档案文件资料收集工作面临的问题及对策

刘晓明，臧志美，马玉彪

（山东省淮河流域水利管理局，山东 济南 250100）

档案是维护历史真实面貌的有效记忆工具，档案文件资料收集工作是档案室取得和积累档案的一种主要手段，在档案工作中处于特殊地位。从全部档案管理业务工作程序来看，收集工作是档案管理工作的第一个环节，收集工作的质量直接决定和影响着其他环节的质量。档案收集齐全完整、符合质量要求，可为以后的整理、编目、鉴定、保管、查询、利用等业务工作创造良好的条件，也为档案资源的开发与利用奠定坚实的基础，因此，做好档案工作必须首先做好档案收集工作。

1 档案收集存在的问题

1.1 档案文件资料收集过程中的漏缺现象

1）档案文件资料收集缺乏源头意识。档案文件资料作为业务工作的伴生物，其产生有明显的分散性特点，且档案又不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时、当地直接使用的原始文件的转化物，不能编写或改变，因此如未在文件资料形成初期确定归档范围，则会造成未及时归档的文件无法恢复或后补。文件材料的产生，往往伴随业务工作的开展，一些工作人员对在工作流程中形成的较为分散的文件资料，缺乏及时归档的意识，直至年终归档时才发现资料丢失或损毁，一些丢失的材料无法后补，损害了档案材料的齐全性和完整性，给后期的查找、利用工作带来困难。

2）档案文件资料收集过程出现漏缺。目前，档案收集工作虽有相应的规章制度、技术规范，但在实际收集过程中依然存在缺乏强有力的组织保障的情况，尤其在档案预收集阶段尤为突出。一是某些部门的文件资料常常散落的堆在一起，未按时间、事由、项目分类保管，没有装具，也没有任何保护；二是档案人员常常碰到因部门调整、工作变更、人员变动，致使文件资料收集过程出现脱节，最终导致一些原始资料查找困难。

1.2 档案文件资料收集工作组织保障乏力

1）对档案文件资料收集工作重视程度不足。一是在档案收集过程中，某些业务部门，较为关注具体工作，对档案收集工作的重要性认识不深刻，对一些在工作流程中形成的文件资料自己留存，不移交档案室；二是某些业务部门，武断的认为工作中产生的文件属于临时性文件，文件资料放在自己手中使用方便，移交档案部门手续繁琐，整理费时、费事、费力，因此而不愿移交。

2）档案文件资料收集工作缺乏激励机制。由于各种客观原因，档案岗位无论是在一个单位还是在一个部门，往往不受重视，档案人员日复一日、年复一年、重复繁重的工作，却缺乏必要的认可和激励，档案人员上升渠道窄，致使很多人不愿意干档案，由此造成部分档案人员在工作中被动，在思想上应付，工作陷入恶性循环中。

3）兼职档案员流动频繁。业务部门的档案人员，多为兼职档案员，一些业务部门由于工作变动、人员调整、使得兼职档案员更换频繁，致使一些对收集工作不熟悉、对业务流程不了解、对存档范围不把握的工作人员，因缺乏对归档文件的精确判断，导致部分档案资料遗漏；且兼职档案人员往往在承担档案收集工作的同时还承担其他业务工作，致使在收集部分文件资料时应付了事，对漏缺的档案不愿去费心查找，因此造成档案收集的不系统、不全面、不规范。

1.3 档案文件资料收集工作的协作性弱化

1）归档范围的界定需要各部门配合。基层单位的工作特点是各处室、各部门的专业化程度较强，不从事具体业务的工作人员，很难界定哪些资料需要归档，哪些资料需要保存，因此在档案的预收集阶段，往往要依赖业务单位或部门为档案的归档范围、分类大纲、保存年限提供必要的参考依据和实施标准。但一些业务部门或单位往往片面的认为，档案的收集整理是档案部门的工作，业务部门只负责移交资料，致使档案人员在归档时遇到困难。

2）档案文件资料的收集流程较为粗放。目前，大多数单位采用的收集方式是年底集中收集，统一分类。这样做的优点是能够准确、高效、便捷的将年度内所有文件分类整理、著录归档。但在实际操作过程中，这种粗放型的收集方式极易遗漏归档文件，加之在搜集过程中，因工作人员变动、兼职档案员调动、工作机构变动等不确定因素影响，一些重要资料极可能在变动过程中丢失，因此这种粗放的收集方式依然存在较多弊端。

2 对策措施

2.1 加强档案“源头”意识，提高文件资料收集率

1）增强“档案意识”，夯实档案基础工作。在档案工作开展的同时，将普及“档案意识”纳入业务工作流程中：一是要及时向各单位、各部门宣传档案工作的重要性，将存档观念根植到每个工作细节；二是加强对档案工作先进部门的宣传，扩大档案利用效果的影响力，让大家意识档案的重要性；三是注重丰富宣传主题，创新宣传形式，发掘档案的现时价值，让业务部门充分认识到档案工作的价值所在。

2）建立健全规章制度，强化工作保障。一是建立档案收集联络制度，形成收集网络，这样可使档案材料收集工作更全面、深入地开展；二是改变收集模式，变被动收集为主动收集；三是按照不同业务部门的需求，及时跟踪掌握收集工作进展情况，避免档案材料遗失；四是及时做好材料预收集和登记造册工作，详细记录工作流程中形成的文件材料，档案管理部门及时跟踪，确认档案材料完整准确后，及时办理交接手续。

2.2 科学制定收集方法，推进档案标准化进程

1）跟踪收集：档案的形成是有一定时间规律的，当机构、人员变化时，档案收集也在不断变化，这就要求工作人员要及时了解信息，跟踪收集。

2）责任收集：将档案收集工作责任到人，建立收集责任制，要求根据文件材料内容的需要，按照时间任务节点的推进，跟进收集档案材料。

3）专项收集：业务部门文件资料来源广泛，形成分散，收集人员应在收集前期，充分调研，按项目制定分类标准，确定归档范围，确保档案收集科学规范。

4）定时收集：按照业务工作特点，确定本单位档案工作的收集密度，确定按季度或按年度收集在一定阶段内形成的文件材料。

2.3 团结协作，强化收集工作组织保障

1）建立完善的协作机制。各级领导要重视档案工作，要确保档案的收集工作不会因人而异、因势而变、因时而移；要指定专人分管档案工作，把档案工作纳入发展规划和工作计划，列入工作考核，定期听取汇报，实施督促检查，及时提供人力、财力、物力等方面的支持，使档案工作成为业务工作的有力支撑。

2）提高档案从业者的积极性。随着档案信息化的发展，大数据时代的到来，档案工作已不仅仅是“分分类、编编页、缝缝线、装装盒”那么简单，档案的合理化分类、档案的有效利用、档案的信息化建设都离不开专业人才的支撑。因此要建设高素质的档案队伍，就需要从根本上改变传统观念，摒弃档案工作就是“冷板凳”的行业偏见，牢固树立人才兴档意识；要建立科学的引才育才机制，为档案人员学习培训、学术交流、业务研讨等创造条件，让更多优秀人才投身档案队伍，也让优秀的档案人员能够获得交流学习的机会，激发档案队伍活力。