农业科研单位基建工程档案的信息化管理思考

余志慧

（云南省农业科学院农业经济与信息研究所，昆明650200）

1 引言

自从我国进入改革开放阶段以来，综合国力得到明显的提升，无论在经济建设方面，还是在科学技术方面，都取得了长足的发展和进步，我国城市正在不断进步，社会方方面面的发展都呈现出生机勃勃的态势。随着农业科研工作的不断发展，农业基建工程建设的重要性不言而喻，而加强基建工程档案的信息化管理工作具有非常重要的意义。

2 农业科研单位基建工程档案管理的特征

一般来说，农业科研单位基建工程档案管理工作具有三个特性，第一个特性是灵活性。因为基建档案的记录形式分为文书档案和声像档案，文书档案是以年度为限进行归档的，但是农业科研单位在进行记录的时候，要依据某些专业方面的具体活动情况，因此，形成档案的规律会有所不同，常常需要以时间为限进行归档。而声像档案是对实时瞬间和阶段的真实记载，必须要掌握及时归档的原则，才能够积极地反映出农业科研单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌[1]。第二个特性是完整性，只有特别强调基建工程档案内容的完整性，按照基建工程建设规律收集的档案才具有意义，才能够为日后工程的使用提供基础资料。第三个特性是实效性，由于农业科研档案记载和反映的内容是农业科研某个方面的工作活动情况，所以实效性和纪实意义较为关键。

3 农业科研单位基建工程档案的信息化管理思考

3.1 设立专业的基建档案员

在农业科研单位基建工程正式启动之前，必须要根据实际的情况成立不同规模的基建工程建设办公室。这一点在现阶段的工作过程中已经得到了落实，但是每个工程的具体操作流程还都是各自负责，并没有统筹性的档案管理人员，最终使得整个基建工程的档案工作都处于一个混沌的状态。而且农业科研单位基建工程本身建设规模比较大、参与的单位数量多且性质复，相应的档案管理工作难度也很大。为了解决这一问题，在进行农业科研单位基建工程档案管理的过程中必须要设置专业化的基建档案管理部门，并配备不同数量的基建档案员进行工作才能够形成合理的基建工程档案管理网络体系。这样做的意义之一是有助于加强相关档案管理从业人员的工作意识和工作能力，意义之二则是能够更好地掌握农业科研单位基建工程建设的工作计划和工作进度，对其发展规律有所了解，从而根据不同的变化来建立更为完善的档案管理标准。

3.2 加强信息化创新意识的应用和发展

随着全球化进程的不断深入和信息时代的全面到来，我国的信息化技术发展十分迅速，而且社会的信息化发展趋势愈演愈烈。因此，信息化创新意识的应用和发展具有必要性，如果我们对待现阶段的工作还和传统的工作方式一样，并不进行改革创新，最终会造成工作发展停滞不前，轻则出现原地踏步的情况，严重的还会出现工作水平倒退的现象。对于农业科研单位来说，在新时期的基建工程档案信息化建设过程中，必须要求相应的档案管理人员可以把眼光放长远，以宏观的视角来看待基建工程档案管理的发展，对管理工作的形式进行不断地创新。首先，农业科研单位基建工程的档案所涉及的内容非常多，不仅是领导者、还有技术人员、施工人员以及监测人员，这就需要相应的档案管理人员可以熟练地应对调查研究、研究目的、研究条件及准备、理论总结等方面的问题，在面临大量数据处理的时候做到有条不紊[2]。其次，还要借助现代化的手段来解决数据泄露、数据收集不合理以及数据分析的问题，促进档案管理实现科学化和信息化。

3.3 健全基建工程档案管理规章制度

根据不同类型的农业科研单位基建工程制定《XX 基建工程大难归档范围和保管期限表》《XX 基建工程档案管理岗位职责》《XX 基建工程档案整理规划》等规章制度，对于基建工程各个阶段的档案收集工作应做到真实性和严谨性并存，所有的工作步骤一定都要按照条例规定来进行，不得有任何个人行为。而且在进行后期查阅和借阅农业科研单位基建工程档案的时候，还需要对每一次的使用都做好复印、扫描、拍照、记录等工作，防止出现丢失或者损坏档案的情况。

4 结语

目前，随着中国经济水平和科技水平的不断提高，网络通信技术的应用趋于完善，并且已经对人们的日常工作和生活产生了很大的影响。而农业科研单位在进行新的基建工程建设过程中必然会产生大量的数据和信息，这些资料都应该被记录下来并以档案的形式进行保存，并在信息化技术的应用下，对档案进行更为严谨地分类和管理，为后期的使用和查看提供方便。