医院人事档案管理问题与发展策略

何文玉

摘 要：医院人事档案管理在医院管理中发挥着重要作用，为医院人力资源管理提供数据和信息支持，可为医院建立良好有效的资源信息库。同时，通过对档案管理的有效理解，通过良好的服务理念，提升管理意识，提高档案管理效率，促进档案管理信息化建设，培养高素质管理人员，实现医院整体服务质量提高。

关键词：医院医疗；人事档案管理；问题和对策

随着社会经济水平的提高，推动医院医疗卫生机构改革不断深化，对医院人事档案管理提出了更高的要求。医院医疗卫生体制改革对医院技术、人力资源配置具有重要意义和作用。医院人事档案管理的良好发展不是一蹴而就的，这是一个长期而系统的问题。目前，国内医院人事档案管理还存在很多问题。因此，分析医院人事档案的管理问题和对策具有重要的现实意义。

1 医院人事档案管理的现状

1.1 医院人事档案的管理方式落后

随着我国医疗卫生事业的发展，医院的人事档案信息越来越大，原有的档案管理方式难以处理大量人员信息，使得信息更新速度变慢，给医院人员档案管理和人事管理等方面工作带来了很多不便。如今，随着信息网络技术的飞速发展，原有的人事档案管理模式已经不能满足医院现代化的信息化发展要求。由于医院缺少专门的人事档案管理软件，即使是在计算机普及的今天，医院也只能进行简单的目录的存储和检索，但是信息存储量比较少，不能对复杂的人事档案进行管理。另一方面，医院的人事档案管理方式比较单一，很多的医院仍然采用手工方式进行档案的编辑和检索，所以人事档案的更新速度很慢，导致归档不及时，甚至使人事档案的资料不够完整。这种落后而且单一的人事档案管理方式严重影响了医院人事管理的效率，阻碍了医院人事制度的改革，因此要求我们必须加快转变医院人事档案的管理手段和管理方式。

1.2 医院人事档案管理的效率低，信息的利用程度不高

因为大多数医院的人事档案管理方法还比较传统，主要依靠人员记录，使人事档案难以整理，档案信息更新不及时，再加上医院人事档案管理电子系统的发展不完善，档案现代管理人员不熟练的技术应用和其他原因导致医院人事档案管理效率低下。因为医院人事档案管理具有专业性、机密性甚至政治性等，关系到医院内部员工的升职、社会福利等重要方面，要求医院的人事档案管理必须具有其真实性。但是在现阶段我国人事档案的利用主要是以员工的基本情况为主，档案的内容还不够完善，对人事档案的重视也还不够，没有对人事档案的价值进行深入的挖掘。造成了我国医院人事档案信息量不足、实际利用程度不够的情况。

1.3 档案管理人员的专业素养不够

随着医疗卫生事业的改革，许多大小医院只关注医疗水平和医疗队伍的绩效，医院内人事档案管理的投入不足。因此，医院人事档案管理人员对自己的工作了解不够，甚至敷衍事物，忽视了档案管理工作的重要性，导致医院人员数据流失，严重影响了医院人力资源的合理配置。此外，医院档案管理的专业性要求较强，需要对档案资料收集鉴别以及整合，但由于一些医院档案管理人员专业知识不够，对电子文件、档案归档等技术不熟悉，一些医院甚至没有专门的档案管理人员，因此医院的档案管理水平有限，缺乏具有专业素养的管理人员。根据医院档案管理存在问题可以看出，人事档案的数据信息化是发展的必然要求。推进医院人事档案的信息化处理有利于促进医院人才资源的合理配置，为推进办公自动化、实现信息共享和知识管理提供先进的管理手段。

2 医院人事档案管理处理策略

2.1 加强各方面宣传，提升全院人员的档案管理意识

档案管理部门应注意利用各种宣传栏目和报刊网络，以及会议的方式和形式，加强整个医院的档案管理意识。要使医院领导层高度重视这项工作，增加对人力、物力、财力的投入，充分保证各种机制的有效实施和实施，促进档案管理的信息化。更重要的是应使得职工们深刻认识到档案及工资福利和职称评聘等方面都是和个人利益息息相关，从而重视档案材料填写和归档意识提升。

2.2 完善管理机制，扩大收集途径

应适当改进所有机制且加强管理。档案管理工作制度化对人事档案的健全性、组成性和准确性具有重要意义。档案管理部门必须按照国家有关法律法规，有机结合自身企业档案管理工作的具体情况，建立严谨科学有效的人事档案管理机制，促进档案管理工作，档案的检查和借调，或者是转入及转出等各类工作环节均是有章可循。企业内部应构建完善的岗位责任制，充分加强人事档案工作监督管理工作，以便明确各项责任，提升档案管理人员工作责任感及使命感。构建良好的竞争与激励制度，从而有效调动档案管理人员工作积极性，以便将具备良好专业基础的专业人员选拔进来，适应的安排在档案管理工作岗位。重视收集及途径扩大，诸多干部人事档案材料收集属于各方面档案工作的主要起点，不断加强各项收集工作则保障归档质量。企业应充分结合自身组织管理体系来构建良好的档案收集联络员网络机制，集中统一管理下分层面与级别管理，明确各项职责且落实到人。

2.3 建立医院人事档案管理制度

医院人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事管理中不可或缺的基础工作。建立和完善各种文件管理规则和规定，加强人事档案管理，促进档案标准化，在人力资源管理中发挥良好作用，使组织人事档案工作有规律可循。但就整体而言，进一步建立和完善干部人事档案审核制度和管理责任制度，加大对人事档案工作的监督检查力，维护人事档案的真实性、严肃性，更好地发挥干部人事档案的作用。我院按照上级《干部档案工作条例》的规定及要求，制定了我院《干部人事档案管理人员职责》、《档案查（借）阅制度》等制度。使档案管理工作有章可循，行之有效，保证人事档案工作的正常进行。

2.4 加强档案管理人员的综合素质

档案管理人员应注重档案工作，建立档案资料登记簿，借阅档案檔案，确保档案资料真实完整。做好档案管理，开发档案信息资源，加快管理现代化步伐，对提高单位管理水平，提高工作效率，利用档案服务医院具有积极作用。提高档案管理人员的素质、加强档案人员的事业心、责任感，加强学习，提高业务素质，提高鉴别能力，对收集的材料要认真核实，做到认真、及时、齐全、完整，分类明确，排列有序、随收随放、定期检查，把好质量关，保证档案的真实性、可靠性、完整性。

2.5 加快人事档案管理的现代化

在人事档案管理领域，要按照国家标准和行业标准实现人事档案管理的现代化，人事档案也需要为人事工作和人事制度的改革和发展服务。它是中国整个社会主义现代化事业的具体组成部分，档案工作的科学化和现代化包括管理工具和管理理念的科学化和现代化。充分借助计算机技术这一现代化手段，应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，在人事档案管理工作中，将人事档案做成信息数据库，提高档案管理的准确性和检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到符合某种特定需要的人才，并针对员工的不同个性制定培训、激励计划等，提升人力资源管理水平。

3 结束语

简而言之，作为一个公共服务组织，服务质量是公众认可的关键，服务质量取决于人力资源的数量和医院的利用率。医院人事档案管理的目的是逐步建立可以为医院管理提供人力资源信息支持的服务，不仅要制定日常人事管理政策，还要提高医院的整体发展水平，充分调动人力资源生产力的作用，培养高素质的医务人员，进一步提高医院的竞争力。

参考文献

[1]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].中国病案，2008，5（9）：1.

[2]刘瑞凤.关于医院人事档案管理的思考[J].中医药管理杂志，2008，3（3）：11.