新形势下企业档案管理工作的规范分析

张阳

摘 要：随着社会经济水平的不断提高，市场环境中企业之间竞争也越发激烈，很多企事业单位都开始意识到档案应用的重要性，本文将从其管理工作重要性出发，分析提高管理人员重视、完善制度建设、提高人员队伍水平、加大信息化建设等规范策略，为实现工作标准化，推进企业发展做出理论支持。

关键词：新形势；企业档案；管理工作；规范化

新时期背景下，企业中的档案管理工作重要性正不断被凸显出来，但是目前仍有许多企业在日常运行、生产过程中没有合理安排相关工作内容，无论是人员调度还是资源配置都有一定缺陷。如果放任问题持续下去，那么档案功能性就会被不断削弱，整个内部管理也会处于混乱状态，不利于自身的长久发展。

1 企业档案管理工作规范化重要性

一个企业在自身建立、发展、强大过程中会衍生出很多重要数据资料与文件，这是企业文明的根源，也是长盛不衰的保证，而这些文件在目前被统称为“档案”由此可见，实现良好、高效的档案管理能够对企业自身发展起到推动作用。由于日常运行过程中会涉及到各部门活动、对外商业活动等内容，所以档案涉及信息也很复杂，在开展管理工作时也给人员带来较为严峻的考验。例如：人员基本资料、岗位流动清单、财务活动支出产品资料研发等等，均属于档案内容，由此可见实现对其高效管理十分必要，目前该项工作规范化建设已经迫在眉睫。这关系到企业领导人员制定下一步战略计划的精准度以及财务成本控制的高效性等内容。近几年，我国社会经济市场发挥进程正不断加快，市场环境也在顺应发展，很多企业在提高产品研发效率的同时对档案管理方面工作比较缺失，所以导致两者之间出现脱节现象，不利于整体发展，因此需要顺应做出改变[1]。

2 企业档案管理工作规范化策略

2.1 提高档案管理重视

自从我国实行非公有制经济体系后，社会生产生活水平有了突飞猛进的提高，打这种环境下企业发展方向与战略计划制定也有了更多改变。很多企业领导人员思想仍停留在传统管理模式当中，对于时代的不断改变无法顺应做出改变，这就导致对档案管理工作认知较为僵化，没有意识到其带给企业发展的积极意义，将眼光过多关注在生产、运营这种直观利益节点上。当前这部分企业领导人员对于档案管理工作的忽视可从三点体现出来：1）盲目追求经济效益，对内部管理缺少重视，忽视档案所起到的关键作用。2）领导人员与执行人员均缺少档案管理意识，认为此类工作“可有可无”。3）不能明确自身责任范围，这一点常出现在领导管理者身上，其大多数认为企业生产就是为了盈利，所以其对于一切非直观经济效益都漠不关心。但其实档案管理不仅关系到经济收益，甚至还能影响到其稳定、顺利、健康的运行状态，因此想要彻底落实企业档案管理工作规范化，首先要从领导角度看待问题，只有先提高领导对相关内容的重视，才能保证从资源调度、人才培养、设备投入等方面得到保障。

2.2 完善档案管理机制

俗话说“没有规矩不成方圆”，机制的缺失就代表管理工作落实、执行过程中得不到基础保障。目前我国部分企业内管理机制较为松散，且制度与企业实际发展情况有较大出入，有生搬硬套的嫌疑。除此之外还有以下几点不完善有待解决：1）档案管理库缺失，没有特定地点，很多档案资料都得不到正确分类、规划、整改，导致实际需要应用的时候还需要浪费时间去查找，利用效率较低，信息变化也不能得到全面观察，企业领导人员以此为基础来制定战略计划时得不到强而有力的数据支持。2）档案资料更新速度较慢，很多内容都停留在几年前，不具备实效性，目前信息化时代已经不断来临，如果不能对数据采取及时更新，则应用时的准确性与有效性都会大打折扣。因此就需要完善档案管理机制的建立，具体执行过程中要明确更新、监督的作用，并为此成立专门的监督部门，及时发现并改变制度中不规范的时间，并在其中加入奖惩制度的应用，对于表现优秀的员工及时表扬，对于一些出现纰漏，发生不良行为的员工要是及时的惩罚，并将考核结果与绩效成绩挂钩，使其意识到自身需要承担的责任[2]。

2.3 提高管理人员水平

人才无论在哪个行业中都可起到重要作用，同样我国现在大多数企业都没有重视其对档案管理人员的培养，所以导致很多工作人员知识结构较低，技能掌握效果不理想。目前我國已经走进了信息化时代，很多技术产品也应运而出，科学技术有便捷性、高效性、精准性等特点，能够有效减少工作人员工作前度。因此想要实现新形势下企业档案管理工作的规范化，急需要积极工作人员技能水平与责任意识。具体可以从培养专业的管理人才如果，例如：定期开展专业知识培训课程，组织专业人员进行专题交流讲座。另外相关工作人员还可以结合企业实际发展特点，以及企业档案管理要求，从国内外先进企业中引进新型管理软件，把纸质的档案扫描成为电子档案后进行备份，并且还可以利用计算机技术独有的精准性、高效性来检查、分析档案中已经存在的问题以及可能发生的风险，从而方便技术人员准确地掌握此类错误并有针对性的进行调整，从而提高档案管理的准确性和有效性，进一步推进档案管理的规范性、科学性。

2.4 加大信息技术建设

新形势下，计算机技术中的数据处理功能可以大幅度提高企业运行稳定性以及生产工作效率。结合目前市场情况来看，仍有一些企业在档案管理时，没有顺应时代发展形式，信息化建设力度不足，这也导致在处理复杂多样的档案资料时，很容易因为技术应用程度较低而造成的档案信息出错或丢失，所以，企业想要改善这一问题就必须要加大自身信息化建设力度，例如：成立档案电子阅览室、建设企业内部档案信息共享平台等等，技术人员可以利用大数据技术来实现对档案的全方位管理。另外在档案应用上可以加入信息检索插件，来实现高效的信息查找。

2.5 强化制度执行效果

上文中提到了完善制度的重要性以及具体措施，但是目前企业相关工作落实的不规范也是制约其发展的重要原因之一。制度建立完成后仍有很多人员没有意识到其重要性，只在面对检查的时候做做“面子工程”，在平时企业运行过程中发生的档案，根本没有指派专人进行管理监督，很多档案甚至就成为“流水账”。 同时在维护上也缺少专门的工作人员处理，其作用得不到发挥。针对这一类型问题就需要从根源上解决，企业部门可以成立监督人员岗位，不定时对档案管理工作进度进行记录，从而实现执行效果的优化[3]。

3 结论

综上所述，档案管理在实现企业现代化改革的过程中可起到至关重要的作用，改革开放以来，我国经济制度不断调整，企业领导人员也需要顺应时代发展积极做出改变，加大对档案管理工作的重视，正确认识到相关工作内容与重要性，并在其中贯彻企业文化的落实，最终让企业走上一条正确、规范、可持续发展的国际化道路。

参考文献

[1]王巍.略论企业档案管理规范化与标准化体系生产管理[J].办公自动化，2016，21（14）：48-52+38.

[2]罗思云.浅议规范档案管理对现代企业管理的重要性[J].企业导报，2016（10）：34-35.

[3]胡杰.“新常态”下企业档案管理变革探究[D].湖北大学，2016.