浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策

田静

摘 要：新时代下，随着高等学校的不断发展与改革，外事活动日益频繁和深入，形成并留存了大量具有重要意义的档案资料，这些资料展现着高校发展与改革的真实印迹，是学校宝贵的文化财富。因此，宁夏高校需要做好外事工作中各种档案的收集和管理，进一步提升外事档案管理的水平和效率。本文分析了新时代下宁夏部分高校在外事档案管理中存在的一些问题，并提出了相应的改进对策。

关键词：宁夏高校 外事档案 改进对策

外事档案工作是高校工作中不可或缺的一项工作，做好外事工作中各种档案的收集和管理工作是宁夏各高校的重要职责。新时代下，如何准确地把握高校外事档案管理的科学内涵和地位，进一步提升外事档案管理的水平和效率，是我们宁夏外事档案工作者面临的使命和责任。

一、加强高校外事档案管理工作的意义

高校外事档案是学校发展与改革的珍贵财富，有力展现着高校发展与改革的真实印迹。我们档案工作者可以有效利用现有的外事档案资料，及时准确地为学校领导有效决策提供必要的档案信息，指导学校起草新的外事工作文件、制订新的外事工作规划，充分发挥参谋助手作用。在学校各类评估认证中，外事档案可以有效展现学校的办学实力和资源，用事实和数据为评估加分。在高校学科建设、人才队伍建设和办学影响力提升上，外事档案可以广泛宣传学校学科和人才队伍建设成就，提升学校的社会知名度和影响力，同时可以较好地豐富校园文化，创造一定的社会效益和良好的经济效益。所以，新时代下，加强宁夏高校外事档案管理工作，进一步提升外事档案管理的水平和效率具有极强的现实意义。

二、宁夏高校外事档案管理中存在的主要问题

近年来，社会各界对档案管理工作的关注度不断增强，宁夏高校外事档案管理工作面临着良好的发展机遇，管理质量和水平一直在稳步提升。然而，宁夏各高校外事档案管理工作水平不平衡、不充分的问题依然存在，各高校普遍存在管理制度不够完善等问题，不能很好地发挥外事档案在服务高校教学、科研、对外合作交流、人才引进和人才培养等方面的作用，制约着宁夏高校外事档案管理的良性发展。

（一）部分宁夏高校档案管理制度还不够完善

教育部等相关部门对高校外事档案管理工作出台了一些规定，如外事档案材料必须实施统一管理，要保证其系统性、完整性、安全性、准确性，以便服务于后续开发利用。然而现实情况是，宁夏仍有部分高校没有严格遵循这些外事档案管理规范，对于一些重大外事活动相关的档案收集、整理、归档等比较随意且没有设置专人进行负责，导致一些宝贵的外事档案材料丢失、漏归，甚至成了个别人的私有财产，严重影响档案后续查询、借阅，进而给相关部门造成不必要的麻烦和损失。

（二）部分宁夏高校外事档案信息化建设资源投入不足

在宁夏高校践行外事档案资源信息化建设的进程中，需要持续不断地投入建设资金、软件研发、硬件匹配、人员技能提升等相关配套资源。在前期大量投入的同时，仍需要在相关资源投入使用运行之后，再投入后续资金用于相应的维护、升级和改造。而当前宁夏部分高校在外事档案信息化建设资源方面存在投入度不足的情况，而且宁夏各高校在资金等资源的使用投向层面，更倾向于将相关的资源向招生、扩建、科研等方面进行倾斜，究其原因在于这类投入能够使高校获得明显的办学效益，而此种倾斜性投入也直接导致宁夏部分高校的资金投向此消彼长，难以或不愿顾及外事档案资源信息化建设，进而制约了宁夏高校档案资源信息化建设发展进程。

（三）部分宁夏高校外事档案管理手段落后

宁夏是全国互联网+教育试点区，目前正在大力开展人工智能等信息化建设，建立智慧型数字化外事档案管理模式成为新时代下高校档案管理工作发展的必然选择，更是提升宁夏高校外事档案管理水平的有效抓手。但是，目前宁夏部分高校内部的外事档案管理手段落后，外事档案管理工作主要依赖传统的人力资源，各种先进的管理手段不能及时有效地得到使用，导致外事档案工作者在完成归档、立卷、上架、保管等工作时“事倍功半”。宁夏高校的外事档案管理人员往往将主要精力用在应对常规的档案管理工作，没有多余时间考虑管理工作的改革创新，导致档案管理工作与高校外事工作不能无缝对接，使得外事档案的利用价值得不到有效发挥。

（四）部分宁夏高校外事档案管理人员专业水平仍需提升

宁夏高校外事档案的整理、归档、立卷工作大部分由对外合作交流处或合作办学处负责，然而现阶段这些部门绝大多数都没有设置专职的档案管理人员，这些工作任务大都由办公室工作人员兼职完成。而外事档案管理工作专业性相对较强，由兼职人员完成本身存在困难，且宁夏大多数高校都不具备开展档案专业技术能力提升培训的条件，仅依靠自治区档案局每年举办的一两次档案专业技术人员继续教育培训，致使高校档案工作者在处理外事档案管理工作时方法相对单一，面临能力和水平不足的问题，导致部分外事档案收集管理工作流于形式，致使外事档案管理的效率和水平受到制约，也影响着外事档案管理的价值提升，进而影响了宁夏高校外事档案管理工作的整体发展水平。

三、宁夏高校外事档案管理对策

针对新时代下，宁夏高校在外事档案管理中存在的主要问题，笔者认为宁夏高校应积极规划设计，进一步健全相应的外事档案管理规章，加大外事档案资金扶持力度，加大先进的数字化智能化档案管理技术的使用，提升外事档案管理人员工作能力，真正做到有规划、有落实，不断优化提高外事档案的使用价值，使外事档案为宁夏高校的改革发展做出更大更多的贡献。

（一）进一步健全相应的外事档案管理规章

宁夏高校应立足学校实际，从人员机制上，挑选具有一定专业素养的专业技术人员，建立合理的考核机制，对于档案管理人员实行明确的绩效考核和奖惩制度。当外事档案管理人员在工作方面表现出色或者有创新思路和成果时，应及时给予一定的物质和精神奖励，激励其为外事档案管理更好地服务;当其出现懈怠和面临工作瓶颈时，要尽可能地帮助其重振精神，以便更好地去做好本职工作。此外，应进一步完善自身的外事档案管理工作的相关制度，明确各事项管理责任和义务，不断创新外事档案工作的机制体制。第一，明确外事档案管理条例内容。结合国家和自治区相关规定，进一步完善学校外事档案管理基本条例，提高管理人员对基本条例相关内容的认识，保证工作规范有序开展。第二，明确外事档案管理各项工作的注意事项。按照规定程序规定时间，完成外事档案信息的收集、整理、保管和高效使用。第三，明确外事档案涉及的具体内容。建立外事档案信息一览表，既便于信息的收集和筛选，也能确保信息管理和使用的完整性。第四，明确制度管理的责任机制。做到“谁审核、谁整理、谁签字、谁负责”的倒查机制。如发生档案内容丢失的情况，能够及时做出跟踪处理，确保实现外事档案信息管理的科学性。通过采取行之有效的措施，健全相应的外事档案管理规章制度，明确各项工作的责任落实制度，强化档案管理工作人员的责任意识，确保外事档案工作在宁夏高校的改革发展发挥应有的作用。

（二）进一步加大外事档案资金扶持力度

对于宁夏高校外事档案管理工作来说，能否建立适应互联网+背景的智慧型外事档案管理模式，宁夏高校的领导和管理层面首先要高度重视并及时有效地更新管理理念。此外，很大程度上取决于学校的物质投入力度，而且此项投入周期相对较长，收效较慢。在这种状况下，宁夏高校领导和管理层，尤其是档案工作的分管校领导，要积极倡导并争取学校层面的大力支持，制定出台符合学校建设发展实际的外事档案管理发展规划，为档案管理信息化建设工作争取充足的资金支持，积极通过获取财政专项拨款和争取第三方合作支持，不断扩大建设资金的来源半径。宁夏高校领导和管理层必须保障专款专用，避免专项资金被挪为他用。同时，依托与第三方的合作，不但可以从商业层面减少宁夏高校自身档案管理信息化建设工作成本投入，也可以从社会层面扩大高校自身档案资源的使用效率，进一步提升高校的社会影响力，实现双方共赢。

（三）进一步加大先进的数字化智能化档案管理技术的使用

新时代下，我国高等教育高速发展，本科教育迈向双一流建设，职业教育转向双高建设，宁夏既有双一流学科高校，也有双高建设学校，传统的档案管理模式已经不能很好地适应当今高校的发展节奏。作为宁夏高校的领导和管理者想要抢抓机遇，实现跨越式大发展，就应该意识到档案管理，尤其是外事档案管理工作对于学校发展建设的重要意义，将外事档案管理工作上升到学校发展战略的高度，依托数字化档案管理不断提高外事档案管理工作的质量，保证管理使用效用;能够考虑适当降低外事档案管理人员的其他事务性工作量，为其创新工作形式，提升工作水平提供必要的便利条件。此外，宁夏高校的领导层也应该重视引入先进的数字化档案管理理念、智能化管理手段、网格化管理技术，要善用“互联网+”实现外事档案数据的采集、处理、归档等工作流程，努力打造高效、便捷的具有宁夏高校特色的外事档案管理体系。

（四）進一步提升外事档案管理人员工作能力

首先，宁夏高校应该联合自治区档案局定期或不定期开展外事档案管理人员能力提升班，不断提升专兼职外事档案工作者的理论知识和技能水平，使其具备与新时代外事档案管理的专业素养，能够稳妥处理外事档案中的突发事件，确保高质量、高水准完成各项工作。其次，宁夏高校应该注重加强外事档案管理人员的思想意识教育，使档案工作者认识到提高外事档案管理质量的重要意义，进一步端正档案管理理念，提高其对外事档案管理的质量意识。最后，宁夏高校在专业技术人员培养和引进时，应该对档案人员尤其是外事档案专业技术人员予以考虑，积极吸纳具备先进档案管理理念、掌握先进档案管理技术的优质档案管理专业技术人员，为宁夏高校外事档案管理人才队伍注入新鲜血液，力争打造具有创新意识的高水平外事档案管理团队。

参考文献

[1]徐建军.新时期医科院校档案在院校建设和发展中地位与作用的再思考[J].档案工作，2016（05）.

[2]买若毅.高校外事档案的信息化管理与利用[J].文教资料，2019（18）.

[3]杜文馨.地方高校涉外信息分类收集管理的可行性探索[J].现代交际，2018（17）.

[4]王靖怡.新形势下高校外事档案收集工作分析[J].办公室业务，2018（23）.

[5]关馨.高校外事档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2018（21）.