PDCA循环在高校固定资产账账与账实管理中的应用

杨梅蓉

(泉州医学高等专科学校 后勤管理处, 福建 泉州 362000)

近年来,我国高校固定资产数量与类别增长迅猛,这些固定资产在不同环节由不同的部门管理,而部门之间各自为政,使用过程中又时常脱离管理,导致固定资产财务账与资产账、资产账与实物不符现象突出。如何有效地进行高校固定资产管理成为高校固定资产管理工作中的难点与痛点。2016年全国行政事业单位国有资产清查结果显示,有不少高校的固定资产账账、账实相差较大,高校固定资产账务管理混乱。在管理过程中,只有保证账账与账实相符,才能防止国有资产流失,保证国有资产的安全与完整,加强高校固定资产账账与账实管理十分必要。

本人在工作实践中应用PDCA循环管理理论,探析高校固定资产账账、账实管理路径,与同行共商榷。

1 相关理论及研究现状

PDCA循环管理理论在国内主要应用于企业管理,近年来被广泛应用于医疗机构管理,并逐渐应用于其他管理领域[1]。

1.1 PDCA循环理论

PDCA循环(俗称“戴明环”)是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的,是全面质量管理的思想基础和方法依据。PDCA循环的含义是将质量管理分为4个阶段,即计划(plan)、执行(do)、检查(check)、处理(action)。在质量管理活动中,要求把各项工作按照工作程序进行,从作出计划、实施计划、检查实施效果、到将成功的管理规章纳入标准,不成功的留待下一循环去解决,这样层层循环,螺旋式不断调整提升管理工作水平[2]。这是一个管理持续改进的过程,也是全面提升质量管理所应遵循的科学程序[3]

1.2 研究综述

通过CNKI期刊数据库查询近10年有关“PDCA循环”和“资产管理”两个关键词获知,PDCA循环理论在资产管理领域里的应用研究较少,仅有两篇,说明PDCA循环理论在高校资产管理领域的体系建设尚未开展。在现有的两篇文章中,席冬梅等以“实物链—资金链”二维分析为起点,探讨政府部门固定资产管理从采购到报废的“计划、执行、检查、处理”(PDCA)循环管理模式[4]；练旭辉等探讨PDCA循环在医院医疗设备固定资产管理中应用的价值及方法[5]。几位学者都在探讨PDCA循环理论在资产管理领域的管理模式、价值和方法,但都没有涉及PDCA循环理论在高校固定资产管理中的应用,更没有PDCA循环理论在高校资产管理领域的体系建设研究。

2 PDCA循环在高校固定资产账账、账实管理中的应用

2.1 P(计划)阶段

分析现状,找出产生问题的原因。确定最佳解决方案,设定目标。造成高校固定资产账账、账实不符的原因主要有以下几方面：

(1) 缺乏资产管理协同机制与制度。部分高校顶层国有资产管理部门缺乏或形同虚设,缺乏统一领导及协同制度[6]。高校固定资产种类与数量庞大,各环节资产管理部门众多,固定资产产生、变动、报废、残值回收环节多且经历周期长达数年。这期间缺乏统一的协同机制与制度,导致国有资产管理混乱,账账不符与账实不符问题突出也就不足为奇了。

(2) 缺乏资产管理专业人才。多数高校各资产使用部门的资产管理人员往往是兼职管理资产工作,既缺乏专业的资产管理知识[7],人员的频繁变动又使得他们的实践经验不足。对于资产管理工作,他们时常不知从何下手，极易造成错误入库、人或物变动时调账不及时、无法使用的资产报废不及时甚至随意丢弃导致实物丢失等问题,固定资产账账不符与账实不符问题突出。

(3) 缺乏资产管理先进手段。虽然应用先进的信息技术手段参与国有资产的管理已经成各高校资产管理者的共识,但常常局限于某个具体管理环节如资产采购、或资产账日常管理、或财务日常管理等方面的信息技术,而缺乏应用先进信息技术手段对整个资产管理流程进行精细的动态连动管理,导致各资产管理环节数据无法互通,缺少有针对性解决固定资产账账不符与账实不符问题的强有力的技术支持。

(4) 缺乏资产管理监督与奖惩机制。多数高校缺乏资产管理监督与奖惩机制,导致使用部门资产管理人员责任意识淡薄,部门内资产随意搬动,使用人员随意变换,部门之间人员变动后不及时调账,资产损坏了就弃置不用重新购置,导致固定资产账账不符与账实不符[8]。

针对上述几种原因,应建立全校固定资产科学管理体系与完善协同制度,在彻底清查固定资产、解决历史遗留问题的基础上,引入先进的信息化手段,打通资产管理各个环节,制定资产管理完整流程与标准工作手册,完善固定资产赔偿制度等奖惩机制。通过以上这些措施强化管理,以期使高校固定资产账账相符率达到100%,账实相符率达到99.5%以上。

2.2 D(执行)阶段

根据前期分析和设定的方案,执行管理。

2.2.1 建立全校固定资产科学管理体系与完善协同制度

设立校级国有资产管理组织——校资产管理工作领导小组,作为学校国有资产管理与监督的决策机构,统一领导学校的各项国有资产管理工作。领导小组决策国有资产管理重大问题,以会议决议等形式指挥全校国有资产的监管工作。并下设国有资产监督管理委员会办公室作为日常办事机构,具体负责贯彻落实校资产领导小组的决议并实行日常监督与管理职能。同时制定全校资产协同管理制度,建立资产协同管理机制推动资产规范化管理。高校资产数量庞大、种类繁多且专业性强,在校资产领导小组的统一领导与协调下,由各部门归口管理,但需与全校各资产使用单位及其资产使用人共同组成全校固定资产科学管理体系[6]。

资产使用人是资产保管维护的具体责任人,每一台件的资产管理都要具体落实到使用人身上,做到责任到人。这样构建资产管理工作领导小组—归口管理部门—使用部门—具体责任人等4个层次的管理体系,为高校资产账账、账实相符提供了体制保障。

2.2.2 彻底清查固定资产,解决历史遗留问题

以2017年12月31日为时间节点,对这个时间节点前全校固定资产彻底清查,解决历史遗留问题。在资产账与财务账不符方面：资产管理部门与财务部门分门别类一一对账,资产账少录的,资产部门到档案室查找当时的财务入库凭证一一补录。资产账已经报废、丢失、注销的,财务部门根据资产管理部门报废单凭证及时销账。由此把时间节点前账账不符的坏账全部清理清楚,实现了时间节点前资产账账相符；在资产账与实物不符方面：彻底清查固定资产账实情况,依据财政部《关于开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作的通知》(财资[2016]2 号)制定详细工作方案,明确组织领导,各种途径宣传发动、培训指导,采用先各单位自查，后学校随机抽查，最后委托第三方会计师事务所复查相结合的方法开展彻底清查工作。对清查结果进行整理分析、分类审批处理：资产实物损坏该报废的报废,有账无物的该盘亏的盘亏,有物无账的该盘盈的盘盈。同时,对于有实物但信息混乱的资产,要求使用部门修改资产账信息使之与实际情况相符:对资产实物归属变动的进行调拨；对使用人和存放点变动的修正记录；对资产标签错贴漏贴的及时纠正,务必使每一个资产账与对应实物的物、人、地、标签相符。

2.2.3 引入先进的信息化手段参与资产管理,实现各环节数据互通

我校以2018年1月1日为时间节点,对这个时间节点以后各资产管理环节引入信息化手段实现数据互通[9]。以前我校财务部门与资产管理部门用的管理软件不同, 部门间各自为政,无法共享数据。2017年下半年,资产管理软件在引入网络版的基础上,实现了与财务软件的数据对接,从2018年1月1日起实现了资产从实物管理到资产账管理到财务账管理的连动管理[10]。

资产入库方面：首先,资产使用部门依据采购合同数据完成实物验收工作,验收人员会签生成附有资产数量、价值、规格等数据的验收单；其次,资产使用部门在网络版资产管理软件上填写资产信息并提交入库申请；然后,资产管理部门根据验收单上的资产数据完成网上入库审核,这时资产数据会自动通过中间服务器实时传送到财务管理软件；最后,财务部门再依据资产使用部门提供的原始发票、采购合同、验收单等纸质报账材料与财务软件资产数据核对,如确认无误,即可计入财务资产财务账,如数据不符,则重新复查并纠错[11]。

资产销账方面：首先,资产使用部门通过网络版资产管理软件提交报废变动申请；然后,资产管理部门启动审批流程并根据申请情况完成网上变动审核,这时资产销账数据也会推送到财务管理软件；最后,财务部门根据资产管理部门提供的报废等审批凭证与财务管理软件中报废等变动数据核实,如确认无误,即可完成财务固定资产销账工作[12]。

通过技术手段可实现新增与减少固定资产实物、资产账和财务账的实时对账,确保了各环节无差错对接,为时间节点后实现资产账账、账实相符提供了强有力的技术保障。

2.2.4 制定资产管理完整流程与标准工作手册

在短时间内,我们无法改变资产管理人员专业水平不高与人员频繁变动问题。要使现有基层资产管理人员快速由“生手 ”变为“熟手”,就必须在加强培训的同时制定资产管理完整流程与标准工作手册,对资产入库、调拨、报废处置等各个环节制定科学化、精细化管理流程与标准工作手册,使每一位资产管理员了解各个环节该如何处理资产事务,尽最大可能减少失误,这是规范资产管理工作的强有力手段,也能有效促进高校固定资产账账、账实相符的实现。

2.2.5 完善固定资产赔偿制度等奖惩机制

制定固定资产损坏丢失赔偿制度,以制度的形式确定资产使用部门负责人是资产的主要负责人,自用资产使用人为具体责任人,公用资产指定管理人或部门资产管理员为具体责任人。因各种主观原因造成固定资产损坏、丢失的,将启动资产赔偿审批程序,依据审批结果,具体责任人承担赔偿责任。对自用资产除特殊原因外均由具体责任人承担全部赔偿责任,对公用资产先厘清具体责任人与所在部门各自的责任后,再按规定相应承担赔偿责任,并对有关人员通报批评[13]。

制定资产管理奖励制度,以年度为单位由校资产领导小组组织对全校资产管理部门及个人进行绩效评定。根据具体的评价标准,对于工作成效突出的部门与个人进行奖励,并给予有关人员在职称与职务上按优先原则进行聘任[14]。

只有资产管理责任落实到具体责任人,并启动奖惩机制,资产管理工作才能真正落到实处,为实现资产账账、账实相符提供可靠的制度屏障。

2.3 C(检查)阶段

通过考核、督查方式,确认实施方案是否达到了目标,并调整解决方案。

资产管理部门与财务部门定期或不定期对账,了解账账相符状况,对出现的问题及时反馈并寻找可行的解决方案。

采用资产使用部门定期自查与资产管理部门不定期抽查相结合的方式开展固定资产清查工作,了解账实相符状况。对出现个别资产账实依然不符的情况,详细分析出现问题的原因,加强与各部门的交流沟通,共同寻找管理中存在的漏洞,并对检查中发现的问题及提出的建议或意见进行分析并采取改进措施,达到不断改进质量管理体系的目的。结合资产管理总体发展目标,明确下一阶段需要改进的目标,制定解决方案。

2.4 A(处理)阶段

对于方案效果进行总结,对有成效的措施进行标准化,遗留的问题会自动转入下一个PDCA循环,如此,周而复始,螺旋上升。

(1) 成效确认。截至2017年12月31日,我校资产管理实现资产账与财务账100%相符,资产账与实物99.6%相符。同时,认真总结有效的经验、措施、准则,并纳入到资产管理相应的流程、标准、制度之中,作为今后工作的依据。

(2) 问题检查。检查中,发现少数资产使用部门的自查过程流于形式,没有认真盘点,清查结果无法反映本部门账实实际状况[15]。校内各部门之间人员变动、资产归属等信息未及时更改。

(3) 持续改进。接下来将出台国有资产清查制度,以制度的形式规定资产清查的原则、程序、时间间隔、方法、范围、责任人、奖惩等内容,强调资产清查工作的重要性,使每一次资产清查结果更接近实际,使之成为奖惩的重要依据,有力促进固定资产账实管理工作。同时,将加强与人事等部门的联系,定期以文件或通知形式要求各使用部门及时根据实际情况更新资产及管理人员信息。

3 结语

PDCA循环理论是一套具体有效的管理手段,是发现与解决问题、推动工作持续前进的有效途径。PDCA模式,使高校资产账实管理摈弃了原来头痛医头脚痛医脚的片段式管理模式,采用一个循环反复的系统围合管理模式,不断补齐管理短板,使高校固定资产账账、账实不符现象得到明显改观,提升了高校固定资产管理水平,促进高校建设健康发展。