信息化背景下事业单位档案管理工作创新

2019-01-28黄莹

中小企业管理与科技 2019年3期

黄莹

（内蒙古呼和浩特水资源管理局，呼和浩特 010000）

1 事业单位档案管理工作的现状

档案管理工作是事业单位工作的重要组成部分，其工作的高效开展对于单位工作的正常运转具有重要意义。在信息时代的背景下，社会各界每天产生的档案信息日益增多，事业单位作为服务社会的国家机构，其生产和经营活动的开展都要依据档案信息，因此，优化档案管理工作是事业单位深化改革的重点内容。

自2002年起，事业单位开始进行档案管理的信息化建设，到目前为止取得了一定的成果。我国事业单位最初的档案管理模式以手工纸质为主，随着办公自动化的普及，档案管理转变为无纸化模式，计算机管理逐渐取代了人工管理，档案管理的相关应用软件和系统的研发取得了一些成就，为档案管理的信息化建设的重要基础，在一定程度上提高了档案管理工作的效率，保障了档案管理工作的质量。

然而，目前我国事业单位的档案管理工作仍存有一些不足，事业单位必须加大档案管理的信息化建设，完善档案管理自动化、网络化管理体系，以促进档案管理工作的创新发展。

2 信息技术对于档案管理优化的意义

信息技术的应用使档案管理优化了管理模式，由传统的纸质人工档案管理模式转变为现代的自动化档案管理模式，对于档案管理工作的创新发展具有重要意义，具体表现在以下三个方面：

第一，保证了档案资料的完整性。相比传统的档案管理方式，信息化的管理拥有智能优势，可以对档案资料统一进行记录，同时相关管理软件可以对所有操作记录进行留存并备份，有效保证了档案原始数据的的完整性。

第二，提高了档案工作的效率。档案管理工作的大部分内容较为简单，但是信息量大、程序烦琐，以往事业单位的档案管理由人工完成，这种方法不仅需要花费较多的时间，且存在较高的失误率，在信息时代，档案资料日益繁杂，仅靠人工显然无法高效地识别有用的档案信息，信息技术的应用可以有效代替这些简单又枯燥的工作，不仅减少了人力成本，还有效提高了档案管理的效率。

第三，加强了档案信息的利用、交流和共享。以往事业单位的档案只供事业单位自身使用，且由于纸质档案的局限，档案的查阅、检索等手续烦琐，对于档案的再利用十分不利。互联网络的普及为档案的流通和共享提供了广阔的平台，档案综合管理系统将档案资料统一存储，且为广大人民群众提供了优质的检索服务，简化了档案资源的查找手续，使资源能够得到流通和共享。

3 信息化背景下事业单位档案管理存在的问题

3.1 信息化意识薄弱

目前，一些事业单位对档案管理的信息化建设不够重视，究其原因在于事业单位的相关高层领导的档案理念陈旧，因循守旧没有创新意识，仍然使用传统的人工纸质管理模式。一些事业单位虽然已经开始利用信息手段开展档案工作，但没有积极主动的意识，大部分领导只是抱有顺应时代潮流的想法，在档案管理的设施引进和技术投资上，不积极主动，档案信息化建设只是一句口号，并没有真正落实，这极大地影响了档案管理的工作效率，导致档案管理工作无法创新发展[1]。

3.2 缺乏专业的档案管理人员

在信息时代，专业的档案管理人员不仅指具备专业的档案管理知识，同样还需他们具备一定的网络技术，并会熟练操作一些基础的计算机设备。然而，目前事业单位缺乏这样的复合型专业人才，一些因档案管理人员的业务技术不熟练而导致的档案资料丢失等现象时有发生；一些档案管理人员的专业素养较低，接受新事物的能力较差，无法完全掌握相关档案管理设备的使用技能，反而致使档案管理的效率低下。

3.3 电子档案的安全系数低

电子化的档案较之以前纸质化档案而言，具有易存储、易利用的优势，但是电子化的档案信息易泄露的问题也使人较为担忧。同时，一些事业单位只重视档案的收集与归档，而忽略了电子档案的安全保密工作，缺少电子档案系统的防火墙设置，无法保证档案管理的高安全系数。

4 信息化背景下事业单位创新档案管理工作的思路

4.1 创新信息化管理理念

事业单位想要创新档案工作，首先单位领导应当转变传统的管理观念，认识到信息技术对于档案管理的促进作用，将档案信息化建设纳入事业单位的年度计划中，以突显领导对其的重视，并加大对档案信息化建设的投资力度，购置档案管理必须的硬件设备，加大对新型档案管理系统的引进和档案资料专有数据库的开发，从而为档案管理的信息化建设奠定坚实的物质基础。

4.2 建立健全档案管理体系

事业单位的非盈利、为社会服务性质，决定了其档案管理工作对于事业单位的决策和发展方向具有重要指导作用。因此，事业单位必须建立健全档案管理体系，首先需要明晰档案管理的职责，制定明确的档案责任制度，科学分工，使事业单位内部工作人员各司其职的同时能够相互监督、协调合作。其次，制定严格的档案管理制度，包括档案的收集制度、归档制度、保管制度、借阅制度等，以保证档案的统一管理，使员工能够依章办事，推进档案的收集、整理、归档、存储、利用、服务等一系列工作的有序进行。最后，建立档案监督机制，监督管控档案人员的日常表现情况，并将其列入有关人员的绩效考核中，建立奖惩制度，以激发职工的工作积极性，从而提高档案管理的工作效率。

4.3 培养复合型的档案管理人才

档案管理人员是保证档案管理工作顺利开展的基础，其综合素质的提高对于档案管理工作的创新发展具有重要推动作用。因此，事业单位必须加强对档案管理人员综合素养的培养，开展定期的专业培训，以提高管理人员的业务水平，保证档案管理工作的有序、规范进行。同时，也要开展相关信息技术的培训，使档案管理人员熟练操作信息化办公设备，培训之后进行实践考核，并将考核成绩纳入员工绩效体系，以督促档案管理人员提升自身的综合素质，从而保证档案管理工作的高效进行。

4.4 加大档案管理的安全保障

随着信息时代的不断发展，人们的安全意识也不断提高。因此，事业单位必须加强档案管理的安全保障工作，加大安全保障的投资力度，建立专业的防火墙。同时，由于电子档案对于计算机的依赖性，事业单位还必须加强电子档案运行环境及存贮规格的标准化管理，规范档管理案操作系统和应用软件的版本，并规范电子文件的存储格式和存储载体，如选用光盘，以方便档案数据的传输与管理。

此外，对于信息的安全保障还包括积极修复受损档案信息。因此，事业单位的档案管理部门需要引进和完善相关修复技术，如计算机杀毒软件、数据库修复技术、电子信息存储载体的修复技术等。同时注意档案的备份，从而为档案数据的恢复提供必要的保证。