“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究

2019-02-21许德斌

山东农业工程学院学报 2019年6期

许德斌

（合肥职业技术学院办公室安徽合肥 238000）

0.引言

档案信息化是在国家行政管理组织的统一计划与指导下，在档案管理工作中积极运用网络信息技术，对档案信息资源实施管理与应用。换而言之，档案信息化主要指的是档案管理工作模式从以管理实体档案为主转变为以电子档案管理为主的模式。随着网络信息技术的快速发展及广泛应用，从客观上对档案管理工作模式提出了全新的要求，档案管理工作要积极运用现代化管理技术，革新档案管理模式，用便捷高效的信息化管理替代传统人工管理模式。全面推动高校档案信息化建设是高校档案部门顺应“互联网+”时代的必然趋势，是高校档案部门革新与发展的必然选择，也是提升高校办学效益、满足现代化教育发展形势的迫切要求。

1.高校档案信息化建设的基本内涵

高校档案信息化主要是指档案管理工作模式由过去以档案实体资料保管为中心向以档案数字化资料为主要模式，为高校与社会提供优质服务的转变过程。因此，高校档案部门需要做好以下几点：实现档案资料的信息化与网络化；实现档案数据的接受、发送、保存以及提供使用的一体化；实现档案数据的实时共享。

2.高校档案信息化建设存在的主要问题

2.1 对档案信息化建设不够重视

随着网络信息技术的飞速发展，推动着高校档案管理工作的变革，促使其从过去单调的纸质实体档案管理转向智能化的电子档案管理模式。目前，部分高校档案工作人员对于档案的信息化建设存在认知上的不足，缺乏应有的重视，思想没有做到与时俱进，依然停留在传统的理念上，继续沿用过去的工作方式。此外，档案部门由于常处于高校边缘位置，无法得到足够的重视与支持，档案工作没有引起校领导的广泛关注，不少高校并未意识到推进档案信息化建设的深远意义，没有意识到网络化的档案管理对于高校教育、科研等工作的积极作用。从而导致高校缺少科学合理的档案信息建设方案，阻碍了校内档案信息化建设的进程。

2.2 对档案信息化建设缺少投入

高校档案信息化建设是一项复杂的系统工程，既需要充足的资金支持，还需要大量的设备，特别是硬件与软件设施的投入。由于不少高校并未深刻地意识到档案信息化建设的重要意义，因而在档案信息化建设的设备与资金投入都存在较大缺口，导致档案信息化建设的效率较低。高校档案信息化建设缺少相应的投入，具体表现在以下方面：一是硬件设施投入不足，高校档案信息化建设需要大量的网络连接以及管理与使用者的便捷登录，在档案信息传输中对网络的速度有着较高的要求，但目前电脑硬件设施无法满足档案信息化快速、大容量的工作需求。二是软件技术水平滞后，高校档案信息化建设中，档案工作人员需要自动化的工作平台、不同类型文件的处理系统以及信息检索与保存平台，需要便捷快速的登录与用户身份认证软件，而目前较低的软件技术和系统满足不了各个主体的实际需求。

2.3 档案信息化建设团队素养低

随着高校的不断扩招，校内学生数量的不断增长，导致高校学生管理、师资管理、科研管理以及基础设施建设等各项工作量与日俱增，高校档案工作也面临着巨大的挑战，繁重的工作量与现有档案工作人员数量不成比例，并且某些高校档案工作人员并不是专业领域人员，没有接受系统的培训，对档案工作了解不全面，专业能力有限。对于高校档案部门来说，与其他部门有着较大的区别，由于长期处于单调、枯燥、乏味的工作状态，许多人并不愿意从事这份工作。此外，高校档案信息化建设对档案工作人员综合素养与能力有着较高的要求，不仅要具备扎实的专业知识，同时还要掌握信息技术，能够熟练应用信息技术进行档案管理。由于目前高校档案工作团队整体能力较低，影响了档案信息化的建设进度。

2.4 档案信息化建设制度不完善

科学规范化的建设是对电子文件的生成、存档以及电子档案数据资源标识、概述、保存、搜索、交换、网络传输等不同方面进行科学合理构建，是高校档案信息化健康发展的重要保障。由于我国高校目前信息化建设还属于起步阶段，并未制定统一的规范性标准，某些高校缺少切实有效的信息化建设方案，各高校在进行档案信息化建设中并没有制定统一的指导纲要，存在一定的随意性与零散性，从而造成高校档案信息化管理效果不理想，工作水平及效率较低。此外，高校档案信息化建设还需要校内其他部门的配合与支持，如何规范管理各部门工作的机制还有待于完善，这在一定程度上阻碍了高校档案信息化各项工作的顺利实施，影响了档案信息化管理的建设与发展。

3“互联网+”背景下高校档案信息化建设的有效路径

3.1 建设档案信息资源系统

首先，要建设档案信息资源的数字化系统。一是要重点搜集，妥善处理好高校中具有一定价值的档案资料，根据调研分析，明确信息来源，每年定期从不同部门获取提前确立的信息资源，尤其是档案部门要监督与督催校内各部门的信息搜集，建立相应的制度，将党群、行政、教学、科研等类型的档案信息资源整合起来，确保收集的档案能够齐全、完整、系统。二是要加大对电子文件归档与管理的力度，实现网络空间中电子文件的实时发送与接受、高效管理与应用。三是要运用数字模拟综合技术将纸质档案进行数字化处理，将相应的电子档案挂接到网络档案管理软件系统中。

其次，要建设档案信息资源数据库。一是要强化文件目标信息库建设，将重要档案进行数字化处理，建立高水平、优质的全文资料信息库。尤其要构建个性化的数据库，按照高校工作开展的需求，运用先进的网络管理系统数据库，以便于信息的保存、搜索、查看及处理，促进信息沟通与增强服务效率。二是要构建教师工作业绩信息库，将教师工作过程中的教学任务、教研成果等信息完整的录入，客观科学地评价教师的专业能力与工作水平，并与教师未来职称晋升直接挂钩。此外，还要构建科研技术成果信息库，以便于充分了解高校科研发展情况，为科研成果的宣传及转化提供更多机会，提高整体服务质量。

3.2 搭建信息管理服务平台

首先，构建统一标准的管理平台，确保实现既定目标。一是要加强对档案信息化建设中基础设施的资金投入，配备通用网络、电脑，打印机、复印机、扫描仪、处理软件、数码摄像机、图像识别等基础设备。二是要积极引入或是自主开发档案信息智能管理软件，实时与院校网络互通，实现文档一体化，对纸质档案与电子档案进行“双轨制”管理。利用档案信息智能管理软件对各部门档案的搜集、整合、保存、统计、搜索与应用等实施网络控制，对不同的来源渠道、不同格式的电子档案加以规范化处理，数据著录、提供多种数据检索、创编目录等。三是要以档案部门为档案信息智能管理平台中心，全面覆盖院校归档的应用系统，高校自动化办公系统与档案智能管理平台无缝对接，为数据共享提供有利条件。四是要加强网络信息平台的日常维护，保障电子文件的真实性、整体性、有效性，从根本上实现档案管理的信息化。

其次，构建档案信息化社会服务平台。一是要革新服务方式，让公众全面了解档案工作的作用，增强档案工作的影响力；积极宣传档案工作，变被动为主动，构建电话咨询、网络在线等服务机制，实现多渠道、多形式、多维度的主动式服务；基于网络智能设备与方式，深入挖掘档案信息资源，全面提高服务的实效性，努力将档案部门构建成为提供服务的数据中心和文化基地。二是要依托网络信息技术平台，开启档案目录信息库、档案全文信息库以及建立多媒体档案信息库，实现档案信息便捷、高效检索，提高工作整体效率。三是要创建相互连通的现行文件、档案信息公布平台与搜索应用系统，便捷迅速的向公众提供有效的档案应用服务，最大程度地发挥出档案部门的公众性服务作用。

3.3 加强档案工作团队建设

高校档案信息化建设是一项长期艰巨而复杂的工程，档案信息化建设的整个过程与全新的知识、技术有着紧密的关系。因此，要加大专业人才团队的建立力度，确保档案信息化的顺利开展。

首先，档案部门要有推进档案信息化建设的紧迫感与责任感，转变以往“重藏轻用”的思想，转变被动式的服务状态，运用先进的网络信息技术，为主动提供服务、实现网络实时共享提供有利条件，为构建新的档案管理模式，实现档案信息化建设做好充分的准备工作。

其次，档案部门要利用主题讲座、学术沟通、信息技术应用能力培训等方式，提高档案管理团队的综合素养。信息化环境下，档案工作者既要了解档案、图书情报等领域的专业知识，又要能熟练运用网络技术，还要具有出色的信息获得、信息沟通、信息传输、信息鉴别、信息评测、信息制造、信息提炼等能力。

再次，档案部门应主动参与到改革中，构建自我发展、自我管理机制，实施质量及目标管理的责任制度，调动工作人员的热情，提高工作的积极性，稳定档案工作团队。在短期内建设以管理类人才为主、综合类专业技术人才为核心的档案领导组织体系，满足档案信息化建设的实际需求。

3.4 健全安全保障机制

首先，要构建档案信息化规范制度，贯彻目前的档案信息化构建指标（档案信息资源构建指标、管理指标、成果运用指标）。档案信息资源构建指标主要包括软件与硬件设施构建、数据搜集、信息化加工、信息备份标准等。档案信息化管理指标包括对工作人员科学管理指标、常用设备管理、信息资源管理指标等。档案信息化先进成果运用指标包括搜索规范、网络信息发送规范等，重点是为了解决合理运用的问题。此外，我国教育部门颁布的《教育管理信息化指标》，也同样能够应用到高校档案信息化管理中。在上述指标基础上，高校档案部门还要做到以下两个方面：①各部门要统一思想、协调实践，建立档案信息化建设当中统一的标准。档案连接网络之前要确保电子档案的规范化，格式相同并兼容，在建立标准时，要兼顾硬件的筛选标准、软件的配置标准、信息库的标准形式，尤其是应用软件要符合整体的标准与规范。突破资源构建、运用软件、技术服务等各自单独构成体系的格局，切实保障档案信息的安全性，实现资源及时共享。②高校可按照自身实际情况，结合国家现行标准，完善电子文件搜集、构成、处理、应用等制度，及时补充与更新各种档案的管理方法与具体标准，以便更好的顺应档案信息化建设与发展的需要。

其次，要构建档案信息安全保障方案。具体可从以下几方面入手：①确保人员的安全。要严格按照《国家档案法》、《网络病毒防范管理措施》等法律规定，建立相关规章制度、保密机制，将责任落实到人。同时，还要严格地进行身份认证、权限管理等识别与设置，避免人为性的破坏。②保障信息的安全。对所有电子档案的生存周期要实施全程监控，运用电子与纸质的方式加以保存，对相应的数字化信息要备份与异地保存。③确保系统的安全。保证系统服务器具有足够高的级别，安装专门的杀毒软件，加强入侵检查，避免病毒进入系统。还要定期修改密码、升级、维护等，以便能够发现安全隐患，及时解决。④保障环境的安全。严格贯彻档案的防范制度，保证档案信息安全，构建科学合理的信息安全报警机制，一旦发现网络或是信息库出现问题，及时开启应系统，迅速恢复系统的正常运行。