探讨电子信息技术在档案管理中的应用

摘 要：随着时代的发展，互联网进一步普及，电子信息技术趋于多样化，为满足人们的工作、学习、生活等各个方面发挥着重要作用。档案管理工作已经从手写记录逐渐向运用计算机系统及信息技术的转变，能极大提高工作效率，也符合现代档案管理工作的发展趋势。本文首先概述基于信息技术背景档案管理工作的特点，其次分析档案管理工作中运用电子信息技术的重要作用，最后深入阐释电子信息技术在档案管理中的具体应用，以期对相关工作者有所裨益。

关键词：电子信息技术；档案管理；应用

当今时代是信息时代，电子信息技术已经渗透到各个领域之中，也成为现代企业管理中不可或缺的一部分。档案管理工作看似是枯燥，将征集到的档案资源有效的归类、整理，并完整保存下来，实则是十分有意义的工作。信息技术的不断革新，为档案管理工作提出新的机遇与挑战，只有不断与时俱进，大胆创新，利用电子信息技术，推动无纸化办公提升档案管理质量及效率，才能更好为档案管理工作提供有利保障。

1 基于信息技术背景档案管理工作的特点

1.1 电子信息技术优化档案管理的分类

档案主要是指在人们日常的生活、学习、工作所形成的各种文件、图像、录像等多种载体形式，对社会生产和发展起到举足轻重的作用[1]。

众所周知，档案信息是种类繁多，五花八门的，如果人工进行分类、整理，工作量较大，耗费时间长，也不可避免的会出现一些错误。借助电子信息技术，可以使得档案管理工作的分工、职责更为明确合理，告别传统的繁琐，尤其借助信息系统和计算机软件帮助下，输入相关指令，可以快速对档案类目做出调整和整合，大大提高工作效率[2]。

1.2 电子信息技术改变档案管理的存储载体

通常建立档案信息的时候，都是需要纸质形式为主，并填写相关内容，而计算机技术普及之后，可以随时随地的实现数据信息的传递与更新，纸质文件也大大减少，通过计算机建立电子档案，使得修改、查询更为便捷。

1.3 电子信息技术优化档案管理的保存

在传统的档案管理工作中，管理工作人员日常的工作内容主要是负责档案信息的接收、整理、保管[3]。纸质档案资料尤其是年限较久的很容易出现破损的情况。在档案信息多的时候，档案管理人员的工作量会大大增加，而利用电子信息技术，可以使得管理人员工作效率大大提高，档案的接收与保存更加方便。

2 档案管理工作中运用电子信息技术的重要作用

2.1 促进档案资源管理系统化发展

随着时代的发展，电子信息技术也被广泛在各个企业中得以推广应用。档案管理工作中通过运用计算机信息化模式，在资源数据保障性、资源数据容量等方面都进一步拓展，档案管理也逐步向系统化发展。计算机信息化时代，档案管理也随之不断升级，资源共享实现智能化，资源管理范围也更为广泛，也促进档案资源的统一性和完整性[4]。

2.2 实现档案管理资源共享

传统的档案管理中，档案种类繁多，很难实现资源共享，而且有些档案管理有一定的局限性，档案资源通常单位内部开发使用多，档案资源管理的范围较小。借助电子信息技术之后，可以更便捷的提供多方面的档案服务，实现科学管理现阶段内部档案系统，也使得资源得以共享，使得档案管理更便捷，并使得档案管理体系更为系统化[5]。

2.3 进一步提升档案的精细化管理

档案管理工作中借助电子信息技术，可以进一步提升档案的精细化管理。档案管理工作需要有科学的标准和规范为指导，在借助电子信息技术，才能实现管理工作人员的优化配置，能更好的实现电子信息技术对大量的档案信息资料数据的收集、维护、保存、共享等，规范档案管理工作的每个环节，有据可依，提升档案管理工作整体水平也实现档案的精细化管理。

3 电子信息技术在档案管理中的应用

3.1 档案信息征集中的应用

在档案电子信息管理系统之中，加入了信息收集模块，会使得档案信息的收集更加便捷。通常档案管理中心通过扫描档案，将收集到的档案信息通过图像形式在计算机系统中存储起来。各种纸质档案在扫描之后，会转化为电子图片，并扫描成所需要的页数。还可以将档案资料在数据库中存储下来，能够节省档案实体空间，在电脑硬盘上存储下来，并得以长久保存[6]。

3.2 档案资料分类整理中的应用

档案管理工作中每天接触到的档案资料是繁多的，海量的，档案管理人员需要将收集到的档案资料及时进行分类整理，以便归档保存，也为后期的档案查询及管理提供便利。档案分类中可以依据不同的方式加以分类整理，比如档案的收集时间、档案内容等。电子信息在实际的档案管理中可以准确、快速的进行档案的分类整理，极大提高工作效率。

3.3 档案编辑与调取的应用

档案种类较多，在进行档案收集之后，可以直接保存到信息管理系统的数据库之中，有些档案不能直接存储需要进行一定的编辑修改后，才能進行输入。在传统的档案管理中，需要进行编辑的时候，要在众多的纸质档案中找到所需的档案，在进行修改，修改过后还需要重新归档，才可以继续使用。借助电子信息技术，可以更便利的进行档案的编辑，管理人员在数据库中进行检索即可随时的找到所需要编辑的档案，实现快速修改。在档案调取的时候，可以利用电子信息技术随时查阅所需的档案资料，如果有权限，也可以存到移动硬盘中，或者打印出来[7]。不需要将档案借出来，可以确保原始档案的完整及安全，也大大提升档案的使用价值。

3.4 档案查阅中的应用

随着时代的发展，档案管理工作也在电子信息技术的帮助下，变得更加的便利，查阅方式也发生着巨大改变。利用档案的查阅软件，各类信息的目录十分清晰，能够使得档案使用者在较短的时间内，快速的查询到所需的档案资料[8]。在查阅档案资料的时候，使用者通过输入关键词，便可以在电子信息管理的数据库中加以搜索，快速查到相关的资料，节约时间和提高效率。

4 结语

时代在不断发展，科学技术也日新月异，档案管理工作者，也应该与时俱进，充分认识到电子信息技术的优势，这也是新时代对档案管理工作的必然要求，只有不断进行科技创新，才能推动企业的稳健发展。档案管理工作需要更规范、更高效，并满足不同档案使用者的多样化需求，就需要科学合理的利用电子信息技术，不仅推动档案信息资源的进一步开发，而且促进档案事业数字化建设的顺利开展。

参考文献

[1]徐向荣.电子信息技术在企业安全管理中的应用[J/OL].电子技术与软件工程，2018（21）：240.

[2]田梅.基电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].现代国企研究，2018（20）：36.

[3]杜玲.电子信息技术在档案管理中的应用[J].民营科技，2018（10）：132.

[4]李志杰.信息技术在档案管理工作中的应用探索[J].中国管理信息化，2018，21（20）：177-178.

[5]黄雁.电子信息技术在企业管理中的应用分析[J].电子世界，2018（19）：55-56.

[6]郭瑞苗.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程，2018（18）：251.

[7]高峰.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国新通信，2018，20（18）：190.

[8]丁宏.浅谈电子信息技术在企业档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2014（32）：181.

作者简介

温明媚（1981-），广东省深圳市盐田区人力资源局，档案管理员。