基于ERP系统环境下的出版企业内部控制研究

施扬

摘要：随着市场经济迅速发展，信息化技术在我国企业的广泛运用，ERP系统在越来越多的企业内部控制中得到广泛应用，目的在于规避风险，对企业进行高效管理和控制，实现企业的战略目标。ERP系统作为集信息技术和控制管理为一体的先进管理工具，对于内部控制体系来说，是实现自动控制和信息沟通的重要方式。在ERP系统环境下，如果没有对内部控制进行调整和优化，那么ERP系统的实施效果很难达到预期目标，企业内部控制的目标也难以实现。近年来出版市场竞争日益激烈，出版企业通过使用ERP系统全面提升企业的管理和内控水平，规避风险。本文从ERP系统和内部控制的概念出发，首先从三个方面介绍了ERP系统环境下实施内部控制的优势，研究在ERP环境下出版企业内部控制存在的问题，并针对上述问题提出加强ERP系统环境下的出版企业内部控制对策，为如何完善企业内部控制系统，对企业的内部控制管理提供建设性的意见。通过阐述ERP系统对企业财务信息内部控制的影响，再探讨分析其内部控制的优化现状，并对其中存在的风险进行防范。

关键词：ERP系统 内部控制 出版企业 风险防范

一、 ERP系统和内部控制概述

（一）ERP系统概述

ERP（Enterprise Resource Planning）是企业资源计划的简称，这个系统是建立在信息技术基础上，把信息技术和先进管理思想相结合，运用现代企业管理概念，结合企业各项系统资源信息，实现企业资源供应链的优化，为企业进行计划、控制、决策和业绩评价而建立的系统化、全面管理平台。它的发展经历了四個主要阶段，到二十世纪九十年代最终发展成为如何有效运用和管理企业资源的管理思想。ERP系统涵盖了财务、采购、销售、生产和库存等管理工作是在全公司范围内实施的、高度集成的信息系统。ERP的实施主要是为了合理分配企业内部资源，促进企业财务管理水平提升，资金利用效率的提高、降低运营成本等，同时还为企业高层制定经营决策提供依据，大力提升企业对内外环境的应变能力，提高企业的市场竞争力。目前我国很多软件开发商推出了各类ERP管理系统，能够满足不同类型企业实现优化资源管理。

（二）内部控制概述

1996年美国发布的《内部控制——整体框架》完整的表述了内部控制概念，即：内部控制是由企业董事会、经理阶层以及其他员工实施的，为相关遵循性的法律法规、经营活动的效率和效果、可靠性的财务报告等目标的实现而提供合理保证的过程。控制活动、风险评估、监控、信息与沟通、控制环境等五个相互联系的要素组成了内部控制整体框架。它的发展经历了五个阶段，最终形成了二十一世纪初的企业风险管理整体框架理论阶段。我国内部控制的研究和实践起步较晚，2008年我国发布了《企业内部控制基本规范》，确立了我国内部控制的基本框架。目前我国许多企业已经开始建立内部控制体系，合理防范企业在经营管理中存在的风险，努力提高自身的竞争力。

二、ERP系统环境下实施内部控制的优势

（一）ERP系统可以使企业内部控制更加全面

ERP系统是高度集成的信息化系统，它涵盖了企业的生产、采购、销售、物资管理、人力资源、财务等方面，实现了企业资金流、物流、信息流的整合，保证企业能够高效化的经营。如果企业需要利用很多个信息系统才能实施有效内部控制是非常麻烦的。假如ERP系统涵盖的业务范围和企业内部控制的范围是一致的，企业就可以对各项业务环节采取控制措施，实现全方位全过程的内部控制了。

（二）ERP系统可以使企业内部控制更高效

企业的所有信息都在系统中整合，企业可以在这个便捷的平台上提取内部控制所需的数据。人工操作工作量大而且容易出现错误而系统校验会大大提高内控的工作效率。因为是标准化流程，所以能够清楚地看到控制过程，管理人员可以判断关键控制点，选择具有代表性的样本量，加强内控管理工作的可操作性。

（三）ERP系统是强化企业内部控制的有效工具

由于受到员工的主观因素、环境条件和方法等很多方面的制约传统的人工控制使内部控制不能得到准确的执行，内部控制的效果打了折扣。ERP系统是自动化的，且具有强制性，系统设计好的流程员工必须在规定的时间点按照流程操作。因此ERP系统是企业执行内部控制的有效手段和工具。

三、ERP系统环境下出版企业内部控制存在的问题

（一）出版企业管理水平不高

ERP系统是先进的数据集成系统，要求企业有较高的内控管理水平，但很多出版企业因为是由事业单位转企改制而成，自身管理水平不高，没有形成系统的管理理念，ERP系统与内部控制相互结合的时候会因为管理理念因循守旧给公司的发展带来困扰。如果出版企业内部各职能部门不能明确自己的权利和职责，管理层管理方式不当，使用ERP系统反而会阻碍企业的发展。

（二）对ERP信息系统认识不足

ERP系统已经在很多企业应用，但它是一个需要很长时间才能够完全接受的系统，有些出版企业对ERP信息系统缺乏有效的认识，不相信ERP系统的作用，对是否开展信息化管理持观望态度，还有部分出版企业甚至错误的认为ERP系统只是简单的引进办公软件。ERP系统比较复杂需要一段时间才能熟练掌握其使用方法，系统要求员工每个环节都一定要按照流程操作，不能随意更改，这就使有些员工误以为使用ERP系统反而会增加工作量，对使用ERP系统产生抵触为难的负面情绪。

（三）缺乏专业的系统维护人员

ERP系统的稳定运行和专业的系统维护人员是密不可分的，出版企业的技术人员可能计算机经验较丰富，但ERP系统相关技术不能全面掌握，当系统出现问题时就需要有第三方服务商参与才能解决。问题能不能得到及时解决无法保障，员工的工作效率可能因此降低；由于系统维护人员不在企业的内部控制范围内，他们也缺乏相关的内控知识，这必然会影响系统的安全性。

（四）缺乏复合型人才

目前出版企业中既懂得财务专业知识又具备一定信息技术知识的复合型人才严重不足，很多会计人员只会操作财务软件，不懂如何使用ERP系统完成企业财务控制目标，无法适应现代企业发展要求，在很大程度上制约了企业内部控制的发展。

（五）信息安全性存在风险

经营安全、信息安全与企业的生存与发展息息相关，ERP环境使得企业信息安全受到很多外界因素的影响，这会让信息的安全性变差，比如，ERP系 统中企业的各种信息会被不断重复使用，浏览操作的过程中可能密码被泄露、出现丢失信息的问题、由于人为操作不当可能导致数据不能及时、准确的录入，安全风险很大，这就意味着内部控制的风险性大大增加了。

四、ERP系统环境下加强出版企业内部控制的对策

（一）提高企业的内控管理水平

企业管理理念是不断发展的，管理模式也在不断变化，管理要向着规范化、科学化、合理化的方向发展，企业要提高管理人员的水平，引进先进的管理理念，努力提高企业的内部控制管理水平。在ERP系统环境下充分发挥内部审计的作用，积极开展内部审计对可能存在的内部控制风险进行有效控制。

（二）全面正确认识ERP系统

加强对ERP系统的认识，ERP环境下企业管理人员需要及时转变管理理念，由上到下对ERP系统有全面的认识，用现代化的理论武装头脑，在现代化的管理理论指导下有效开展工作。企业需要对所有员工进行技术、内控知识等方面的培训，提高全体员工的专业素养，树立以ERP系统为核心的内控意识，充分发挥每个员工的潜能，改变过去因长期施行手工控制形成的固有做法。

（三）加强系统操作的风险管控

为了保证系统能够安全、有效的运行，首先在系统设计开发阶段就要充分防范系统漏洞，其次在系统测试过程中要对操作人员设置不同的权限，经过授权后才能操作，最后要及时修补漏洞，不断完善系统。为了能够及时解决系统出现的技术问题，聘用专业的技术维护人员并加强其在信息技术和内控方面的培训，努力提高系统维护人员在信息技术和内控方面的综合素质，确保系统运行环境的安全。

（四）完善人才结构

ERP系统把财务人员从繁琐的劳动中解放出来，但是财务人员的素质和技能会影响ERP系统的实施效果，需要定期组织财务人员进行专业技能与职业道德的培训，在技能上大力提升财务人员的业务素质，清楚企业业务流程、熟悉财务内部控制制度、善于操作ERP系统的专业人才是企业的人才培养目标，只有这样企业才能改善ERP系统的实施效果，使企业的经营决策更加高效和快速。

（五） 做好计算机设备防护

做好计算机设备保护，要定期检测并清除计算机病毒。相关软件人员的操作必须明确权限，严格限制；系统密码要保护好，系统要定期进行更新和维护，每一次操作完成后都要对操作时间、具体操作内容做好日志和备份工作以方便后续的追踪管理。

五、ERP系统下出版企业财务内部控制管理的相关建议

ERP系统把财务作为导向，财务模块和业务模块有接口相对应，相互集成，因此从财务角度加强对企业的内部控制效果会更加显著。ERP系统可以检测财务控制效果，随着ERP系统的完善财务控制水平也会有所提高。ERP系统和财务内部控制两者通过在企业内部系统、全面、有效的运行，最终实现帮助企业提高运营效率，企业的可持续发展能力也将得以提升，最终实现企业价值的最大化。出版企业如果能正确使用ERP系统，避免财务风险就可以在激烈的市场竞争中立于不败之地。因此在ERP系统下为了确保企业财务管理的质量必须完善财务内控管理。

（一）完善企业的内部控制环境

组织结构图、业务流程图、职位说明书、权限指引等是企业需要制定的内部控制制度。不相容的职务通过权限分配将其分离，确保每位员工都在自己的权限范围内进行工作，从而保证内部控制的有效执行。企业要对ERP系统财务管理的岗位进行合理安排，不断调整、改进，关键的财务岗位可以定期实施轮换制度，岗位轮换可以有效减少岗位违法行为。企业应根据每个操作人员的职责进行权限分配，实现每个操作人员都能在自己的操作权限范围内顺利开展工作，同时保证数据安全、准确、可靠。系统为每位操作人员都设置自己的操作口令，每位操作人员都要牢记自己的口令防止被盗用篡改。部门之间要做好互相监督、制约，建立跨部门的监督体系，在企业内部形成多方互相监督的体系，共同努力把财务管理與内控建设做好。

（二）加强内部审计工作

加强企业内部审计对ERP系统运行过程的评价和监督，可以使企业的财务会计信息系统的内部控制有效实施。首先内部审计要评估检查ERP系统运行的业务流程是否合理合规，其次要评价监督业务数据及财务数据是否真实可靠，最后企业应避免因为应用程序设计的质量问题导致内控失效的情况，加强对信息化系统的审计能力。

（三）制定风险预警机制

随着ERP系统的应用，企业经营由封闭型转变为开放型通过网络实现了信息共享，这必然会给企业增加风险，所以企业应健全网路系统安全的相关制度并定期核查。加强ERP系统财务管理的风险防控，需要企业制定风险预警机制，具备事前预测和识别风险能力，避免在发生重大安全隐患时措不及防。企业的全体员工都要具备高度的风险防范观念。

良好的约束机制是所有企业发展都必不可少的，良好的控制是所有运作环节都不可或缺的，出版企业如果想要获得长久可持续发展，就必须认识内部控制的重要性。改变出版企业传统体制思维，积极革新管理办法和手段，放弃过去的管理模式，健全内控制度，充分意识到内控制度的目的是防范企业生产经营中的各种风险，加快、加强出版企业的内部控制建设，更好的发挥ERP系统的优势。

六、结束语

ERP系统在现代企业中被广泛采用，该系统把信息技术和管理思想结合起来，在ERP环境下施行企业内部控制是信息化发展的必然趋势，同时也为企业有效实施内部控制提供了便利条件，企业应加强对ERP系统的认识，在防范风险的同时充分发挥ERP系统的优势，对企业内部控制进行改进与完善，使ERP系统和内部控制完美结合，最终达到降低企业经营风险的目的，并不断提高运营效率最终提高企业的核心竞争力。

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（作者单位：北京大学出版社有限公司）