国有企业费用报销中常见风险及应对思考

■ 朱超男（国电燃料有限公司）

企业发生的各项费用最终会导致经济利益流出企业，如果财务报销审核不当，会使企业暴露在各项风险之下，甚至遭受不必要的经济损失。财务部门应当高度重视费用报销审核工作，加强报销日常管理，规范费用报销行为，严控各项费用支出，，为企业铸造一面坚固的“防风”墙。

一、财务报销可能引致的风险

（一）税务风险

首先，要取得合法合规的票据，才能作为费用入账的依据。发票的来源五花八门，涉及的业务也各不相同，这就要求财务人员在审核票据时要格外小心。公司名称开具错误是常见的发票问题之一，缺字多字错字都属于不合格的发票；纳税人识别号也可能存在位数缺漏或者字母缺失；发票开具日期也需格外注意，跨期发票一般不再允许报销；发票开具内容、数量、单价、金额也需核对，是否存在不合逻辑之处；关注发票是否为专用增值税发票，不要漏掉可以抵扣的进项税额。如果对发票审核不严，将不合规的发票做了入账处理，必然为企业带来税务风险[1]。

（二）审计风险

国有企业的专项审计工作比较频繁，内审和纪检部门每年也会不定期的对企业发生的各项费用进行检查，如果费用报销审核不严，可能导致不符合企业规章制度的费用入账。尤其是招待费、培训费、会议费等，可能存在公款吃喝、大肆宴请、变相贿赂、旅游招待等违规操作。这类风险往往隐蔽性较强，以各种名目作为幌子，甚至伪造一些佐证，对财务人员有较强的迷惑性。而一旦较为有经验的审计人员开展专门的审计工作，这些问题很容易暴露出来，导致企业面临较高的审计风险。

（三）合规风险

国有企业对三公经费、八项费用管控严格，一般都会制定专门的财务制度控制费用的发生及发生的标准，通常还会制定月度预算控制发生金额，确定费用归口管理部门进行费用专管。如果费用报销审核不严，很可能导致超标的费用发生，比如超过定额标准招待，入住超豪华酒店，超标乘坐交通工具，公车私用等，致使领导人员触碰底线红线，一旦实施监察审计，必然引致合规风险。

二、引致风险的原因浅析

（一）财务人员经验不足

财务人员经验不足可能导致报销业务产生风险。一些不合规业务通常具有隐蔽性和伪装性，缺乏经验的财务人员可能难以分辨；审核要点把握不足可能导致财务人员避重就轻，忽略重要信息；工作繁杂、欲速则不达，财务人员可能为追求工作完成率而忽略了完成质量；信息系统崩溃或后台错误致使重要信息丢失可能导致审核失败；报销人员的侥幸心理和人情心理也会给报销审核人员带来困扰；财务人员经验不足将导致难以发现及恰当处置这些问题。

（二）风险意识较为淡薄

树立牢固的风险意识是防微杜渐的最好手段。许多财务人员因为风险意识不足，导致工作上的大意疏忽，使得企业暴露在风险之下，遭受不必要的损失。风险意识不足，会使财务人员对发现的问题不够重视，高拿轻放；会使财务人员懒惰懈怠、对问题一带而过；会使财务人员丧失警惕性，承担不必要的责任。风险意识是财务人员的职业保护伞，反之缺乏风险意识会大大增加道德风险。

（三）报销制度存在漏洞

通常企业的报销制度一经制定，在较长的一段时间内都不会变更。但随着市场的变化和业务的发展，一些旧的制度已不能适应新生事务的需要，旧的制度也已不能涵盖新生业务的范围，这就造成了制度暂时的空白和漏洞，意味着在发生新型报销业务时，财务人员没有可以遵从的制度规范，没有可以判断的来源依据，致使财务报销业务处于未知的风险之中[2]。

三、针对风险拟采取的控制措施

（一）建立健全费用报销制度

费用报销管理办法是财务人员开展费用报销审核工作的重要依据。费用报销管理办法应该明确职责分工，确定各项费用的归口管理部门；明确费用的开支范围和标准；明确费用的管理程序和要求；明确费用的日常管理规范和监督问责机制，务必做到切实可行、具体详尽，能够为财务人员报销审核工作提供有力的支撑。报销管理办法经制定实施后，并不意味这一成不变，财务部门应定期对办法的施行效果进行反馈意见收集，结合自身实际，适时对制度进行修订和完善[3]。

（二）规范财务报销流程

一般应区分普通员工、部门负责人、公司领等，分级设置专属财务报销流程。一般员工费用报销至少需经部门负责人签批后，送至财务部门报销；部门负责人发生费用至少经分管领导签批后方可报销；公司领导发生费用一般采用互批模式；对于超过一定额度的大额费用及企业较少发生的特殊费用可以采用特别的报销审批流程。审批流程一经制定，一般不得变更，未经标准流程审批的各项费用财务部门不予报销。

（三）建立事前审批制度

事前审批制度可以有效控制违规、超标的费用发生。以招待费为例，建立事前审批制度，明确被招待单位及招待事由、招待人数及陪餐人数、招待时间、招待标准，并由分管领导事前签批，待招待工作结束后，将发票随同招待费用事前审批单一同交至财务部门进行报销处理。对于企业中较常发生的差旅费用，同样可以履行事前审批，首先确定出差目的地和出差事由、拟乘坐的交通工具及相应等级、编制出差预算金额，经分管领导签批后方可出差，事后将各项票据随同出差审批单一起履行财务报销手续。

（四）完善财务信息系统

随着ERP系统的不断普及，业财一体化大势所趋，许多大中型企业都通过信息系统开展日常费用报销工作。信息系统控制可以避免许多人为因素干扰，帮助财务人员更好的进行费用报销审核工作。通过在信息系统中固化费用报销审批流程，可以保证各项费用在线上经过恰当的审批；在系统中为各部门设置预算控制金额，对于超过控制金额的费用不允许提单报销；在单据中设置自动运算公式，对输入的各项费用自动汇总金额，保证金额准确；向系统开发人员提出一些个性化的定制要求，帮助企业提供更为便捷化的报销服务[4]。

（五）指定专人负责报销

大中型企业部门分立、人员繁多，财务报销工作量巨大，除了费用常发部门，许多员工可能一年也发生不了几笔费用，因此对报销制度较为陌生、对报销流程也不了解，一旦有费用发生常要向财务报销人员反复询问，造成报销效率低下。企业可以在每个部门设定一位报销专管人员，一旦该部门有费用发生，都将票据等材料一齐交至该员工手中，由其统一履行报销手续；同时财务部门召集各部门报销专管人员进行统一的培训，使其熟悉报销制度及报销流程，以提升企业的财务报销效率。

（六）加强合同管理工作

对于大额、对公费用，简单开具发票并履行财务报销程序并不能有效的遏制风险，根据业务性质，应当适时签订合同，通过合同管理才能有效控制风险。涉及安装的采购、涉及调试的服务等都需要签订专门的合同，明确采购的内容，明确服务的质量，明确付款的方式和时间，约定有无质保金等等，通过合同管理保证企业的经济利益不受侵害。财务人员在费用报销审核时，需配合票据审查合同内容、合同金额及付款比例等，二者核对一致时方可入账付款。

四、结束语

综上所述，国有企业费用报销业务审核不当可能导致企业遭受税务风险、审计风险、合规风险，这些风险通常是由财务人员经验不足、风险意识较为淡薄、报销制度存在漏洞所致，除了对风险的源头有清楚的认识，还可以通过建立健全费用报销制度、规范财务报销流程、建立事前审批制度、完善财务信息系统、指定专人负责报销、加强合同管理工作等手段，有效的遏制这些风险的发生。