推动仪器设备院级共享平台建设提升高校存量设备资源使用效益

2019-02-21高禄梅

实验技术与管理 2019年5期

高禄梅，孙宇

(1. 西安交通大学实验室与资产管理处，西安陕西 710049；2. 西安交通大学分析测试共享中心，西安陕西 710049)

1 相关背景

十八大以来，创新、协调、绿色、开放、共享成为社会发展的核心理念。伴随着国家经济建设发展方式的不断转变、发展结构不断调整优化，提升资源配置及使用效益成为国家对于高校经费投入的重要着眼点和落脚点。2014年，国务院下发《关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见(国发[2014]70号)》[1](以下简称《意见》)文件，指出高校资源利用中存在的分散、重复、封闭、低效问题。在科技部统一指导部署下，教育部及各省所属高校均采取了多种举措，促进高校大型仪器设备面向校内外开放共享。归纳总结，主要有以下几个方面：

(1) 加强全校大型仪器设备的购前论证[2]。目前，高校大型仪器设备购置渠道多，从学校层面严把设备购置论证关，避免源头上的低水平重复，是提升高校资源配置效率、改善资源配置效益的重要手段。截止2017年末，教育部直属高校大部分都已经推行了设备购前论证制度[3]。对于通用类经费，全部交由学校统一论证，保证设备的配置范围和配置频率符合学校科研教学的需要。

(2) 推进联网管理的大型仪器设备信息化平台[4]。截止2017年末，高校中超过80%的大型仪器设备均已对接至科技部建设的大型科学装置及大型仪器设备国家网络平台。对接后，解决了大型仪器设备信息的公开问题，建设较好的高校还实现了大型仪器设备在线预约、计费、电子结算、数据统计，使得设备使用情况公开透明、规范便捷。

(3) 学校主导建设各级各类实体化平台[5]。通过实体化平台构建，将多学科共用的、单一学科无法建设的通用性、基础性设备进行集中的购置和管理，通过集约化管理，机制体制改革，发挥设备的规模效益[6]，支撑高校各学科的基础通用型研究设备需求，减少学校资源配置压力，推动各学科集中将资源投入在专用型、特色化装备的配置上。通过这些方面的工作，高校大型仪器设备开放共享水平得到了显著提升，开放共享理念得到贯彻，资源绩效改革初见成效。

然而，上述工作较多的是对于增量设备配置和管理的优化。受历史建设条件影响，我国高校大量的设备多是由课题组或者教授团队代为管理，我们定义其为存量设备。《意见》中明确要求的“部分科研仪器设备存在部门化、单位化、个人化的倾向，闲置浪费现象比较严重”的问题仍需要加快解决，主要指的就是分散在课题组管理的存量设备。如何调动现有存量设备开放共享、发挥效益是本文的关注点。

高等学校大型仪器设备资源增长迅速，这一发展趋势为高校仪器设备存量资源的合理配置和高效利用提出了更高的要求。按照国际上的普遍经验，大型仪器设备高效运行的平均寿命仅为8～10年，如何在高校大型仪器设备资源有限的寿命期限内进行科学管理、使广大科研工作者能够共享优质资源、尽可能地推动科研成果产出、提升资源利用效率，是摆在高校资源管理部门面前的一个复杂问题。

2 制约存量设备开放共享的因素

根据多年从事实验室与设备管理的工作经验，加强对增量设备的统筹利用可以通过加强源头控制实现，相对容易，但是要实现存量设备的开放共享统筹管理是很困难的，原因也是很复杂的。历史上，我国高校大型仪器设备采用的是分散建设[7]、分散管理、分散运行的模式。重大装备往往依托个人或者课题组进行采购、管理、维护。在学院层面及学校层面，统筹力度不足、统一管理手段缺失。重大设备，尤其是专业型的重大设备，由于没有集中的平台进行管理，各级管理责任也往往难以落实。配套运行的相关技术保障、人员培训、运行机制、工作模式、管理政策很难及时跟进。由于缺乏集中管理，客观上造成了制约设备进入存量管理后开放共享的现实困难。

(1) 存量设备的来源各异、分散存放，客观上影响了开放共享。分散在院系实验室的大型设备往往都是通过学科建设、实验室建设或科研经费等配置的，势必要首先保障项目以及项目研究团队的需要，加之设备配置大都是由科研团队提出需求配置，分散放置在各实验室并负责后期运行维护。设备维护人员往往是科研团队成员，从时间和精力上无法满足开放共享的需求。

(2) 实验技术人员的数量和质量有待提升。作为科学研究的重要支撑保障队伍，学校实验技术队伍建设和发展关系到高水平成果的产出。高校实验技术人员大体分为4大类：第一类是教学保障人员，主要承担大面积课程配套实验工作；第二类是科研保障人员，主要承担科学研究的辅助工作；第三类是公共保障人员，例如网络工程师等，主要承担学校基础技术保障工作；第四类是仪器操作保障人员，专职负责大型仪器设备的运行管理工作。

近年来，学校大型仪器设备增长迅速，导致仪器设备操作人员负责的设备数量也在急剧增加。在学校基层单位中，由于仪器设备管理的分散性、缺乏统筹，实验技术队伍建设相对滞后、发展规划不完善，实验技术人员个人的发展路径相对不明晰、考核指标不配套，这些都制约了存量设备使用效益的发挥。在日常工作中，仪器设备管理人员除了负责技术方面的工作，还要花费大量精力应对行政业务工作，难以集中精力深入钻研仪器设备操作技巧，设备功能往往只能开发一小部分。同时，技术人员缺乏培训和交流机会，也在客观上制约了其个人水平的提升。可以预见，这样的现象会随着仪器设备的增加呈现愈演愈烈的趋势，客观上成为约束仪器设备开放的人力缺口。

(3) 大型仪器设备运行维护经费短缺。目前，我国高校大型仪器设备购置经费来源相对明确，有一流大学建设经费、教育部改善基本办学条件经费、国家重点实验室建设运行经费、中组部千人万人计划、各类横向纵向课题中均能支出设备购置经费。但是运行管理经费捉襟见肘，虽然很多高校都设立了大型仪器设备维修基金[8]，但是仅靠校级层面财政补贴远远难以满足。现实的情况是，仪器设备的维修维护经费除各单位运行费用中有少量考虑外，绝大部分往往只能从课题项目经费中想办法列支。现有的分散维护使得基层单位层面上整体对于重大设备维护的重视程度不够，往往造成设备日常巡查维护能力不足和工作制度化水平不高；伴随人员流动及研究任务的切换，往往出现设备维护水平不断下降，并由此造成高昂的维修维护成本，不仅使故障发生频率增加、维修维护经费上升，同时维修周期也会拉长。这样一种现状使得基层单位在设备开放共享工作中犹豫重重，担心设备损坏没钱修,长期故障待报废的设备无法处理。

(4) 开放共享配套政策制度不完善。虽然《意见》以及后来的教育部相关指导文件中都明确指出，允许大型仪器设备开展有偿服务。但基层教师、实验室技术人员仍然感到政策落地存在一系列制度空缺。例如大型设备开展有偿服务的收费渠道如何做到合法合规，开放共享服务标准收费制定如何科学有效，有偿服务收入的开支范围如何确定，分析测试服务收费如何保障及时结算，国家和学校的相关政策精神如何落实等。这一系列问题困扰着基层单位中想要开展有偿服务的广大教师。而这些问题的解决，往往都是学校层面和学院层面上共同努力的结果，只有形成组织化平台、体系及管理模式才能够保证有偿服务的顺利、规范开展。

与此同时，在国家层面对于设备开放共享有偿服务仍有一些政策要规范落实。一是国家海关不允许高校免税大型设备开展营利性服务；二是国家基金委员会对于科研项目中在本单位内部使用分析测试费要求有真实性证明；三是国家财务审计制度对于分析测试有偿服务收费行为要求有规范程序和全流程证据记录。这些相关政策实际上与设备开放共享并不冲突，但是建立一条规范、有序、监管的有偿服务路径却要求基层组织切实行动起来，通过一系列的机制设计和文件规定进行约束。

(5) 实验技术人员工作积极性调动亟待提高[9]。广泛存在于高校中的现象是，大型仪器设备确有空闲，基层单位的设备操作人员也愿意放弃休息时间提供技术服务工作，但是这部分工作往往没有列入基层单位的年度考核内容中，或者列入了但是体现不足。基层单位也往往没有激励手段引导和鼓励设备全天候开放。“多劳不多得、多劳多出错”的思想慢慢地消磨了部分设备管理人员的工作热情，如何调动各类人员的积极性也成为学校和基层单位共同面临的问题。

3 提升院系存量设备使用效益的思路举措

本文认为，高校解决存量设备开放共享的问题需要通过大型仪器设备院级、专业级实体平台改革来解决。通过一系列的政策梳理，联合相关部门，解决制约大型设备存量效益提升的相关问题[10]，具体举措如下。

3.1 平台化管理，发挥学院对存量设备统筹管理作用

在组织经济学理论中，资源的集中管理能够发挥规模效应。对应到高校实际情况，如果基层单位对于存量的大型仪器设备统一管理或者集中管理，能够大幅度减少人员编制和空间建设的需求，并且便于形成组织化行为，落实专人负责制，建立统一的考核尺度，提升资源配置监管效率。对于已经分散放置、难以移动或者空间所限，难以实现集中统一管理的设备，考虑通过机制体制创新，加强统筹管理力度，将平台作为一个相对实体的平台进行运行管理。

在院级平台改革工作中，学校首先应当考虑推动学院大型仪器设备院级平台和专业平台的设立工作。原则上，学院内部的通用设备全部纳入院级平台管理，专业性较强的设备进入若干专业性平台。学院资源配置时优先向院级平台倾斜，未来新增大型仪器设备统一放置在院级平台，由学院统一管理。院级平台指定平台负责人负责平台的制度制定及日常管理工作。从功能定位上，院级平台承担了学科发展过程中基础保障的作用，资源在学院层面形成统筹；从政策氛围上，院级平台属于公共性质，将设备交至平台的原设备责任教授可以享受优先预约权或者免费使用权，但是空闲时间统一开放共享；从管理形式上，凡是进入院级平台的设备一律由学院统一调配专人管理，开放预约使用，平台集中维护。这样，在保障教师使用设备需求的基础上，既可以免去管理维护设备的繁琐工作，同时又能够为学科引进人才提供基础的平台保障。

对于专业平台的设备，则主要指面向开放共享需求度低、专业性强、改装频繁的设备，其目的是为了支撑特殊方向或者研究课题的突破，这部分平台由学院自行设立，交由课题组进行管理，配合学校和学院参与考核。

学院平台框架的设立应当受到学校的监管，设备动态调整。当院级平台中的设备不具备开放共享条件时，或者专业平台中的设备希望开放共享时，可以在平台间协调，未来新购设备纳入现存平台管理。从学校角度来看，设备的运行管理就能够落实到平台，从而落实到个人，监管就能够真正落到实处。

3.2 创新管理机制，构建完善制度体系

院级平台设立，不仅仅是设备和空间的整合集中，也不是一个学院下设机构的设立，更要紧的是如何让平台能够有效有序运行，让开放共享流程顺畅，设备使用效率提升，所以需要制定平台运行管理、设备开放共享、各级人员岗位职责、服务收入管理、年度考核5个政策文件。用政策文件规范平台内部有关设备管理使用、开放共享、绩效考核等行为[11]。用制度确保设备稳定运行，调动实验技术人员的积极性，以便平台运行具备可持续性，使得学校在投资重大设备资源后，基层单位能够有能力将资源利用好、维护好。

高校相关部门应当不定期开展专项巡查工作，按照学院制定的相关办法进行大型仪器设备督查工作，检查基层单位设备管理、人员考核激励、开放共享服务的推进落实情况。引导和规范大型设备日常管理行为，营造开放共享的政策环境。

3.3 规范有偿服务，发挥市场机制作用

高校可以为每个院级平台开设独立的收费账户，同意平台设备开展有偿服务。按照成本补偿的原则开展收费服务，但专业平台设备不允许开展收费行为。针对每台开展有偿服务的设备，要按照调研、论证、公示、审批、备案的流程开展收费标准的审批工作。

设备管理人员详细测算每台大型仪器设备在整个生命周期的所有成本。设备标准的制定可以分档制定。通过有偿服务，目的是使平台能够利用收入的费用支撑设备的运行成本，保障平台设备稳定运行。

高校应当推动大型仪器设备开放共享全过程的信息化管理，提高各级业务流转的效率和透明度。师生使用大型设备时，从设备的查询预约、使用计费、结算统计全部在线完成，与相关财务、科研、人员、资产等信息库数据互通，实现师生刷卡上下机，一站式完成在线服务过程。全流程中杜绝人为修改记录的可能，确保服务过程规范快捷高效、服务收入真实有效。

3.4 业绩与绩效挂钩，调动各级人员工作积极性

在平台改革的过程中，高校应当特别强调调动基层单位、基层工作者的工作积极性。面对大型仪器设备专职操作人员不足的现实困难，高校应当允许平台通过调配在编实验技术人员、聘任研究生助研助管团队、外聘临时人员等多种形式予以解决。在设备使用上，鼓励由送样服务模式向预约服务模式转变，强化设备管理员开设设备操作培训课程的意识，提升学生自主上机的能力，推进设备24 h开放服务。

对于公共平台的转型效果以及保障大型设备运行的技术人员应当开展年度考核，利用对外服务收入充实技术力量，激励技术人员。业绩与绩效挂钩，鼓励多劳多得、优劳优酬。鼓励技术人员立足本职岗位做贡献，鼓励强化服务意识，不断钻研技术，提升服务质量和水平。鼓励平台和技术人员在做好量大面广测试服务的同时，特别注意开展设备操作技能研究，开发设备性能，研究新方法。