机关事业单位数字化档案管理工作策略探究

刘巍

摘 要：由于科技的不断发展，大数据时代来临。通过互联网技术或是电子设备进行档案归档与管理。对于机关事业单位而言，能够熟练利用现有的科学技术手段与设备对档案资料进行高效的档案管理是十分重要的。本文立足于数字化管理的大环境，深入探究数字化档案管理的内容核心，分析现行档案管理制度中所存在的问题，数字化档案管理的优点，并根据实际情况提出具有可行性与针对性的解决措施，希望能够促进档案管理制度的优化发展。

关键词：机关事业单位;档案管理;档案数字化;问题和对策

1 档案数字化的概念

传统的档案资料多为纸质版，不但整理起来耗费时间，而且保存起来十分占用空间。除此之外，随着时间的延长纸张会逐渐发黄，可能会影响到档案资料的完整性，不利于档案资料长时间存放。而档案数字化就是将档案材料通过扫描、拍照、录像等多媒体技术进行记录，转化为数字化档案资料，通过数字化对档案信息进行存储。而档案资料可以通过现代网络技术进行储存，或是在专业的软件设备、安全的硬件设备上进行存储，将所记录的档案信息整合成为一个档案信息库，实现高效信息搜集与资料管理，实现异地之间的高效信息传达。实现档案数字化工作的高效进行，能够有效提高机关事业单位的工作效率与服务水平，更好地为社会服务。

2 数字化档案管理的优势

2.1 降低档案管理所需成本

机关事业单位在进行档案管理时通常采用传统工作模式，遇到问题时通常加强对档案搜集、整理、归档工作的人力投入，增加财政投入，优化相关设备。虽然这些措施可以解决问题，但这一定程度上导致了人力资源与财政资源的浪费，并不利于档案管理工作的高效运作。通过数字化档案管理，档案会从纸类或其他类载体转化为数字化信息，工作人员将其录入数据库之后便成为了机读文件。这能大大减少档案存放所需要的空间，有效保证档案信息的完整性。在建立起较为健全的数据库后，可以通过检索进行查阅，节省了很多繁琐的查阅工作，提高工作效率，降低档案管理所需要的空间成本、人工成本，保证信息交流的高效性。

2.2 实现高效信息交流，实现档案信息的有效利用

数字化档案通常通过多媒体技术扫描文稿的方式储存在特定的设备内，工作人员可以将其进行归档处理，并尽快存入数据库。在机关单位中，干部的任用、提拔、调用等情况都需要及时的调出方案进行全面地了解，这需要档案管理工作必须具有高效性、准确性。而数字化档案可以十分便利的调出档案进行审阅，甚至还不受空间限制。当档案管理工作人员将数字化档案信息有序地进行整合后，可以建立起一个全国性的档案数据库，这样对于异地工作交流也十分便利，而档案库也由先前的“保管仓”转化为了信息交流的平台。

2.3 优化人才配置

工作人员必须能够熟练地使用计算机设备，掌握计算机技术的使用方法。在推进档案数字化与数字化档案库的日常运作中，需要专业的技术人才支撑为该工作保驾护航。因此，人员配备可以得到一定程度上的优化。由于科技在不断发展进步，数字化档案数据库与日常使用的相关程序、软件、硬件都会不断地升级，这需要档案管理人员增强自己的适应能力，以便更好更快的掌握新设备的使用方式，提高工作效率。

3 机关事业单位数字化档案管理的现状分析

3.1 缺乏足够的现代化设备

我国目前使用的大多数是纸质档案，数字化档案管理体系刚刚建立，普及率不高，数据库的内容也不够丰富。基于此，大部分机关事业单位并不具备足够的硬件设施保障数字化档案管理工作的发展。一部分事业单位中存在着档案管理过剩情况，而且部分事业单位没有良好的存储地点与合适的存储方式，受天气等因素的影响，档案极易受潮，影响档案的完整性。

3.2 尚未建立成熟的检索体制

在我国现已建成的数据档案管理检索体制中，绝大多数机构尚未达到全面使用计算机检索处理的工作水平，这使得档案管理人员的工作量增加，导致检索工作效率低。而且目前机关事业单位缺乏成熟的档案数据库，各机关单位所保存的档案信息不同，这无法及时满足档案借用人所需，也影响了档案的统一性与全面性。

3.3 缺乏专业档案管理人员

机关事业单位在开展数字化档案管理中，工作人员必须要掌握信息化的专业知识，熟练操作电子设备与运用相关的软件程序。但由于我国长时间以来都处于纸质档案与人工检索为主的传统档案管理模式下，工作人员的网络技术水平参差不齐，但绝大多数都尚未达到能够熟练运用网络技术的水平。

4 应对数字化档案建设问题的对策

4.1 优化调整档案管理制度

机关事业单位要顺利开展数字化档案管理工作，需要调整现有档案管理制度，并对其进行优化。档案管理制度包含到档案收集、整理、归档、录入等方面，保证工作过程有序、规范，建立健全的数字化档案管理制度。在调取档案与查阅档案的过程中，也要保证程序的规范性，以防资料信息泄漏。因此，优化调整档案制度，推进数字化档案管理体制的完善是关键。

4.2 优化软硬件设备

机关事业单位要进行数字化档案建设，必须要拥有足够的硬件设施与软件支撑。由于传统管理方式的影响，事业单位所具备的硬件设施数量有限，并不能得到及时的更新，也没有更新的必要。但是进行数字化管理必须要有充足的硬件设施，也要操作专业的软件程序。因此，优化硬件设施，更新升级软件设备是十分必要的。

4.3 提高档案管理人员的专业素养

专业高素质人才是开展数字化档案管理工作的必备条件。操作数字化档案管理设备要求工作人员必须拥有一定程度的操作能力，具备良好的互联网技术知识。因此，数字化档案管理工作必须要提高档案管理人员的专业素养。

5 结论

随着时代的发展进步，档案管理数字化是必然趋势。机关事业单位在新的时代背景下，必须要正确认识档案管理工作的重要性，推进数字化档案管理工作进程。机关单位要更新软硬件设施，建立健全档案数字化管理制度，档案管理工作人员要努力提高自己的专业素养，以此提高工作效率，更好地为人民、为社会服务。

参考文献

[1]郝萌萌.事業单位数字化档案管理现状与对策研究[J].中外企业家，2019，No.632，126.

[2]郝萌萌.事业单位数字化档案管理现状与对策研究[J].中外企业家，2019，No.632，126.