提高企业档案管理效能的实践路径

摘 要：随着现代经济的建设和各行业的蓬勃发展，各企业对于档案管理也越来越重视，采用高效的档案管理制度，势在必行，已经有许多企业将档案管理工作逐步制度化，这将使企业的工作更加高效，企业档案管理是管理企业中的一个重要因素，市场经济正在不断发展，而各个行业和企业之间的竞争也不断增强，科学有效的管理档案，能够提高企业的综合实力和效率，能够为企业的运转和发展提供可靠的资源，为了加强企业档案管理，规范企业档案的工作，2002年10月20日，国家档案局、国家经贸委以及国家计委联合发布了《企业档案管理规定》，为企业档案工作的革新和发展提供了有效的法律依据。

关键词：企业;合理管理;档案;规范;实践路径

客观地说，一些企业关于档案管理的制度设置，还落后于当今社会的经济发展，这在某些程度上也阻碍了企业的发展，并且社会上对于企业档案管理的需求又比较多，这使企业逐渐脱离与社会的发展，所以针对企业档案管理实践中存在的一些问题，我分析了档案管理对企业的作用，并提出了一些关于提高企业的管理效能的有关建议，这对提高企业的管理的工作有很大的益处。

1 增强管理层和员工的档案意识

在现实生活中，许多企业的部门的档案室文书资料数量很多，但是整理起来却相对困难，而且整理投入的资金和精力都很巨大，但事实上，企业分给档案管理的经费却很少，所以整理企业档案是一项很繁重的活，这要求整理档案的人员必须要有很高的职业水准和业务水平，这样才能保证档案的合理存放，同时还要增加管理层和领导层的档案意识，领导要将档案的管理作为工作中的重点，关注档案管理的重要性，并且也要逐渐探寻如何使档案管理更加高效，给员工的工作开辟道路，发挥好一个领导的作用，也可以对管理档案的员工进行考核，逐步推进档案管理的科学合理性，采取奖惩制度，引进业绩管理制度，实践表明，绩效管理制度有利于提高企业管理的效率，也是实现管理目标的有效途径，夜档案管理要拒绝平庸化，可以引进绩效制度，将管理的绩效直接与效益挂钩。必须要知道的一点是，管理层是推动企业档案管理合理性的一个重要屏障之一，另一个因素是管理档案的员工本身，这样两者兼具有利于推动全员档案意识的提高。

2 全面推行档案管理规范化

实际上，由于一些原因，企业管理档案时还存在一些漏洞，配套设施不完备，在未涉及的领域，还存在着一些档案不足，档案不实等问题，这样档案管理就具有一些局限性，要全面的对档案价值进行挖掘，档案管理规范化是非常重要的，这是一个企业高效管理档案的一个重要因素，建立完善的制度是档案管理顺利开展的基础，在档案管理工作中，我们必须要以建立的制度为标准，不能破坏制度，用制度来规范档案管理的工作，另外也要对档案管理人员进行监督，让管理人员认真学习和档案管理有关的知识，恪守档案管理的规范制度，另外企业也要建立统一的工作制度和规章制度，并严格要求档案管理的全体人员按照规章制度工作，并且把档案管理的原则和要领确实落实到实践中，这样能够确保每一个工作环节都能高效有序的进行。

3 合理利用现代化的技术进行档案管理

随着经济的发展，企业办公也逐渐网络化，信息化，而数字化的模式也逐渐发展并运用到现实生活中，显然，运用现代化的技术进行档案管理已经是企业工作的必然趋势，另外，由于纸质的文书档案过于繁琐，现在的许多企业已经将纸质档案转化成了电子档案，比如用光盘，磁带，等电子设备来承载信息，并且以网络化，信息化的手段来管理档案，将档案管理的不规范，散乱等现象重新整治，企业的档案管理应逐渐由人的手工管理改为计算机管理，另外，管理档案的基本设施参差不齐，这对档案管理的工作造成了一些阻碍，企业应该加强对自身的管理，档案管理不要吝啬资金，要加大资金投入，不断完善企业档案管理的基础设施和应用软件，逐步建设各个部门档案管理的统一化，在实现档案管理信息化的同时，还应该对于电子文件的管理进行巩固，确保电子文件的安全性，避免档案管理人员丢失文件的状况发生，把文件保存的稳定性，由于互联网的发展，电子档案有时也具有一些不确定性，档案管理收集，整理，保管，利用，等环节如果出现失误，便会造成无法挽回的后果，所以我们要考虑实际情况，逐步建立现代化的办公模式，因此，企业可以使用不同的电子载体，将档案管理以电子的方式进行保存，实现文书档案信息与载体的分离，使电子文件的可用性发挥到最大优势。传统的档案管理模式是以人工为主，整个管理档案的过程都依赖人，这样由于人的主观性，导致档案的资源利用率较低，所以企业应该建立一个统一的电子信息储备系统，统一开发一个应用平台，使多人同使用一个档案进行访问时仍然能够高速运行。另外也可以建立现代的数字馆藏，现代的计算机储存技术改变过去单一的档案管理技术，数字馆藏与传统馆藏无法相比，具有很强的优越性，储存之巨大，访问效率之高也是传统馆藏所无法相比的，将现代的数字馆藏引用到档案管理中，能够改变传统档案管理的方式，提高企业档案管理的效率。

4 使用档案管理专业型人才

在管理档案时，如果有专业的人员进行管理，提高企业的管理效率，只有受过专业技能训练和学习专业知识结构的复合型人才，才能适应信息化企业档案管理的需求，因此，在企業选拔管理企业档案的人才时，应着重注意那些掌握过硬的专业知识的人才，将此人才引进到企业中，就能将企业档案管理运用到实践中。另外，掌握过专业知识的复合型人才也能为企业档案管理提供更多的创新思维，可以将其档案管理突破传统形式，采用更加科学规范的方式，这将使企业的档案管理更科学，更有效。另外企业可以自己培养关于档案管理的人才，企业可以组织相关的培训，对于档案管理的人员进行管理和知识提高，要求管理档案的人员不但要有娴熟的专业知识，还要有高素质，还要有对于外界形式的掌控，应用计算机等领域的技能，并且对于档案管理出现的问题进行有效处理，有敏锐的判断力，这样就能适应企业档案管理的需求。

5 结语

企业档案管理工作还应该建立在提高认识，加强重视的基础上，企业加大对资金的投入，对于档案管理建设专项资金，严格设置资金的流出与使用额度，准确进行预算，认真进行考察和记录，并且及时结算，建立一个合理的资金链，优化档案管理的工作，并且综合考虑实际情况，在企业的能力范围之内，要建立一个数字档案室，合理管理每一环节，对企业档案进行收集整理，保管利用，确保企业档案的安全性，从而提高企业的管理高效的运行，

参考文献

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作者简介

梁波（1976-），女，汉，辽宁省彰武县，本科，助理会计师，大连理工大学，研究方向：政工。