数字时代档案保护理论研究

摘 要：文章对数字时代档案保护的主要理论进行分析整理，首先介绍了文件生命周期理论的产生发展及其对电子文件保护的指导价值;其次是信息生态理论的提出及档案保护生态中存在的问题及对策;最后是系统思维应用于档案保护的重要表现。

关键词：数字时代;档案保护理论;文件生命周期;信息生态理论;系统思维

数字时代，人们对电子文件的保护开始逐渐突破传统保护的理论模式，以电子文件自身的特性为出发点，从广泛而又深厚的档案保护实践中不断探索出适应时代发展、适应档案自身发展的档案保护理论。

1 文件生命周期理论的应用

文件生命周期理论是档案学的基础理论之一，它不仅在传统纸质档案的保护中扮演重要角色，而且在数字时代对电子文件的保护依然有着重要的指导意义。

1.1 文件生命周期理论的产生和发展

文件生命周期理论最早诞生于20世纪的美国。1940年，“文件生命周期”概念由美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出。“当时美国海军及其他部门为应对二战时的‘文件雪崩建立起了文件中心，英国 1950 年也在海斯（H ayes）设立了文件中心。”[1]

从国内来看，文件生命周期理论由陈兆祦先生在1986 年引入，并由多名档案学者进行了丰富和发展，最终形成了人们普遍采用的表述：“第一，文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件的运动具有整体性的特点;第二，文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件的运动具有阶段性的特点;第三，文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系，故在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法。”[2]即整体性、阶段性和内在联系性。

因此，从传统角度来看，文件生命周期理论着眼于“阶段性”，是对文件中心和纸质文件阶段式管理所做的科学解释。数字时代，电子文件的特性将为丰富和发展文件生命周期理论提供新的理论思考。

1.2 文件生命周期理论对电子文件的保护

数字时代，以“前端控制”理念为指导，在电子文件生成之前即对整个生命周期进行系统规划，即做好电子文件安全管理之前的准备。例如，“在电子文件管理系统方案设计时文档部门要本着充分贯彻既瞻前又顾后的全局原则和可持续发展理念，指导管理系统具备为电子文件的生成、系统运行的过程控制和升级换代的日常维护等一切生命过程提供安全保障的功能。”[3]

总之，文件生命周期理论在数字时代不仅没有过时，对电子文件保护仍然具有指导意义，而且必然随着新的档案实践工作的不断发展和档案学理论的不断成熟而日益完善。

2 信息生态理论的引入

“‘信息生态一词最早是德国学者拉卡普罗在其论文《信息生态进展》中正式提出的，作者在文章中讨论了信息生态平衡的重要性。”[4]1998年，薛春刚的《档案信息生态系统平衡与档案事业的可持续发展》发表，将‘档案信息生态概念引入档案学界。”[5]

2.1 信息生态视角下的档案保护生态

档案保护生态系统主要由三大部分组成：档案信息、技术环境和档案工作者。

这三部分是档案保护生态系统内部的生态因子，通过保障三者的和谐统一，才能保证档案保护生态系统的动态平衡。

1）档案保护生态中存在的问题。一方面，档案信息方面存在着信息超载、信息侵犯等诸多问题。例如，信息超载是指某些档案部门所需要保护的档案信息远远超过了自身的保护能力等。另一方面，档案人员方面主要存在人才匮乏，人员整体素质偏低等问题。所有这些显然已经不能满足时代需要。

2）维持档案保护生态系统的动态平衡。档案信息方面，要加大对改善档案工作的基础设施的投入，从而提高工作效率以应对海量的档案信息;档案人员方面，通过高校或者相关的培训机构培养具有档案学知识、信息知识和网络知识等构成的新型知识结构的人才。

另外，档案保护生态系统是一个人造的动态系统，要维持它的平衡不仅需要着眼于其内部各要素的调整，还要关注它作为一个整体与外界的交流与共享。最终从内外两个方面维持档案生态系统的动态平衡。

3 系统思维的指导

系统思维是指人们运用系统观点，把与研究对象互相联系的各个方面或功能进行整体认识的一种思维方法，核心在于整体性与全局观念。

3.1 打破单一实体保护观，兼顾实体与信息安全

对于传统纸质档案而言，通过保护原始制成材料的安全来保障其所承载信息的真实性、完整性等等，进一步保证它的“原始记录性”。然而，电子档案有诸多不同，但是最突出的一点是它的内容可以在不同读取载体和系统间进行迁移，信息与载体一一对应的关系被打破，原有的单一实体保护理念显然已经不能满足需要。数字时代，电子档案主要由内容信息、结构信息与背景信息三部分组成，只有通过保障三者的完整性，才能进一步保证电子文件的原始记录性。

因此，在数字时代，应该以系统思维为指导，以电子档案保护为核心，构建新的、适应电子档案特性的档案保护理论与实践体系，兼顾档案的实体与信息安全，保障档案的原始记录性。

3.2 保护技术与保护管理协调发展

技术与管理并重才是文件保护的良方。一方面要加强预防性保护技术和治理性保护技术的应用，为档案提供可长期保存的场所与安全环境，同时着手于修复受损档案的原始记录性，坚持贯彻“以防为主，防治结合”。另一方面要提升对保护管理的重视程度，从宏观与微观层面加强保护管理力度。如“档案行政管理部门要制定长期保护策略，提出我国档案保护的管理规章、管理机制、管理模式”[6]和“对预防技术的管理主要集中在日常保护技术的应用中，制定各种规则、标准，加强预防技术的培训和应用效果的评估”[7]等等。

3.3 树立“大保护”发展观，寻找新的生长点

从系统思维出发，将档案保护的研究范圍拓宽至文献遗产保护这个大领域之中，通过与文物、图书等部门的合作，来寻求新的大发展。具体可以建立相关专业的学会，整合图书、文物、档案等各方面的人力、物力、财力，避免资源重复浪费，定期召开会议加强交流与合作，开展学术研究、人才培养协作等等，实现技术共享、人才共享等多方面的目的，共同推动我国文化遗产保护的发展。

总之，在数字时代，信息技术不断发展，尤其是电子文件的产生给传统的档案保护理论带来了许多挑战。我们必须紧跟时代步伐，以更加宽广的视野来重新审视传统理论，不断寻求新的适合数字时代的档案保护理论，推动档案保护事业的平稳健康发展。

参考文献

[1]张臻.文件生命周期理论研究进展[J].兰台世界，2017（13）：10-16.

[2]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究：从新角度审视档案学基础理论[M].北京：中国档案出版社，1999：46-48，55-59.

[3]赵淑梅.试析中国电子文件安全管理指导思想的演变[J].档案学通讯，2015（02）：56-59.

[4]任珊珊，刘慧.国内外信息生态理论与应用研究[J].信息系统工程，2014（01）：81-83.

[5]路其忠，王东雨，宇文姝丽.国内图书馆学、情报学与档案学生态研究[J].情报工程，2016，2（03）：114-121.

[6][7]赵淑梅，侯希文.档案物理管理与保护[M].沈阳：辽宁大学出版社，2012：4，16.

作者简介

张筠，辽宁大学，历史学院，档案学。