城市化建设背景下城建档案管理的优化探讨

徐菲

摘 要：城市档案是记录城市发展与建设的重要资料，能够全面反映城市发展历程，通过对档案的有效利用可推动城市规划与建设。随着档案管理受重视程度的不断加强以及城市化建设速度的不断加快，城建档案管理必须有所转型。本文首先分析了目前城建档案管理在城市化建设背景下呈现出的问题，并在此基础上提出了几点管理优化策略。

关键词：城市化建设;档案管理;优化策略

随着经济社会的发展，城市化建设的步伐逐渐加快。城市档案管理作为基础内容逐渐受到重视，档案管理工作以及管理质量必须有所保障[1]。通过不断地总结与思考，城建档案管理所涵盖的数据内容逐渐增多，城建过程中所涉及到的建设、交通、运输、市政、规划、防灾、绿化、环保、公共设施、地下管线等均需要实现统筹管理，以保障城市建设服务性的有效提升[2]。本文以城建档案管理为切入点，研究了城市化建设背景下呈现的问题及优化方法。

1 城建档案管理问题所在

1.1 缺乏专业人才

城建档案管理这一职业发展相对而言在岗位吸引程度上并不足，档案建设工作面临着明显工作人员老龄化的尴尬状态。不少年轻人并不将档案管理作为自己的首选职业，认为此项工作过于枯燥[3]。这一现象导致人才队伍在工作能力上呈现出滞后性。在部分地区城建档案管理制度的滞后性造成工作部门仍以手工收集数据资料为主，对各类资料的整理、归纳、储存、管理仍延续着滞后的模式。不仅无法保障城建档案数据的完整性，还可能由于保管不当导致珍贵数据丢失。

1.2 管理滞后

城建档案管理类型包含影像档案、图片档案、纸质档案等。在传统管理模式下，这些档案内容必须被妥善保存，一旦丢失往往无法找回。在信息时代下，大数据让城建档案的数据库容量急剧扩增，所包含的档案资料种类呈现出质的飞跃[4]。在长期的收集与积累下，一些不易保存的内容若仍延续的传统管理方式可能不仅会占据较大管理面积，还容易因保管不当而影响到档案的完整性。在城建档案信息化进程中，档案工作的标准性与规范性方面的制约导致一些基础档案工作在程序与流程上缺乏统一管理标准，对城建档案管理整体质量产生制约。除此之外，城建档案管理还出现了只重数量、忽视质量的情况，对相关资料盲目收集，导致一些不具备使用价值的资料占据较大空间，也造成了资源的浪费。对收集到的资料未进行合理整理与分类，后期查阅过程中难度较大。部分档案资料分类不规范，甚至存在资料残缺情况。

1.3 利用率不高

在城市化建设背景下，城建档案能够记录城市发展历程以及各项细节。通过已存在的城建档案，能够为往后的建设规划提供有效参考与建设依据，减少建设障碍的出现，并为后期的改进与维护工作提出指导，以保障城建工作能够安全、顺利地开展[5]。但纵观现如今对城建档案的利用程度，由于对档案整理、归纳、储存、分类、编目等工作缺乏重視，在检索难度上较高，因此对档案的利用率并不高。档案的信息编制功效无法被充分发挥，档案本身的利用价值被掩盖。

2 城建档案管理优化策略

2.1 提升职业能力

城建档案管理应组建一支更具档案管理专业性的管理队伍，这是保障城建管理质量的基础。档案管理部门应重视人才聘用以及培养计划，认识到在城市化进程不断加快背景下城市建设让城建档案在内容、种类等方面不断扩充。现有的档案管理人员在专业性上的不足缺陷可能影响到档案的有效管理。因此需聘用更多专业性人才，可采用与高校合作的模式，以订单式培养或定向式培养吸引更多档案管理专业人才，让档案管理团队吸取更符合时代要求的档案管理技能与经验，提升团队整体管理能力。

2.2 落实信息化建设

信息化建设是当今时代档案管理发展的必然趋势，随着网络信息技术的不断普及，信息化建设得到了强有力的支撑。由于城市化建设背景下涉及到的档案越来越多，若仍延续传统纸质管理方式必然会占据较大管理空间以及较多人力资源。在新设备、新技术帮助下，信息化管理模式为档案管理带来了新的发展机遇。档案管理部门可构建网络信息平台，以数据库的形式对城建档案展开综合化管理。一方面可容纳海量档案资源，不必担心纸质档案缺少存储空间的问题;另一方面也可让各类信息资源得到更细节化的分类，在信息检索方面提供便利性;另外，信息化管理下将珍贵呈现档案以电子化形式保存，在安全性上更强。在信息化建设下，城建档案馆的成立可为档案信息共享提供平台，让民众可对档案信息更高效的利用，符合“最多跑一趟”的改革理念。

2.3 重视后期档案管理

在对城建档案各项数据内容进行收集与归纳之后，后期的管理工作仍需继续进行。对档案的搜集金属于基础工作，后期应强调城建档案管理的完善性、真实性与系统性。对管理系统进行定期更新与维护，根据社会需求与时代需求，时刻关注城建档案管理内容与方式，对档案内容合理调整，以保障符合民众使用需求以及城市建设借鉴需求。另外，档案管理工作需要各单位共同协调完成，项目信息在建设过程中出现的变动应及时标注，以保障档案的完整性、时效性，避免档案数据失真。

2.4 成立数字档案馆

随着城市化建设力度的不断加大，智慧城市的建设将逐渐受到重视。数字城建档案馆工程更符合新型城市建设需求，类似于人文城市建设，是智慧城市的重要内容之一。数字城建档案馆工程能够结合当代信息技术，例如物联网技术、云计算技术、大数据等来满足城市经济社会发展需求，实现数据共享、信息服务等，利用数据及高速网络互操作技术来满足民众对城市信息服务的需求。目前我国不少大中型城市已经开展了数字城建档案馆项目建设工作，主要涉及到应用开发、基础设施、规范制定、数据建设等内容。虽说需要投入一定资金与人力，但从长远眼光来看属于必然发展趋势。目前数字城建档案馆工程应解决好工程电子文件归档、档案网站优化、管藏系统数字化、档案信息管理等方面的问题。

3 结束语

综上所述，城建档案管理在城市化建设背景下必须有所转型，在信息化时代背景下更符合时代对档案管理的相关要求，实现城建档案管理的高效化发展。

参考文献

[1]傅承安.基于“市域一体”的城建档案管理分析与研究[J].城建档案，2017（12）：46-48.

[2]王树凛.城市化建设背景下城建档案管理的主要问题及对策分析[J].城建档案，2018（03）：42-43.

[3]宋大庆.城镇化背景下城市建设档案管理的问题与对策研究[J].科技展望，2015，25（11）：203.

[4]郭重庆.探索县域城乡一体化乡镇建设档案管理新模式[J].档案与建设，2015（11）：73-76.

[5]赵屹，王嘉男.留住城市特有的基因——刍议城市建设发展中档案的作用与档案馆的使命[J].档案学研究，2016（05）：45-49.