街道办事处档案管理问题应对方式

王雅军

摘 要：档案管理作为街道办事处管理工作中的重点，直接关系到整个基层管理的服务水平，提高档案管理水平对于提高街道的办事效率有着重要意义。街道办事处档案管理与其它机构的档案管理略有不同，管理任务量大与管理工作复杂。为此笔者将浅谈街道办事处档案管理中的问题与应对方式，从而促进我国基层工作的发展。

关键词：档案管理 街道办事处 应对方式

街道办事处是市辖区人民政府或功能区管委会的派出机关，受市辖区人民政府或功能区管委会领导，行使区人民政府或功能区管委会赋予的职权。随着社会不断发展，街道办事处作为服务基层群众的重要机构愈加凸显其重要性。为此提高办事处的服务效率，可以有效的拉近基层管理机构与群众之间的距离，解决群众生活之中的困难。档案管理作为街道办事处的重要管理内容之一，直接关系到街道办事处的服务质量。但基于我国街道办事处的档案管理现状可以看到，由于街道办事处档案管理的本身具有一定的特殊性，不仅要处理本单位的内部档案，还要做好民生档案的管理工作，从而加大街道办事处档案管理工作的复杂性。为此进行有效的街道办事处档案管理，应该在传统档案管理的内容上，关注民生档案的管理，才能更加有效的提高街道办事处的服务质量。

一、我国街道办事处在档案管理过程中存在的问题

（一）内部档案管理中存在的问题

通常来说档案管理的内容主要为：文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、电子档案、声像档案这几种常见类型。街道办事处在档案管理的过程中，要收集党务工作报告以及相关的政策文件、保存宣传资料、做好财务、人事档案管理，将街道办事处在群众慰问以及公开活动的视频做好相应的整理，可以看到街道办事处档案内部管理内容种类繁多，但基层工作人员往往工作任务量重、一人身兼数职，从而加大了管理的任务量，导致档案内部管理过程中出现一些列的问题。

第一，档案管理内容不清晰。基层档案管理过程中，由于档案管理的内容种类过多，从而能导致管理内容不清晰，只对关键的人事档案、财务档案做到妥善管理。其它档案存在管理混乱的现象，分类不清晰的现象。

第二，档案管理缺乏规范性。有些街道办事处档案管理工作松散，管理制度不严，档案的收集、整理、保管、存档、借阅、保密等制度不够健全，档案管理的关键在于如何做好档案的管理的规范性，规范的档案管理才能便于其他工作人员进行查询，并依据档案做出正确的决策。

第三，档案管理责任意识不强。由于从事街道档案管理的工作人员绝大多数都属于兼职类，因此，常常调动频繁，档案管理工作能否有效开展，主要依赖于档案管理工作人员能否进行有效的档案管理。落实档案管理工作人员的职责，是确保档案有效化管理的基础。

（二）民生档案管理

街道作为基层组织，其工作职能体现在方方面面，因而工作面十分广泛，产生的档案资料不但数量众多，而且内容包罗万象，涉及到很多关于民生民情的实际问题。民生档案管理正是街道办事处档案管理与其它机构管理的最大不同，如何进行有效的档案管理直接关系到相关工作的开展。为此民生档案管理工作是档案管理工作的重中之重，在日常生活中经常可以看到群众在办理残疾证、失业登记证、生育子女、低保办理、申请廉租房等都需要到社区申请相关的证明，这些工作内容中当地文字、图像记录也就构成了民生档案的重要内容。街道办事处各个部门不善于对有效资料进行管理与保存，同时，习惯各自为政，多头保存，未能按时移交档案，有的甚至还不愿移交档案。事无巨细，这些事情虽然繁杂却直接关系到群众日常生活，但由于社区管辖区人口众多且成员复杂，从而加大了民生档案管理的数量与种类，为街道办事处档案管理提出了新的工作问题。

二、街道办事处档案管理中的应对方式

基于我国街道办事处档案管理处理中的问题可以看到主要为：管理制度不规范、管理任务量大、管理人员专业水平不高等诸多问题。为此相关工作人员在进行管理时应该从这几方面入手，运用现代化的技术手段，提高管理水平，做好管理工作，坚守“为人民服务”。

（一）利用现代信息技术提升档案管理效率

由于基层档案工作人员有限，但档案管理工作内容却十分繁多，为此提高档案管理效率成为了档案管理的首要任务。随着信息技术的发展，街道办事处在处理档案管理工作时可以通过电子计算机、档案系统管理软件以及成立电力档案管理数据库等多种方式，提高管理效率。

街道办事处在处理内部档案与民生档案时，应该设立两套档案管理系统，各自在进行详细的划分。将内部档案管理做好分级管理工作，将财务档案、人事档案、文字档案作为档案管理工作的核心，将科技档案、声像档案处于次级管理的位置。核心档案管理需要严格的遵照单位的规章制度执行，遵循国家的规法律法规，并做好监督与审查工作。对于次级档案管理，只要做到档案分类清晰，按照时间顺序进行编码，确保在使用时能够保持档案的完整性即可。街道办事处在进行民生档案管理时，可以配合使用的医保、退休人员办理等诸多的系统，从而做到民生档案管理的秩序化。正因为民生档案管理内容的繁杂性，档案管理人员可以利用信息管理系统将民生档案细分为：文化、环境、卫生、社区建设、保障、服务、治安等十大类别，从而有利于档案的查档建档。同时对于群众最关心的养老保险补贴、生育、退休人員管理、医保等核心档案的管理作为档案管理的重点对象，提高管理的效率。

利用信息技术建立电子档案库，提高档案管理的运营效率。基于我国档案管理现状可以看到，我国的各个行业的档案管理都已经进入了信息化管理进程。目前来说街道办事处的核心档案管理都已经开展了信息化进程，但存在着信息化程度低的现象。因此在利用信息化管理街道办事处档案时，应该尽量将办事处的次级档案电子化，从而提高整体工作效率。

（二）完善档案管理制度

完善的档案管理制度是确保档案管理有效运行的根本。目前来说街道办事处的核心档案管理都已经具备了相对成熟的管理体系，但各个模块之间又呈现出相对分化的特点，多个档案信息重复记载，将各个档案数据库进行综合是档案信息管理的必然趋势。工作人员在次级档案管理的过程中存在着一定的认识误差，从而导致管理的混乱与不规范性。为此街道办事处档案管理工作人员应该做好次级档案管理工作，完善相应的规定且认识到其中的重要性。街道办事处是群众接触的基层管理结构之一，群众如果对政策有什么问题会选择街道办事处进行咨询，为此街道办事应该做好文字档案管理工作，将政府下达的相关法律法规进行收集，可以按照将政策类型作为横向分类标准，将时间作为纵向排序标准，并将电子文字档案上传到官方网站上便于居民在网上查询相关信息。

（三）加强人才队伍建设

街道办事处档案管理的工作任务量、工作复杂，对于档案管理人员的专业水平与心理素质都是一个巨大的考验，同时由于信息化进程的加快，对于档案管理工作的工作内容也提出了更多的基础性要求。为此加强档案管理人才队伍建设，是档案管理工作建设的重要内容。街道办事出加强人才队伍建设可以通过改变现有人才的知识结构与引进专业人才两种模式进行实现人才队伍建设的目标。

在改变街道办事处档案管理部门既有人才知识结构上，可以通过内部交流会、定期培训等多种形式开展相关的工作。工作人员内部成立微信、QQ交流群网络交流模式探讨管理经验，并邀请相关的信息技术管理人才对管理人员进行现代管理技术的培训，将工作人员分成多个小组通过以点代面的形式带动工作人员整体素质的提升。

在引进专业人才方面，街道办事处应该加强对于档案管理的重视，向部门申请编制名额，扩大队伍建设，并为人才提供合理、积极向上的工作环境。同时街道办事处也可以通过设置一定的物质奖励与精神奖励提高人才的工作效率。

街道办事处是国家事业性基层单位，尤其在进行民生档案的管理过程中，当群众到街道办事处查询民生档案时应该保持耐心、细心、关心的态度。为此街道办事处档案管理处应该加强相关工作人员的思想道德建设，以“为人民服务”为宗旨，提高档案服务水平。

（四）加大经费投入

为了实现档案管理工作的高效处理，这对档案资料的利用和储存环境都提出了一定的要求。街道办事处要提高认识，将改善档案硬件环境经费纳入单位的年度预算，保障街道档案工作日常经费支出，从外部环境需要通风、防潮、防火、防虫，针对信息化档案管理工作而言，同样需要完善硬件处理设备和软件数据库等资源配备。这些均需要经费，所以，街道办事处每年应该把档案管理经费纳入到年初预算当中。

结 语

档案管理作为街道办事处管理的重要内容，对于提高街道办事处的服务水平有着非常重要的意义。在档案管理的过程中，应该契合街道档案管理的特殊性，提出针对性的策略，从而提升档案管理的效率。

参考文献

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