事业单位应用电子档案存在的风险与控制

赵凤雷

摘 要：信息技术的快速发展，档案管理信息化时代的来临，事业单位档案管理必须有效应对来自互联网的风险。当前事业档案管理信息化主要集中于进行管理系统的建设和数据库的开发，没能基于复杂的网络环境建立完善的档案风险控制机制，导致档案运行中存在潜在的风险。

关键词：事业单位;档案管理;风险控制

本文从事业单位档案管理的现状出发，分析风险管理手段对提高档案管理工作有效性的重要价值，着力构建完善的档案管理工作体系，达到提高档案管理质量，消除档案管理风险隐患的目标。

1 电子档案安全管理的重要价值

1）提升了档案应用效率。加强电子档案的管理工作，有助于构建专业的档案管理体系，可以消除档案运转使用中的各种潜在隐患。完善档案管理风险控制体系，有助于纠正档案管理中的不当行为，可以极大地提高档案管理工作的效率，消除檔案管理的风险因素。首先，消除档案管理系统中的潜在风险因素，消除病毒、木马或错误数据，可以更好的发挥档案管理系统的数据信息传递与数据检索的作用，有助于发挥电子信息系统的运算速度优势，提高了档案数据信息的存储效率与工作质量。优化电子档案管理系统，可以更好的查询档案数据信息的记录，可以全面了解档案的访问使用情况，进一步消除了可能存在的信息的遗失、缺漏等问题。信息化的档案管理风险控制可以最大限度的保证档案的安全性，有效的消除了档案使用隐患，提高了档案管理整体质量。

2）保证档案传输安全。加强电子档案的安全管理与风险控制，可以解决人工操作方面的隐患，减少因为随意操作导致的档案管理风险隐患问题。以往档案的传输对人工操作依赖较大，现代档案管理可以优化档案管理体系，实现档案数据信息的有效优质传输，达到了最大限度的防止档案破损毁坏的目标。加大档案管理风险控制的力度，有助于最大限度的防止各种数据信息资料的丢失问题，可以降低档案破损等风险概率。建立良好的档案安全运转防护体系，能够在网络出现故障时实现数据信息的有效恢复，从而几乎避免了档案丢失的现象，抵消了档案使用方面的问题。

3）最大限度实现信息共享。电子档案风险控制可以解决信息共享时的风险，为信息的传递搭建良好的保护屏障，更好的防止了信息在传递时出发的丢失、恶意篡改等问题。运用电子化的数据管理控制，可以最大限度的实现信息数据的共享，有助于运用互联网实现档案的及时更新，进一步为经过系统验证身份的用户提供更必要的信息支持。加大风险防控工作的力度有助于更好的保证档案信息的公开性，实现了公益档案向社会的广泛公开，优化了档案服务共享秩序，更好的满足社会使用档案需求。共享已经成为新时代对事业单位档案管理的要求，建立风险控制机制可以消除档案共享时的隐患，提高档案数据共享的质量，满足不同层次用户使用各类数据信息的需要。

4）方便用户进行信息存储。相对传统的纸质档案管理，电子档案可以存储在硬盘当中，云存储空间更加扩大了信息存储的量，有助于在分布式存储体系下更好发挥所有终端计算机存储档案的价值。建立良好的风险控制机制，可以消除档案存储方面的风险，有助于应对来自外部的入侵，保证档案数据信息的存储安全。加强档案存储风险控制力度，不仅可以优化存储空间，还可以实现对各种来源的档案进行有效存储，保证档案存储的稳定性与持久性，有助于节约档案管理资源，推动事业单位档案数据信息进行全面存储，解决了信息来源多样、信息质量不同、信息存储形式复杂的需要。

2 电子信息档案管理风险控制的措施

1）引进先进管理技术。事业单位档案管理应当具有与时俱进与转型发展的理念。当前事业单位档案管理应当树立大档案观，不仅做到为国守史，还要进一步向社会体现档案的应用价值，着力在先进技术的辅助下提高事业单位档案的公益开放属性，真正的满足全社会使用档案的需求。首先，应当引进先进的档案存储与管理系统设备，加大数据库的开发力度，在大数据理念下实现有关事业单位数据信息的全存储。其次，在档案安全管理控制方面引进必要的设备，保证档案数据信息在安全的环境下进行，防止档案受到外来入侵，基于先进的计算机设备保证档案在安全环境下运行。 第三，加大档案加密技术的引进，根据互联网传递档案的现实，提高档案的加密工作水平，防止档案信息在互联网泄密。第四，引进智能化的档案管理系统，有效划分档案管理人员与访客的作用权限，根据不同用户的级别赋予档案的使用权，从而达到档案资源的有效开放的目标。

2）完善相应规章制度。为了提高事业单位档案管理有效性，还要构建专业的档案管理工作制度，明确档案管理工作的重点，着力构建优质的档案管理工作体系，基于制度化的方式对档案管理工作进行全面有效的监督管理。首先，在电子信息技术的理念下不断更新档案管理方法，有效压缩档案管理工作成本，基于政府对档案数据全开放的要求，进一步更新档案运转方式，满足上下级机构的档案使用需要。其次，提高档案管理的精细化、专业化与全面化水平，围绕着国家有关专业档案管理标准，加大事业单位重点档案信息的梳理工作，在电子化的理念下提高数据的存储水平，不仅推动数据类型的多元化，还要达到存储数据标准化目标。第三，形成良好的责任分工体系，尽量的弥补档案管理技术人员不足的问题，切实调动档案管理骨干积极的遵守相关工作规章制度，发挥基层档案员的重要作用，形成档案管理合力，达到提高档案工作水平目标。第四，形成风险应急响应机制，编制档案管理风险应对预案，在出现档案管理问题时可以有效应对。

3）优化档案管理体系。事业单位档案管理是政府档案体系的重要组成部分，只有形成良好的档案工作的运转体系，才能发挥事业单位档案对社会建设的支持作用。首先，形成必要的分工机制，明确事业单位档案管理部门的职能，确定档案管理的重点，根据国家有关部门下发的要求积极的落实好档案管理任务。其次，组织专业的档案管理团队，在信息化的理念下提高档案管理人员风险控制与应对的水平，促进档案管理人员积极的梳理档案日常运转风险，基于强有力的风险排查、分析、调控工作达到处置潜在风险的目标。第三，形成完善的档案管理预案，发挥各级人员在应对档案管理系统风险方面的作用，在第三方辅助机构的指导与技术支持下能够及时的消除档案管理的隐患。形成快速响应体系，在日常做好实时监控基础上，还要提高档案的备份工作质量，做到可以有效弥补档案管理系统的损失，尽可能的消除档案管理工作中的各种隐患。

4）提高管理人员安全意识。事业单位应当大力提高档案管理人员的安全意识，强调档案管理人员履行安全防控工作的职责，基于良好的安全风险意识达到消除风险隐患的目标。首先，事业单位档案管理人员应当明确档案理的重点，优化档案管理的工作措施，着力以科学化、系统化和全面化的措施进行档案风险控制。其次，还要加强档案管理风险控制技术的培养，基于信息化的实时网络监控设备分析风险源，制定具体的防控风险预案，达到提高风险控制有效性，降低档案管理工作损失的目标。

3 小结

事业单位电子档案管理工作对于构建公益性的政策综合档案管理体系至关重要。加强事业单位电子档案的应用是社会的广泛需要。在事业单位档案日渐公开的背景下，事业单位必须提高档案管理风险的控制能力。重点重视档案管理系统的建设，提升档案管理工作的时效性与针对性，着力建立完善的档案管理工作体系，从而满足全社会对档案管理工作需要，达到强化档案管理质量目标。

参考文献

[1]刘鹏.大数据背景下电子信息档案管理的创新途径[M].电子技术与软件工程，2018（5）：159.

[2]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究，2015（01）：38-42.