高校人事档案系统电子信息化的管理与实践

(山西广播电视大学,山西 太原 030027)

我国高等教育在特定的社会和经济背景下，形成了具有历史烙印的发展战略和管理模式。就人事档案管理方面，纸质管理模式对当时的高校发展发挥了重要作用，客观上有着存在的必然性和合理性。但是，随着社会的发展和科技的进步，这种人事档案管理模式在学校持续型发展、教师等的资源配置和政策措施等方面渐渐显现出一些问题，成为阻碍各类高校发展的障碍。高校人事档案系统电子化管理成为我国高校改革的当务之急。

一、 目前高校人事档案管理的现状

人事档案管理是高校人事管理的一项重要而基础的工作，高校在人事档案方面的管理既体现了一所学校的管理水平，又能反映出该学校的基础性建设水平，还与每个教职工的切身利益息息相关。随着计算机、互联网及移动通讯方面的快速发展与普及，社会的各个领域都会受到影响，也对高校人事档案管理模式提出了新要求，原有的手工档案管理和纸质档案管理渐渐不能满足学校对管理需求。

(一) 档案管理方式相对落后

高校的档案人事管理并未受到很大的重视，在人员引进、人员工作安排问题上，受到的制约相对较大，高校自主权没有进一步放开。而高校档案管理作为人事管理的一个部分，传统观念对其影响较大，并没有得到充分的开发，因此管理观念、管理模式相对落后，很多高校档案管理目前还主要依靠人工管理简单机械的方式为主，也就是要由档案管理人员人工手动方式查档、翻阅、摘抄、分析，甚至在几百份档案里逐一排序、比较、统计，既费人力，又费时间，而且得出的信息不可避免地存在误差。

很多高校、院系档案管理人员由教师兼职，兼职教师除了平日教学、科研工作，还需要处理繁冗的日常行政工作，相比较工作压力大、时间长，福利待遇并没有相应提高，既没有时间下功夫钻研教学，也没有时间研究、学习如何提高行政管理知识，更缺乏机会外出培训，导致档案管理水平有限。

(二) 部门之间缺乏合作

高校档案是人力资源管理工作的重要组成部分，档案信息的完善需要多个部门配合，不同部门工作人员对于档案信息鉴别能力参差不齐，有时档案相关信息不能及时准确的收集、整理、归档，导致个人档案存在漏洞。而档案是干部的考察、选拔、任免的重要依据，干部任免工作是若干个部门合作完成的，由于档案管理的特殊性、保密性，很多高校部门间关于档案的信息交流并不通畅，各部门、院系之间的个人档案通常都实行封闭式的管理模式，档案并没有及时有效地给组织提供足够的相应信息，这使得档案内容并不全面。

(三) 原始档案资料不全面、档案内容片面

在档案材料方面，目前档案管理由于档案所涵盖内容的限定，高校教职工的档案内相关材料有限，容易出现“千篇一律”的现象，并不能全面、客观地体现一个人历史及真实面貌，更不能体现出个人特点，失去了档案原有价值。档案的保密性特点，使教职工本人并不知晓本人档案中究竟存放了哪些信息资料，也无从知晓档案信息是否全面，这对档案管理员提出要求，档案管理员必须时刻了解教职工的档案情况，如果出现档案信息不齐全，教职工需配合档案管理员及时补齐档案内容。这加大了档案管理难度，档案管理人员的工作需要更为认真、细致。

教职工年度工作都体现在年度考核表上，年度考核表很难全面体现出该教职工的思想水平、工作内容、科研能力或者性格特点，根据档案中的信息很难判断出该名教职工究竟适合什么样的工作，或者说哪些岗位更能发挥哪些教职工的特长，由此提高每个个体的工作效率，进一步提高整个学校的绩效。

(四) 档案存在涂改问题

最初的纸质档案不易保存，又存在着造假、涂改现象，尤其在年龄及工作时间问题上，这大大损害了档案的严肃性和权威性，又给后续人事工作增加了困难，例如在退休、招聘问题上，年龄的准确性直接影响了人力资源的供求关系，这也是我省之前进行干部人事档案专项清理工作的原因，以“三龄两历一身份”为重点审核、排查对象，进一步严肃了档案的真实性。不可否认的是纸质化的档案依旧存在着信息是否真实的疑虑。

人事档案管理是高校人事管理的一项重要而基础的工作，高校在人事档案方面的管理既体现了一所学校的管理水平，又能反映出该学校的基础性建设水平，还与每个教职工的切身利益息息相关。高校人事档案大部分是在进行档案实体管理，也就是将教职工的档案进行合理的收集、整理、鉴定、保管，以及统计等环节。随着计算机及移动通讯方面的快速发展与普及，社会的各个领域都受到影响，也对高校人事档案管理模式提出了新要求，原有的手工档案管理和纸质档案管理渐渐不能满足学校对管理需求，对环境的适应性是科学的管理模式最重要的特点，因此，建立信息化、电子化及“大数据”的高校人事档案管理是人事档案管理发展的必然趋势。

二、 高校人事档案电子化管理的必要性

高校的人事档案管理有其独有的特点。高校档案管理工作水平的高低，直接影响到该校人事工作效率高低，甚至关系到整个学校的运营和管理模式。

(一)加快高校电子信息化管理进程

档案电子信息化是整个社会的要求，使档案内容更加全面，通过系统设置，将学校教职工，尤其是教师、教辅岗位人员的培训、学习等各类信息汇总起来，及时建立电子档案。高校工作人员构成复杂，档案整理、查询工作复杂、繁琐，但基本上都有一定的规律可循。如每年的年度考核、评优、工资调整、职务晋升，都有一定的规章制度，需要按照相应的文件执行，如果将这些工作进行电子化整合，形成一套专用于人事档案工作的管理系统，档案管理人员就不需要进行单一的重复性劳动；同时，档案管理人员还从事大量的查询工作，为其他部门人员提供其所需相应的信息，而档案的电子化将查询工作简化，将档案管理工作人员从繁琐的工作解脱出来，把更多的精力投入到关于档案管理的创新工作中来。

电子化档案管理更为便捷、快速，不需要大量人力资源进行手工的分类、管理、查询及保存。档案管理工作人员在前期工作种，确实需要花费一定时间去鉴别、认定档案内容，并形成电子化档案内容，但随着档案电子化完成，后期并不需要因为档案存放位置、手工查询而花费时间。随着档案电子化数据库的建成，学校甚至社会更为方便快捷的需求。电子化的档案也大大提高了数据的准确性和真实性，这是提高工作效率的另一个表现方面。信息准确性的提高，是提高高校人事管理效率的体现；真实性的提高使得人事管理质量更上一层楼。

(二)解决人员与岗位相配问题

在人力资源流动率较高的今天，高校人力资源相对稳定，但也逐渐呈现出流动性增高的趋势。在人才交流、人才宣传方面，档案有着举足轻重的作用。人才作为学校发展的重要资源，档案是人才使用、教职工人岗匹配的关键因素。目前高校档案主要用于人力资源的开发和应用，例如干部的选任和提拔，档案为组织选拔人才提供了信息来源和可靠依据，是一个学校培养人才的重要依据。出现人员流动时，在纸质档案未完成转入转出时，相关工作人员可以由电子档案信息进行工作交接和新工作的安排，节省了大量的时间。

(三)有利于档案保存，保证档案真实有效

我国人事档案一般建立时是由纸质档案材料组成，一般一个人由学校步入社会，档案会经过若干次的拆封、重新装订，很多档案要随着劳动力本身身份改变更换保存地。进入社会工作之后，档案又会经过多次的查阅，纸质档案的保存便会存在很多不便。经常拆装会使纸质受损、甚至丢失；而因为保存不当，如受潮、火灾，也经常会让有些档案的重要数据丢失。这都无形中影响了档案的真实性和完整性，从而影响了工作效率。电子档案首先不会轻易受损或丢失，保存较纸质档案来说更加便捷，缩短查阅时间，安全性更有保障。因为减少了对纸质档案翻阅，能够更有效地保护原始档案。

档案电子信息化使数据更加真实有效，是提高人事管理效率的前提条件，档案信息一旦电子化，在真实性方面就有了较高的保障，不会因为人为原因出现对档案的修改、抽取，甚至伪造等问题的出现。但前提条件是必须要做好前期基础工作，在电子信息化之前确认每个人的档案信息是否准确、是否完整、是否真实、档案整理是否规范。

三、 高校人事档案电子化管理的改革途径

各大高校普遍都认识到档案信息化的重要性和紧迫性，也都逐步加快档案电子信息化的脚步，很多高校在20世纪80年代就开始建立电子档案，但高校电子信息化的实施过程中有很多问题亟待解决。

(一) 要解决档案电子化管理的资金问题

在高校档案电子信息化的过程中，需要投入大量的人力、物力和财力，资金短缺就是首要问题。高校有其独特特点，学生多且流动性大，教师数量多，人员构成复杂，所以在档案电子化过程中不仅要考虑教职工的档案，还有学生的档案管理问题，所以要将全部档案电子信息化，就需要庞大的资金支持。首先要建立管理档案的网络和电子基础设备，包括网络、计算机、扫描仪、光盘库、缩微影像数字化设备等先进的仪器，先进的设备决定了档案电子信息化的速度和效率，这些设备本身价格昂贵易耗损，而且使用周期短，更新换代极快。各高校均只有有限的支配资金，通常不会支付太多在这设备上面。而基础设备建设不完善导致档案电子信息化进程减慢。

高校应该逐步，有目的、有计划地将档案电子信息化。首先需要完善档案管理办法和执行制度，确保档案保密性和安全性，信息真实、有效。这就要求学校在档案电子信息化之前就出台完整的工作流程、规章制度，在档案整理过程中要严格按照规章制度执行，保证纸质整理档案和档案电子信息化的有序进行，最终实现档案电子信息化。其次，逐步完善档案管理的基础设施，针对一些使用率较高的、重要的、容易受损的档案材料优先进行信息化管理，其他档案材料后期逐步进行，这样减少浪费、节约资源，同时提高了工作效率。最后，在档案电子信息化完成之后，要随时进行档案的更新和系统维护。当有档案信息有变动时，要随时更新系统中的信息，确保档案信息与干部身份信息无差别，这样才能发挥电子档案最大的自身价值。

(二) 档案管理人员必须具有高度的专业性

高校管理者缺乏人事档案管理电子信息化意识，在资金短缺的情况下，很多高校管理层容易忽略人事档案管理工作，档案管理得不到应有的重视，鲜有对档案管理人员进行专门的培训。而档案电子信息化不仅要求档案管理人员具有档案管理的职业素养，也要求他们掌握电子信息化的技术能力。这两点都需要学校投入大量的资金和时间对档案管理人员进行多次培训。目前档案管理工组人员连有关人事档案管理的培训或会议都很少有机会参加，档案电子信息化管理更无从提起，前面提到，很多高校、院系档案管理人员、甚至人事处工作人员均由教师兼职，这样的工作人员更需要进行专业的培训。

如何提高档案管理人员的专业性？首先，高校管理者必须重视起来，提高档案电子信息化的意识，档案工作是高校管理工作的核心部分，档案电子信息化是档案管理的趋势，这样才能争取更多的人力、物力、财力支持，从根本上推动档案管理信息化的进程。其次，对现有工作人员进行培训，促进传统档案管理向信息化管理快速转型，从而提高专业技能和工作效率。第三，提高档案管理人员待遇。档案管理人员必须随时掌握最新的档案管理文件依据和电子操作方法，提高管理人员待遇，加强其工作积极性，吸引更专业的人才，建立高素质的专业队伍。

(三)进一步加强安全保障体系和制度管理

人事档案信息具有权威性、保密性等特点，对于信息来源的真实性与存放的安全性有很高的要求。档案电子信息化后，因为网络大环境的安全问题和计算机自身的不稳定性，对整个档案保存有更高的要求。因为计算机的问题出现档案信息丢失，因为网络安全问题泄露信息，会导致很严重的后果。

因此首先，人事管理需要确保人事档案信息的保密性和安全性，给不同部门、不同级别的人不同浏览权限，做好基础管理。其次，加强对网络、服务器、计算机的维护，加强安保设施的建立和维护，使档案信息在最安全的环境下保存、查阅。第三，对档案管理人员进行专业的计算机及信息化培训，为信息化开展提供必要的人力资源保障。最后，要充分发挥人事档案在人才交流、人才宣传、人才使用及公众对人才的了解等方面的重要作用，但在人才交流过程中要保证人才的重要信息不能出现丢失情况。

目前我国处于经济转型时期，时代赋予高校重要的使命，高校内部人事制度改革的力度也不断加大，传统人事档案在管理体制、材料构成、提供信息等方面存在明显的不足。人事档案管理工作作为高校人事管理的重要组成部分，电子化管理有利于提高高校整体人力资源管理水平，从而提高工作效率；能更加充分有效地使高等学校了解人才、解决人岗匹配问题；同时档案可以得到较为完整的保存，以保证档案信息的真实性和有效性，节约了大量的人力、财力和物力，以更完善的方式支持高校持续发展。