计算机技术在档案管理中的具体运用研究

王威

摘 要：本文主要以计算机技术在档案管理中的具体运用为重点进行阐述，结合当下档案管理中应用计算机技术的重要性为主要依据，从保证档案信息安全、实现档案信息共享、提升档案管理效率，减少工作成本、构建电子档案资料库、建立电子档案库联网站点、增强创新意识与人才培养意识这几方面进行深入探索与研究，其目的在于提升计算机技术在档案管理中的应用效率。

关键词：计算机技术;档案管理;档案信息;数字档案库

在互联网时代背景下，将计算机技术引入到档案管理之中，既能确保档案信息安全，又能实现档案信息共享，提升档案管理工作效率，降低减少工作成本。为此，现代档案管理人员需给予计算机技术高度重视，通过合理应用，将其存在的有效性在档案管理之中发挥出最大化，以期当代档案管理工作效率提升到新高度。本文重点阐述计算机技术在档案管理中的具体运用，详细如下。

1 计算机技术在档案管理中的运用价值

1.1 保证档案信息安全

在传统的档案管理工作中，若是发生档案丢失事件，想要进行弥补是十分困难的，为此以往的人工存储并不容易。对于此问题，使用计算机技术可以完全改善，能够多次复制和保存档案信息。从此能够看出，易丢失档案资料与信息的问题便得到了有效解决[1]。

1.2 实现档案信息共享

以往的档案管理若想共享档案信息是十分困难，而利用计算机技术可以促进信息流动，便于有需要的人查找和翻阅。为此，在计算机技术合理应用的基础上，档案信息共享能够得到有效提升[2]。

1.3 提升档案管理效率，减少工作成本

在以往的档案管理中，所應用的到财力、人力以及物力都非常大，另外存储信息的环节偏多，也相对繁杂。基于此，合理应用计算机技术，能够切实减少档案管理费用，提升工作效率。

2 在档案管理中计算机技术应用需要注意的几点问题

2.1 安全问题

在网络时代背景下，社会大众能够自由运用网络，但是要意识到计算机全面运用会产生的不利影响。因为计算机应用范围较广，难免不会出现安全问题，有关人员要给予其高度重视，防止给档案信息遭泄露。非法访问是互联网经常遇到的问题，一旦损坏电子文件就很难修复，进而威胁档案的可靠性与安全性。现阶段，我国档案部门要着重注意科研等工作，便于优化档案管理中出现的安全问题，对于相关问题也需要构建对应的防范措施与管理措施[3]。

2.2 实用性问题

现阶段，计算机发展速度十分迅猛，档案部门为了跟紧时代发展的脚步，需要和计算机技术特别是档案管理技术更新速度保持一致。但档案部门属于非物质性生产部门，无法直接创造收益，欠缺充足的资金购买新兴的计算机设备，而档案管理工作也不一定是最先进的设备才高效。从此能够看出，档案管理工作要科学使用计算机技术，不断增强档案管理的实效性。

3 计算机技术在档案管理中的具体运用

3.1 构建电子档案资料库

在运用计算机技术之中，先将以往的纸质档案转化为电子档案，有助于增强数字化信息程度，当电子档案信息被全部录入以后，能够高效的整理信息，而档案的录入工作一定要依据统一的规范操作，最后再把电子档案依据对应的格式进行统一存储，电子档案能够分为下述三个方面：第一，用户终端。用户终端指的是由档案的电子数据库形成的，可以让有需求的用户更便捷的查询信息，而终端查询则由计算机界面完成。第二，通信系统。通讯系统与计算机网络一直都是电子档案库的应用基础，若是提升档案管理效率，就脱离不开通信系统与计算机网络。第三，检索系统。把计算机技术合理的运用到档案管理中的基础是构建行之有效的检索服务系统，只有此系统构建完毕，才能使用户应用服务系统查找到所需的档案信息。

3.2 建立电子档案库联网站点

在档案管理中，若想实现计算机技术管理目标，就一定要合理应用计算机技术，依托计算机技术构建档案库，但基础是一定要严格遵守计算机特点与具体的网络情况，确保所构建的档案库联网对应的网络是高效的，能够将其划分为下述两个方面：第一，若想计算机技术的应用价值完全实现，首先需要构建一个完整的电子档案库联网站点，进而实现高效运用计算机技术的目标。用户通过应用联网站点能够不再受时空限制，通过信息界面能够直接登陆系统，自行查询所需信息。第二，构建信息共享网站，现代的档案管理工作一定要由高效的档案管理系统作支撑，另外还需应用正确的方式，在根源上确保电子档案信息安全，并实现档案信息规范运用，让用户查询档案信息的行为得到保障，同时也给他们提供便利[4]。

3.3 增强创新意识与人才培养意识

基于计算机不断更新的背景下，需要增强对档案创新与管理。首先，在档案管理中应用计算机技术时，要确保工作制度的规范性及统一性，构建了系统且合理的管理体系，确保档案管理工作的各个环节均能正常运作;其次，档案管理者需要具备较强的创新思维及专业实现，实现工作不断创新，把计算机技术的有效性发挥出最大化。这便需要档案管理者不断丰富自己，熟练掌握新技术，增强个人能力。一方面，在招聘中，选择具有较强专业性的工作人员，确保计算机操作能力稳定，如此才可以将计算机的应用优势发挥到极致，构成新的管理理念，增强计算机操作能力培训力度，积极组织并开展专业知识学习活动，进而保证常规工作能够熟练且高效的完成。

4 结束语

计算机技术为一种新兴技术，是时代进步的产物之一。在档案管理中应用计算机技术，不但能够实现档案管理数字化及网络化，还能确保档案信息的完整性及有效性。所以，档案管理人员需要加大计算机技术应用力度，通过规范使用，将其存在的优势在档案管理中发挥出最大化，为档案管理工作高效开展提供有利条件。

参考文献

[1]黄宁.计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].湖北工业职业技术学院学报，2019，32（03）：32-34.

[2]伍永锋.基于大数据的计算机数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].信息与电脑（理论版），2019（11）：166-167.

[3]陈万林，常玲霞.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].数字通信世界，2019（03）：78.

[4]郑力嘉.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].现代信息科技，2019，3（04）：192-193+196.