方式方面，可以充分利用战略供应商的商业信用。优化方式为：供需双方在签订合同时，可以约定货款支付方式为现汇和承兑汇票相结合。因为承兑汇票这种票据（ABN）成为了银行间市场助力供应链中小企业参与直接融资市场、有效降低融资成本的又一新的工具。购买方自身在不占用授信额度、不影响财务报表的情况下，可以实现应付账款的账期和现金流上的有效管理，降低了综合融资成本，加大了经营性负债，延长付款账期，优化了财务指标，平衡了供应链上下游企业之间的利益。加之采用延长货款结算实现账期管理，一般约定60 天左右的应付期，在结算方式上又选择180 天国内信用证、银行承兑汇票甚至商业承兑汇票以进一步延长现金支付周期。但是，信用证和承兑汇票具有占用企业授信、增加有息负债、占用保证金、期限较短等特点，对购买方来说账期管理的压力依然很大。

结论

随着国家降税政策的不断出台，税率调整更加频繁。企业采购业务的优化点还包括：合同签订中标的物价格的约定方式为不含税价表示等。企业要降低质量、交期、价格、售后服务、财务等方面的采购风险，最关键的是与包材供应商建立并保持良好的合作关系。当然，企业不能只考虑预测和防范采购风险，更应该站在整个公司的角度上，考虑由此对公司制造、物流、财务、营销、质量、售后服务等各方面造成的影响。