乡镇计划生育服务中心档案信息化管理分析

摘要：随着社会的发展与进步，我国乡镇计划生育服务中心的档案管理工作也在逐步正规化，并向信息化方向发展。信息化技术应用到乡镇计划生育服务中心档案信息化管理中具有一定的必然性，可以通过积极建立计划生育档案数据库，提高采集计划生育数据的质量;将信息数据落到实处，使资料实现共享;优化人才结构，加强信息化队伍建设，将信息化技术应用于乡镇计划生育服务中心档案管理中。

关键词：信息化技术 乡镇计划生育 服务中心 档案管理

中图分类号：G270  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）23-0122-02

随着社会经济的不断发展与进步，信息化技术已经在人们的日常生活中得到了发展与普及，在乡镇的计划生育服务中心档案管理工作中也应用到了信息化技术。在档案管理信息化建设的过程中，需要准确把握当前的计划生育发展方向与发展规律，利用信息化技术提高乡镇计划生育服务中心档案管理的效率，实现乡镇计划生育服务中心档案的无纸化管理，从而形成新的档案管理体系。

一、信息化档案管理的内涵

首先是利用現有的信息化技术对档案信息进行分类与集成，使档案信息更加方便查询与开发利用，并且对档案信息进行排序、编目和归档保存等一系列高效的信息化管理。这样不仅可以提高计划生育服务中心档案管理效率，还可以减少不必要的丢失情况。其次是利用信息化技术实现档案的无纸化管理，使档案信息更加清楚，调控档案信息更加便捷。

二、档案信息化管理内容

想要把信息化技术更好地应用到乡镇计划服务中心档案管理中，需要做到以下几点。

1.对数据资料实行信息化管理

在这个过程中需要应用扫描器或者计算机等信息化手段，对要存档的信息资料或者文件统一进行信息化数据录入，这样就形成了计算机电子文档。

2.对工作流程进行信息化管理

利用信息化技术对档案进行分类、编目和排序等操作。以上操作要注意工作流程的统一与规范，明确岗位工作人员的工作指标，从而提高工作效率。并且计划生育服务中心的办公系统与档案管理系统要相互兼容，这样才能切实提高乡镇计划生育服务中心档案管理的效率。

三、信息化技术应用于计划生育服务中心档案管理的必要性

1.信息化技术是我国计生工作信息化发展的必然结果

随着新时期科技的飞速发展，人口计生部门也不能只依靠传统的档案管理模式开展工作。计划生育服务中心档案管理是十分复杂与繁琐的，相关部门可以充分利用信息化技术对其进行完善，这样既可以享受到科技发展为我们带来的高效、便捷的服务，又可以使计划生育服务中心档案管理工作的管理水平得到提高，有利于我国计划生育工作更好地发展，使计划生育服务中心积极履行职责，由被动管理转化为主动管理，更加主动地为大众服务。

2.传统的档案管理模式不能满足当前的社会发展需求

首先，我国传统的计划生育服务中心档案管理模式，采取的是手工登记，纸质存档，这样不仅耗时，而且内容在很大程度上会受到经手人自身素质的影响，并且对工作人员的专业能力和责任心都有很高的要求。其次，纸质的档案如果保存时间过长，可能会出现字迹模糊、纸张脆弱等现象。再次，档案的调用频率比较高，加大了档案管理难度。最后，由于档案比较多，在档案调用过程中需要花费大量的时间和精力，影响计划生育服务中心档案管理人员的工作积极性，大大降低了工作效率。而对档案实施信息化管理之后，不仅可以随时调用，还无需考虑纸质档案容易出现毁坏的问题，使档案管理人员的工作更加便捷，推动了计划生育服务中心档案管理人员工作效率的提升。

3.信息化技术能够有效提升计划生育部门的办事效率

将信息化技术合理地应用到计划生育服务中心档案管理工作中，可以改变传统的手工登记管理方式。信息化档案管理模式的推广，使乡镇的计划生育服务中心档案管理也能应用信息化技术进行管理。信息化技术应用到乡镇计划生育服务中心档案管理工作以后，可以随时调档、移交和归档等，使档案的管理时间更加充裕，有利于乡镇计划生育部门工作效率的提高。

四、信息化技术在乡镇计划生育服务中心档案管理中应用的具体措施

1.积极建立计划生育档案数据库，提高采集计划生育数据的质量

政府在措施具体实施中扮演着领导者的角色。在计划实施的过程中，也需要充分发挥部门的优势作用，优化乡镇中计划生育信息采集工作，建立具有权威性的计划生育信息数据库。在信息数据库中，每一个人都有唯一的识别标志，这个识别标志可以设置为居民身份证号。各个地区的计划生育部门要准确把控计划生育档案信息的采集工作，并且全面了解其中的各类档案资料，在经过反复核实确定其信息的真实性后再准确录入到计算机中，并再次核实录入信息，然后上传到计划生育档案数据库。在整个信息采集与录入的过程中，要注意避免重复采集信息或者重复建设信息数据库的情况，以免造成不必要的浪费。

想要提高乡镇计划生育服务中心档案管理效率，就要把信息化技术合理应用其中，将数据质量的提高作为核心思想，采集、审核和录入的全过程都要严格把关，确保其信息数据及时、准确录入，同时要确保资料信息的完整。要明确相关工作人员的具体职责，建立合理的惩罚制度或者质量考评制度等，这样不仅可以提高工作人员的责任心，还可以提升计划生育服务中心档案管理的工作效率[1]。

2.将信息数据落到实处，使资料实现共享

落实数据的应用对于计划生育档案信息化管理具有重大意义，可以通过资料分析与调查统计，将所得出的数据信息建设为一个人口信息系统，这样可以确保计划生育工作的有序展开。例如，以往证件办理是比较繁琐的，现在可以采用证件打印的模板办理，整个流程更加简洁，提高了办证的效率;在信息的查询方面也可以利用信息化管理，对计划生育的档案数据进行关键词查询，使查询的信息更加精确;把信息化技术应用到计划生育报表汇总方面，将会改变传统的手工做报表模式，可以利用信息化技术使数据在系统中自动生成表格，大大降低了相关工作人员的工作量。这不仅能够提升工作人员的工作效率，还在一定程度上减少了统计工作中出现的误差，使数据误差率降到最低。可见，在档案管理中开展信息化建设，能够更好地服务大众，实现信息资源共享的目标[2]。

3.优化人才结构，加强信息化队伍建设

在乡镇计划生育服务中心档案管理工作中应用信息化技术，还需要注意专业人才的培养与引进。乡镇的计划生育档案管理人员专业素质相对较低，需要对其加强业务培训，尤其是要加强其计算机等信息化设备的操作培训，保证乡镇计划生育服务中心档案管理人员人人都能熟练地操作计算机，并且能够独立使用信息管理系统，从整体上提高计生工作人员的信息化管理水平[3]。

五、结语

综上所述，信息化技术在计划生育服务中心档案管理中已经得以应用，并且取得了一定的成果。但是调查分析后可以发现，一些乡镇地区在信息化建设中出现了很多问题。因此，针对乡镇计划生育服务中心档案管理中信息化技术的应用问题，相关部门应积极采取合理措施，建立完善的档案管理体系，使其满足新时期的社会发展需求。

参考文献：

[1]赵君，代巧云，张宏光，等.全国计划生育技术服务信息化平台的设计与应用[J].中国计划生育学杂志，2017，25（8）：514-518.

[2]牛璐璐.信息化视角下的档案管理员素养要求[J].中国新通信，2017， 19（22）.

[3]姜佩思.全面二孩政策下乡镇计划生育工作转型研究[J].长江丛刊，2017（29）：144.

责任编辑：景辰

[作者简介]杨秀梅，通化市辉南县朝阳镇人民政府计划生育办公室助理馆员，本科，研究方向：乡镇计划生育档案管理。