档案管理“智慧3.0”时代推动乡镇机关档案工作提质增效的思考

摘 要：档案管理即将迈入“智慧3.0”时代，如何保护好档案从业人员的健康，加强智慧档案建设，促进乡镇机关档案工作提质增效，是当前我国乡镇机关档案管理亟需解决的问题。本文对当前乡镇机关档案管理面临的问题进行了阐述，如工作环境不佳，档案从业人员面临健康损伤问题;经费投入不足，档案数据化、智能化程度低;档案管理工作的重要性认识不足。提出解决方案，如提升工作环境，保护档案从业者健康;加大经费投入，加快智慧档案建设;提高档案管理工作重要性的认识，建设高素质档案管理人才队伍等。

关键词：乡镇机关;档案;提质增效

2019年7月25日，由中国档案学会和江苏省档案学会联合主办的“2019档案从业者安全保护专题研讨会暨第一届智慧档案解决方案展”在南京举办，国家档案局原局长杨冬权在会上做了《档案人健康，是我们永恒的关注》的主题演讲，“有了新科技加持，我们不仅能保护好档案从业人员的健康，档案管理也将迈入‘智慧3.0时代。”[1]乡镇机关档案是国家档案的重要组成部分，具有举足轻重的地位，而乡镇机关档案管理是衡量基层管理水平的关键。因此，推动乡镇机关档案管理提质增效是一项极为重要的工作，应该引起我们的高度重视。

1 乡镇机关档案管理面临的问题

1.1 工作环境不佳，档案从业人员面临健康损伤问题

目前我国部分乡镇机关存在档案工作环境不佳的问题，譬如档案室建设不规范、硬件条件差、空气流通不佳等。此外，由于纸质档案本身的特性，存儲工作和消毒存在一定程度的技术壁垒。如果对档案储存室的通风管理、清洁灭菌工作执行不到位，纸质档案非常容易产生甲醛及苯残留、霉变、虫蛀、受潮等问题，在威胁档案资料安全的同时，也会对档案从业者的身体健康造成危害。一般来说，档案管理工作人员健康受损主要是在档案的运输和存储过程中发生的，虽然在此过程中，单位会给档案从业人员发放手套、口罩、消毒液等劳保物品作为防护工具，但在档案室环境污染较重的情况下，这些防护措施的实际效果极其有限，仍然避免不了档案从业人员与有害环境接触造成健康损伤。笔者认为，提升乡镇档案管理工作环境，让档案从业人员拥有“铁布衫”，远离病菌的伤害是至关重要的事情。

1.2 经费投入不足，档案数据化、智能化程度低

我国部分乡镇由于档案管理工作经费投入不足，档案管理软硬件设施落后满足不了档案管理现代化建设的需求，影响档案管理信息化、智能化发展。再者，某些乡镇机关没有设立专门的档案储存室，一些乡镇机关档案室实际上就是一个大型仓库，里面堆积了各种与档案无关物品。以笔者实习过的长沙市望城区某乡镇机关为例，该单位的专用档案室近两年才建成并投入使用，智慧档案的建设尚处于起步阶段，缺乏现代化档案管理设备。专用档案室建成前，机关档案均简单堆置在一个上世纪七八十年代建成的老旧瓦房仓库内，仓库内部环境阴暗潮湿，周边杂草丛生，防火、防盗问题令人堪忧，整体环境非常不利于储存机关档案，因此纸质档案虫蛀、霉变、受潮现象相当普遍。此外，有的单位为了省钱省事，将机关档案整理工作外包，每年雇佣社会档案机构从业人员用几个月时间集中处理上一年度的档案，发包单位一旦监管不力，档案的归档质量则难以得到保证，埋下极大的安全隐患，不符合《档案法》、《党政机关公文处理条例》中安全保密的相关规定。如果档案管理的经费投入得不到保障，势必会阻碍档案管理工作的顺利开展，遑论智慧档案的建设与服务三农了。

1.3 档案管理工作的重要性认识不足

受传统思维和绩效考核的影响，部分人员认为乡镇机关的档案管理是一项缺乏技术含量的工作，属于简单的体力劳动，从思想和行动上不重视乡镇机关档案管理工作。这主要表现在三个方面：一是日常疏于对归档材料的收集、甄别和审查，且档案信息化建设工作推进极其迟缓。二是简单的认为档案只要能满足日常调阅需求，符合上级检查标准即可，最基础的档案归档工作流于形式。三是存在部分乡镇机关未将档案管理工作列入政府目标管理绩效考核范围的问题。基层对档案管理工作的重视与否，直接关系到档案管理工作的成效。

2 推动乡镇机关档案管理提质增效工作的对策

2.1 改善工作环境，保护档案从业者健康

结合工作实际，笔者认为改善档案从业者工作环境的对策有四点：一是在基础设施建设方面，乡镇机关要严格执行国家档案局2008年颁布的《档案馆建设标准》，档案室建筑材质和档案存储设备选用环保无毒的优质材料。二是加强档案室通风控温，维持档案室恒温恒湿状态。具体可以安装智能化设备，譬如档案库房温湿度智能控制系统等。三是制定档案室定期消毒清洁制度，组织人员对档案室进行全方位的消毒清洁工作。四是建立专用更衣盥洗室，工作人员在进出档案室长时间操作前后执行更衣、清洁、盥洗等流程。从多个维度思考提升档案从业人员工作环境的策略，充分进行防护准备，才能保障基层档案从业者的身心健康，进而提升乡镇机关档案管理的质量和效率。

2.2 加大经费投入，加快智慧档案建设

立足新时代中国特色社会主义思想，强化乡镇机关档案的服务三农功能，要加大经费投入，加快乡镇档案信息化建设，以此助力新时代乡镇管理和经济发展。具体有两点建议：一是加快开展档案数字化工作，添置现代化档案管理设备，有效使用档案管理软件，对归集的机关档案定期进行扫描，形成电子档并进行有序分类存档。二是搭建乡镇机关档案信息管理系统，实现档案“存量数字化、增量电子化、服务网络化、利用可视化”的目标，方便群众对“三农”档案的查询与利用，充分实现由“群众跑腿”到“数据跑路”的转变，群众动动鼠标，点下手机就可以在线轻松获取已公开的档案，让乡镇机关档案切实为三农服务。

2.3 提高档案管理工作重要性的认识，建设高素质人才队伍

乡镇要从思想上提高对档案管理工作重要性的认识，重视档案管理的“人岗匹配”，做好档案管理专业人才的培养和储备。具体有四点对策：一是将基层档案工作列入政府目标管理绩效考核工作范围。二是定期组织档案管理在岗人员业务培训，在掌握档案管理基本操作的基础上，加强对档案管理最新理论和前沿技能的学习，重点提高对智慧档案建设的认识。三是建立多元人才引进机制，除从本地区公务员系统中选拔优秀的档案管理人才外，还可以吸纳优秀的社会档案从业人员。四是不定期组织本单位与外单位的档案管理业务交流，以便互相学习，取长补短。[2]在加强人员学习培训和引进人才的同时，单位内部还要做好具体业务的“帮传带”，才能进一步提高乡镇机关档案在岗人员的整体素质。

3 结束语

综上所述，本文论述了乡镇机关档案管理存在的问题及档案管理3.0时代做好乡镇机关档案管理提质增效工作的策略。相关人员只有充分提高对新时代档案工作的认识，明确乡镇档案管理现代化的重要性，思想和行动步调一致，才能做好新时代乡镇机关档案管理提质增效工作，进一步推进我国乡镇档案管理现代化建设。

参考文献

[1]江苏经济报 科技护航 档案管理驶向“智慧3.0”时代[EB/OL].https：//cj.sina.com.cn/articles/view/3233134660/c0b5b84402000hkko？from=finance.

[2]中国档案报“四着力”努力推进档案工作提质增效[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2017-06/09/content_189221.htm.

作者简介

冯师双（1993-），男，汉族，湖南常德人，湘潭大学公共管理学院硕士研究生，研究方向：档案管理与档案信息化。