浅谈新时期下机关档案管理工作面临的困境与出路

魏丹 那颢

摘 要：随着我国各项事业的综合发展，对机关传统的档案管理工作也提出了新的要求和挑战。档案管理工作作为促进机关事业单位稳定发展的重要文书工作基础，在单位发展的过程中具有不可取代的重要地位。随着我国全面进入信息时代，我们要善于总结档案管理工作的新特征，才能促进档案管理工作在新时期下稳步推进。本文围绕新时期下机关档案管理工作中面临的困境及出路展开探讨，旨在切实为提高机关档案管理的工作质量提供一点微弱的帮助。

关键词：新时期;档案管理;困境;出路

随着信息时代的全面来临，对机关档案管理工作也提出了新的要求和挑战。档案管理看似游离在机关核心工作的范围外，实则在推动单位建设和稳定发展的过程中具有至关重要的作用。在信息时代下，档案管理工作仅依靠传统的工作模式和工作方法，单位将难以适应新时代的发展。因此，作为机关档案管理工作人员，应当不断提高认识，加强自身档案管理专业水平建设，客观的分析新时代下档案管理工作面临的困境，提出切实可行的解决办法，力求在单位发展的过程中充分发挥档案管理工作的重要内容。

1 新时代下机关档案管理工作的重要性分析

当机关在开展各项工作之余，档案管理也就随之自然而然的产生了。档案作为见证机关单位发展的重要文书资料，是一个单位发展的根基，做好档案管理工作，既是单位一如既往取得发展的重要途径，同时也是机关单位应对时代变化的有力武器。此外，档案还具有诸多重要性，例如它是机关单位发展史的客观见证，具有一定的法律参考作用;又比如档案的存在记录了人们对推动单位发展所做出的种种努力，能够让后来的人们清楚的认识到前人为单位发展做出的努力，与此同时又避免了人们在进行某些决策时“走错路”[1]，同时达到了在无形中强化了机关单位凝聚力和向心力的管理目的。

2 当前机关单位在档案管理工作中面临的困境

2.1 缺乏对档案管理工作的客观重视

尽管当前我国各类机关单位档案管理工作都有着明确的要求，但是在单位常规发展的过程中，档案管理工作往往还是很多单位发展中的软肋。一是档案管理在单位核心工作中的地位边缘化，很多机关单位没有成立专门的档案管理部门，此举虽然能够降低档案管理工作的成本，但是却在无形中增加了档案管理工作的难度;二是由于没有意识到档案管理工作对推动机关单位发展的重要性而降低了对档案管理工作的重视程度。档案管理的作用不仅对机关单位发展史的见证，更是新时代下档案管理结合信息技术对机关发展中的各项数据展开综合分析的载体，是机关单位制定发展规划的依据。但是当前，我国大多数机关单位在开展档案管理工作的过程中，往往还是只保留了档案管理的记录功能，没有深入挖掘档案管理的价值，自然也就难以对档案管理工作加以客观的重视。

2.2 档案管理人员专业水平不够

机关档案管理工作人员的专业水平不够是新时代下机关档案管理工作出现瓶颈的关键原因之一。对于档案管理工作而言，往往具有一套严格的流程，从存档—保管—检索这一系列的操作中，都应当严格的体现出档案管理人员的专业性。但是目前，我国机关单位档案管理人员队伍中，人员素质在新时代下尤为难以适应档案管理工作的开展，加之档案管理的工作量通常比较大，有些机关单位中负责档案管理的人员只是兼职，档案管理的工作效率更加得不到保障。由于人员的专业水平不够，久而久之对机关单位开展档案管理而言形成不可逆转的负面作用，档案的延续性难以保证，削弱了档案对推动机关单位发展的作用和价值[2]。

2.3 档案管理信息化建设缓慢

新时代下，将传统的档案管理工作同信息技术相结合是机关档案管理工作的必然趋势。在信息技术的支撑下高效开展机关档案管理工作，需要机关单位树立档案管理信息化建设的意识和工作理念。但是在工作实践中，机关信息技术和信息设备的提供跟不上机关开展档案管理的实际需求，导致档案管理工作建设滞后，不利于机关开展档案查询和档案管理工作。在传统档案管理工作向信息化建设推进的过程中，由于专业指导不够、工作量大以及硬件设备缺乏等原因，推进的速度不理想，导致机关单位档案管理工作向信息化转变的难度进一步加大，不利于新时代下机关单位开展档案管理工作。

3 新时代下加强机关档案管理工作的出路建议

3.1 树立科学的管理理念

在信息化建设的大环境下，将传统的档案管理工作实现电子建档逐渐成为新时代下机关档案管理工作的发展趋势。在这种形式下，机关单位应当进一步树立科学的档案管理工作理念，不断提升电子档案的管理技术和管理水平，将纸质档案和电子档案实现一体化管理。这就需要档案管理人员对档案收集、档案存储和档案检索等环节加强认识，通过树立科学的电子档案管理理念，提高对电子档案的优势认识，定期组织档案管理工作者进行统一的培训，为新时代下开展好档案管理工作奠定基础。

3.2 加强对档案管理工作队伍的培养

机关单位应当认识到，档案管理队伍的素质是决定单位发展的关键因素。加强对档案管理的重要性的认识是提升新時代下机关开展档案管理工作效率的第一步，此外还应当加强对管理人员队伍的建设和培养。在新时代下，对档案管理工作人员的要求发生了转变，既需要管理队伍掌握档案管理的基本技能，同时又需要其结合现代化管理理论和信息化操作技能实现档案管理工作的现代化转变。在机关档案管理工作实践中，档案管理岗位人员与上述要求存在显著的差距。新时代下，要求机关档案管理工作人员具备以下素质：一是需要档案管理工作者具备较强的政治素质。机关工作本身是一项有着较强政治性的工作，需要档案管理工作者具备一定的事业心及责任感，树立爱岗敬业、保守秘密等基本的职业操守，能够在岗位上艰苦奋斗、乐于奉献;二是需要档案管理工作人员具备与时代发展相适应的业务技能。除了基础的档案管理技能，尤其要重视计算机应用能力建设，为适应档案管理现代化发展奠定基础。

3.3 提升档案管理的数据服务能力

新时代下开展档案管理工作的主要方向就是建设信息化档案管理流程，不断提升档案管理对推动机关单位发展的数据服务能力。档案管理的一个主要职能就是对档案进行二次开发和利用，传统的纸质档案查询起来难度较大，而信息化建设后，档案信息进行数据录入，在对档案进行开发和利用时将容易很多[3]。例如，某退休多年的职工社保卡遗失补办，需要到单位进行档案调阅核对，若职工在异地，查询档案工作的难度更大，并且需要经过更多的审批程序，消耗了大量的时间成本和人工成本。若档案数据实现了联网管理，在档案查询时只需要根据职工的注册信息，则能够轻松实现档案信息自主查询，最大限度减轻了档案的查询成本，提升档案管理的服务能力。

4 结语

综上所述，随着我国社会的发展，传统的档案管理工作在新时代下也被赋予了不同的意义。新时代下，档案管理工作面临着新的发展困境，但只要我们正确的认识对待，这些困境也有可能成为推动机关单位发展的有利契机。因此，在机关单位开展档案管理的工作中，需要进一步树立科学的管理意识，规范档案管理流程，提升档案管理信息化建设效率，进而促进档案管理在推动单位发展中切实发挥作用。

参考文献

[1]花再娟.信息化背景下机关文书档案管理[J].办公室业务，2018（24）：111.

[2]洪源清.机关数字档案室建设的实践与思考[J].中国档案，2018（12）：38-39.

[3]张海艳.机关文书档案管理工作开展现状、存在问题及对策[J].档案天地，2018（11）：50-53.