大数据背景下高校档案管理模式转型研究

辛健

摘 要：随着信息化时代的到来，数据量正在迅速膨胀，数据决定着未来发展，各行各业都应当意识到数据爆炸性增长带来问题的隐患，可以肯定的是随着时间的推移与科技的发展，大数据在商业、经济及其他领域当中，它的决策性与分析性必将处于关键性地位。高校档案管理模式也会处于一个变革时期，传统的档案管理方式已经不能够适应新时代的需求，大数据背景下高校档案管理工作现状出现越来越多的问题与矛盾，这给管理工作带来了巨大的挑战与冲击，面对此种情况，高校档案管理模式势必会以大数据作为基础进行新的变革，以全新的管理理念建立健全档案管理机制、加强专业档案管理人才的培养。

关键词：大数据背景;高校档案;管理模式;转型

大数据时代的到来让社会进入了一个高速发展的社会，越来越多的行业应用彰显了大数据分析的优势，它不仅促进了数字化管理模式的发展，同时也加速了传统的管理模式的信息化转变，更加适应现代化时代发展的潮流。互联网技术的进步使云计算与大数据等概念迅速得以普及与发展，越来越多的领域及行业通过运用大数据来进行行业数据的模拟与分析，因其具有传统管理方式不可达到的高效性与精准性特点而大受好评，大数据背景下高校档案管理模式促進了档案管理方式的进一步优化，使纸质化管理逐步向高科技数字化管理转变，这不仅提高了办公管理效率，也使数据的准确性稳步提高。

1 大数据被运用于高校档案管理的优势

大数据背景之下高校档案管理模式会发生大的变革，然而任何传统事物向新生事物转变的历程都是漫长的，不可能一蹴而就，在变革的过程当中会遇到各种各样的新机遇与新挑战，高校档案管理部门必须要认清变革方向，以顺应信息化数据发展的趋势为主要方向进行档案管理模式的更新与改革，摒弃传统的档案管理的落后方式，从管理理念下手，将以往旧的“重管理、轻利用”的管理思维适时扭转，从根本上要完善管理人员的专业知识体系，这样才能适应新时代对档案管理的新要求[1]。

1.1 促进了高校档案管理制度的完善与建立

高校档案管理传统的管理模式是纸质化管理，在管理效能方面根本体现不出档案数据的优势，资料立卷也是丝毫无系统化而言。大数据信息化背景之下 高校档案管理制度能够将这些零散的信息与资料进行准确的登记和录入，促进了档案信息的完整化与电子化，这是一个质的飞跃，可以说它进一步加速了高校档案管理制度的完善与建立，使之能够利用电子计算机网络系统将档案的信息进行准确性与完整性的编排，大大提高了档案管理人员的工作效率。

1.2 突破了档案管理在时间与空间上的限制

传统的高校档案管理制度对时间与空间的限制是非常明显的，档案管理的可操作性常常受到管理人员上下班特定时间与工作场所的制约，而大数据时代的到来完全颠覆了传统档案管理制度的限制，档案管理人员可以突破时间、空间的限制进行管理操作，在工作效能方面实现了大跨越。档案管理人员可以随时随地的进行资料地翻阅与归档，在稳步提升工作效率的同时还能够使操作者之间通过网络增进沟通，便于工作上的管理与信息服务质量的提高。

1.3 更有利于档案资料的整合

传统的档案管理在信息整合上不仅繁琐而且归档效率不高，往往是针对一项资料的内容反复的查阅资料结果往往不尽人意，耗费大量的工作人员投入过多的时间去进行这种文件的归档与整理，很多时候得到的结果仍然不满意。大数据时代下的今天，这样的问题迎刃而解，档案管理人员只需要在计算机上把相关的内容进行分类录入，随时就可以把相关的内容进行搜索分类，不仅结果清晰明了，还极大解放了档案管理人员，让高校档案管理更加趋于系统化与人性化。

1.4 加快了信息资源共享

所谓资源共享就是在多台计算机或多个用户之间，通过网络与硬件软件的辅助把有效的资源进行合理化的分配，它在计算机使用率提高的同时也将资源进行了共享分配，有效实现了协调管理避免混乱的作用。这是一种现代信息化社会所推崇的共享理念，也是大数据时代档案资源管理的最大优势，它依托于云计算与数据挖掘等新兴科技力量，建立高校档案信息资源库，将这些有限资源合理化共享，实现了最大限度提升数据资源的自身价值。

2 高校档案管理的现状及存在的问题

高校档案工作在全国档案发展事业中是具有特殊性质的一部分，早期的高校档案管理由于计算机的普及率低，电子信息化发展慢，档案管理大多是人工操作，不仅效率不高，准确率低下，而且会耗费大量的人力与物力，普遍存在的问题主要体现于以下方面：

2.1 高校档案管理部门对管理模式转型认识欠缺

当前很多高校管理对档案管理重视度不足，认为档案管理就是对现有的档案进行收集、整理与归纳，加强其保存的有效期限，但事实上档案管理是一项非常严谨与规范的工作，是一个拥有复杂操作系统的工作，但档案管理部门却不能清楚地认识到档案管理变革势在必行的转换趋势，在当前大数据已全面到来的时代，不利用现代化数据管理模式的思维进行档案管理，面对档案中存在的遗漏与缺失就不可能从种类繁杂的数据中提取有效资料进行信息健全，从而无法发现高校运转当中所存在的具体问题，会阻碍到高校档案管理的进一步科学化发展[2]。

2.2 档案归档制度不健全

传统的高校档案管理模式相对落后不仅表现在档案统计相对封闭，最大的缺陷在于档案归档制度的不健全，高校档案管理部门的专业档案门类纷杂，统计档案工作人员需要从各部门收集整理相关统计档案，进行归类、编排和整合等一系列复杂的工作，没有信息化计算机应用的辅助这些工作内容不仅浪费大量的时间和人力，同时纯手工化的归档手段致使这些资料与数据抗风险力差，成本高与耗时久是一方面问题，随时年限的推移很多字体的模糊变形会造成档案缺乏的问题，而这些问题的修复与整编又将耗费更多的时间与精力，大数据时代下健全档案归档制度，促进信息化管理模式则是提升高校档案管理工作的唯一有效途径。

2.3 专业的档案管理人才缺乏

传统高校档案管理部门对人才的重视度不够，认为这是一项大众广泛型工作，任何人都可以胜任，在强化档案管理人才队伍建设上力度欠缺，大多从事这项工作的人员也并非是专业档案学出身的，对档案系统化管理的专业知识不足，实际工作当中没有具体的工作流程作为参照，也不熟悉档案数据库建立的原理，从而形成了管理模式僵化、信息数据收集能力不强等各种问题[3]。面对大数据时代背景，高校信息数据应当有日趋细化的分类与精准的归纳，但人才的缺乏严重制约了数据档案管理与编辑的实际工作，导致了高校档案管理工作仍然滞后的现状。

3 大数据背景下高校档案管理信息化建设研究的措施

在信息时代人们的生活无时无刻不被数据所笼罩，这种新的数据模式在改变人们日常生活的同时也改变了以往的高校档案管理工作，对此我们高校的档案管理工作要从以下几个方面进行探索和改革，从而适应时代的要求：

3.1 从思想意识上切实提高重视度

如果说高校档案管理信息化建设的首要问题是什么，那么从意识上提高重视度就是无法绕开的首要问题[4]。很难想象一个高校如果校领导层面对档案管理工作不关心也不重视，那么下面的各级工作者会有什么主动作为。所以，必须要让大家转变思想观念，转变以往弱化档案管理的积弊，要从全局出发充分意识到高校档案管理信息化建设的深远意义，要给高校教职工解释清楚这一信息化建设会给他们带来什么样的利益。笔者认为只要能够把档案管理信息化建设和教职工的切身利益相挂钩，真正能让教学档案为教职工服务，就一定会激发大家的参与度。“众人拾柴火焰高”，必要时可以在高校内部建立相关工作小组来具体研究档案管理信息化建设措施，从而稳步推进工作的开展。

3.2 做好档案管理工作的资金和配套保障

要保障信息化档案管理建设中经费的充足，必须从经费上给予足够的支持，常言道：“巧妇难为无米之炊”，如果没有充足的资金作支持，难免会出现半途而废的不利情况发生，这对于相关工作人员来说是一种无情的打击，也不利于调动他们的工作积极性。此外还要加强硬件设备的配置，提高档案管理过程中的安全性的问题，数字化网站的运维工作需要一定的硬件保障，比如各类的存储硬盘和功能强大的运维服务器来实现数据的存储，确保数据存储的安全稳定。在具体操作中，可以制定好相应的规章制度为档案信息资源的合理利用创造有利条件。系统最好能使用多级存储技术，目的是为了确保安全，防止泄露，同时还能保证数据读取中性能稳定。最后，要确保档案管理人员的结构稳定[5]。各类工作的有效实施离不开得力的人才，由于高校存在职称评定等制度，而对于那些从事档案管理的相关人员，如果年龄日益增长工作业绩却并不够突出，那么评定职称的困难度也就会日益增大。再者，对于那些新走上工作岗位的年轻人，面对枯燥的档案管理工作，有时也会心生失落，无法全身心投入工作，久而久之势必会跳槽或转岗。这种现象对于那些学历高能力高的业务骨干更加明显，这都严重的影响到档案管理的信息化建设，所以保障好相关人员的权益显得十分必要。如果不为他们设身处地解除后顾之忧，如果只是口头宣传爱岗敬业，如果只是一味的施以行政压力，管理效果也许并不理想。

3.3 在管理档案的方式上做调整

档案管理信息化的显著特征是档案信息的数字化，共享信息，加强信息的处理和交流。每个高校应立+足于本校的实际情况，开发设立属于自己的档案处理网站，该网站可以纳入到全国性数据库中，让高校与高校之间建立顺畅的信息共享合作和交流。再者，为了提高管理的水平，必须引入规范化和标准化的工作程序[6]。在具体操作过程中，档案的收集、梳理、评定、编录、存管等环节要遵照统一的程序开展工作。实践证明，档案案卷收集是否完整决定了档案的价值，收集过程一定要最大限度的确保资料的完整，科学的进行分类。

3.4 组建专业的信息化档案管理人才队伍

高校要配备专业的档案管理人才，这些人才都具备专业技术水平和管理技能，可以随时获取到本行业最新资讯。这里涉及到技术应用包含有网络技术、计算机应用、信息化处理等等，对涉及到的与信息产权相关的法律条文熟记于心。需要指出的是档案管理涉及到保密问题，所以相关的档案管理人员必须要政治和业务“双过硬”，严格遵守相关的法律法规，避免造成信息的泄露，给高校形象抹黑。

4 结束语

信息化社会下大数据的运用给高校的档案管理工作带来了前所未有的挑战。然而我们应该看到这是挑战也是机遇，高校的档案管理工作必须要做到与时俱进，及时转变思路，从而增强为师生服务的主动作为意识。只有不断的探索和钻研才能够提高档案工作的管理水平，使之向现代化、标准化方向发展。要在确保个人信息不被泄露的前提下，进一步发挥和利用人事档案信息的价值，为高校的人才储备及合理利用做出应有的贡献。

參考文献

[1]王泓.大数据时代对高校档案管理的影响[J].城建档案，2018，227（08）：67-68.

[2]王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电大学学报（社会科学版），2018（5）：44-46.

[3]宋本玉.大数据时代下高校档案管理相关问题的探讨[J].管理观察2017（13）：127-128.

[4]胡潇潇.大数据时代下高校档案管理实施策略研究[J].山东行政学院学报2018（6）：18.

[5]白海珍.探析大数据时代高校档案管理工作的新思路[J].魅力中国，2017（7）：45-46.

[6]房颜.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].办公室业务，2017（8）：123-123.